                 Fundusz Azylu, Migracji i integracji- Organ Delegowany
                                                                                            Raport z kontroli
                                                                                              operacyjnej
 EB              me                                                                            na miejscu




M.       | Informacja ogólna

11         Numer Projektu, numer umowy                                             1/14-2022/OG-FAMI
           finansowej                                                             PL/2022/FAMUOG. 14.1

1.2                 -                               „Zwiększenie standardu obsługi cudzoziemców w województwie podkarpackim w realiach,
           Tytuł projektu                                                      działań wojennych na Ukrainie”                 R

           Lokalizacja projektu                                                          Rzeszów

14
           Beneficjent                                                         Podkarpacki Urząd Wojewódzki

1.5
           Koordynator projektu                                                      [nazwisko usunięte]


1.6                                                                                  4 998 359,39 PLN
           Budżet projektu


1.7
           % współfinansowania                                                              75%


1.8        Data zawarcia
           umowy/porozumienia                                                            16.11.2022

1.9
           Termin realizacji                                                       1.10.2022 —30.09.2023


1.10       Partnerzy projektu                                                 Caritas Archidiecezji Przemyskiej


1.11       Modyfikacja kontraktu (zakres,             W projekcie wprowadzono pięć zmian dotyczących przesunięć finansowych pomiędzy
           data, forma)                                 poszczególnymi pozycjami w budżecie, bez zmiany wartości całkowitej projektu.

1.12       Wydatki wchodzące w zakres
           kontroli i wydatki (próba)                                                        nd
           faktycznie zweryfikowane
1.13 j| Kontrolowany okres realizacji
        projektu                                                                  01.04.2023 - 30.09.2023




 2.        Kontrola operacyjna                       Termin przeprowadzenia                       Przeprowadzona przez
                                                           szcantrali                                             =                     s
 21                                                          5.12.2023         Dominika Rodak
          Nr kontroli 2/2023                                                   Anna Śliwa


     3. Merytoryczna realizacja projektu



           OBSZAR KONTROLOWANY                                                          USTALENIA
            Fundusz Azylu, Migracji i Integracji- Organ Delegowany
                                                                                       Raport z kontroli
       *    COPE MSWIA
                                                                                         operacyjnej
                                                                                          na miejscu




                                             Kontrola projektu „Zwiększenie standardu obsługi cudzoziemców w województwie
                                             podkarpackim w realiach działań wojennych na Ukrainie”" dotyczyła okresu od 01.04.2023;
                                             — 30.09.2023 r. Kontrola potwierdziła, że projekt wpisuje się w cel krajowy 2.2
                                             Integracja/Legalna migracja. Projekt skierowany jest głównie do osób uciekających przed
                                             wojną w Ukrainie. Z uwagi na fakt, iż była to druga kontrola operacyjna w projekcie tymi
                                             razem jej zakres obejmował potwierdzenie zakupów inwestycyjnych oraz realizację usługi
                                             (weryfikacja dokumentacji od ogłoszenia o zamówieniu, poprzez podpisanie umowy oraz,
                                             protokół odbioru do wystawienia faktury). W projekcie zrealizowane zostały następujące
                                             dostawy/usługi:

                                             1.Umowa na dostawę stanowisk komputerowych — umowa nr 39/2023 z dnia 17.05.2023 —
                                             wykonanie zgodnie z założeniami projektu.

                                             Liczba zakupionych stanowisk komputerowych - Pobyt — 20 szt
                                             Liczba zakupionych stanowisk komputerowych — Internet — 35 szt
                                             Liczba zakupionych mobilnych stanowisk komputerowych — Internet - 14

                                             2.Umowa na dostawę jednej licencji na 69 stanowisk pakietu biurowego w wersji polskiej -
                                             umowa nr 43/2023 z dnia 30.05.2023 r. - wykonanie zgodnie z założeniami projektu

                                             Liczba zbiorczych licencji do oprogramowania biurowego (pakiet 69 szt.) Windows Office.
                                             Std - i

                                             3.Umowa na dostawę Drukarek A4, Urządzeń wielofunkcyjnych A4; Centrów wydruku A3
                                             — umowa nr 70/2023 z dnia 07.08.2023 r., umowa nr 71/2023 z dnia 04.08.2023 r., umowa
                                             nr 72/2023 z dnia 04.08.2023 - wykonanie zgodnie z założeniami projektu.
                                             Liczba zakupionych drukarek A4 — 22
                                             Liczba zakupionych urządzeń wielofunkcyjnych A4 - 19
                                             Liczba zakupionych centrów wydruków A3 — O (należy wyjaśnić wartość zaraportowanego
      Realizacja projektu zgodnie z          wskaźnika)
      Wnioskiem o przyznanie
3.1   dofinansowania i złożonymi             4.Umowa na usługę opracowania i publikacji informacji o działalności punktów;
      raportami (w tyrn zaawansowanie        informacyjno-doradczych oraz infolinii dla Cudzoziemców, funkcjonujących w Rzeszowie i
      f zgodność z harmonogramem).           Przemyślu — umowa nr 73/2023 z dnia 02.08.2023 r. - wykonanie zgodnie z założeniami
                                             projektu.

                                             Podczas kontroli nie przedstawiono żadnych materiałów informacyjnych o projekcie.
                                             zamieszczonych w Internecie, w regionalnych rozgłośniach oraz w formie drukowanej.


                                             5.Umowa na dostawę licencji dostępowych CAL do serwera Windows Server 2022
                                             Datacenter dla użytkowników i urządzeń — umowa nr 55/2023 z dnia 24.07.2023 r. -
                                             wykonanie zgodnie z założeniami projektu.
                                             Liczba zakupionych licencji dostępowych CAL — 1

                                             6.Umowa na dostawę serwera do systemu Pobyt — umowa nr 59/2023 z 12.07.2023 r. -
                                             wykonanie zgodnie z założeniami projektu.

                                             Liczba zakupionych serwerów do systemu Pobyt - 1

                                             T.Umowa na dostawę czytników linii papilarnych do Podkarpackiego Urzędu
                                             Wojewódzkiego w Rzeszowie oraz do Delegatury PUW w Przemyślu — umowa nr 60/2023
                                             z dnia 14.07.2023 - wykonanie zgodnie z założeniami projektu

                                             Liczba zakupionych czytników linii papilarnych — 10

                                             8.Umowa na dostawę niszczarek dokumentów.             Nie przedstawiono dokumentacj
                                             związanej z zamówieniem.

                                             Liczba zakupionych niszczarek dokumentów — 21 — wg raportu kwartalnego za okres 07-
                                             9.2023 r.

                                             9.Umowa na dostawę 5 sztuk czytników dokumentów — umowa nr 66/2023 z dniaj
           Fundusz Azylu, Migracji I Integracji- Organ Delegowany
                                                                                      Raport z kontroli
       »   COPE MSWiA
                                                                                        operacyjnej
                                                                                         na miejscu




                                             24.07.2023 r. - wykonanie zgodnie z założeniami projektu.

                                             Liczba zakupionych czytników dokumentów — 5

                                            10.Umowa na dostosowanie obecnie używanego systemu eDok do współpracy Z
                                            programem do obsługi cudzoziemców z krajów trzecich - wykonanie zgodnie Z
                                            założeniami projektu.

                                             Nie przedstawiono umowy z wykonawcą.

                                             11.Umowa na usługę przeprowadzenia kursów językowych i działanie realizowane przez;
                                             Partnera — Caritas Archidiecezji Przemyskiej.

                                             Na podstawie udostępnionej dokumentacji potwierdzono udział 102 osób, natomiast
                                             raporcie wskazano 168 osób. Brak umowy z wykonawcą. Działanie zakończone.

                                            12.Umowa na organizację kursów adaptacyjnych dla cudzoziemców z krajów trzecich;
                                            (część nr 1 — Rzeszów; część nr 2 Przemyśl) — umowa nr 67/2023 z dnia 31.07.2023 r.
                                            Na podstawie udostępnionej dokumentacji potwierdzano udział 33 osób. Działanie
                                            trakcie realizacji.

                                            13.Umowa na organizację warsztatów i wycieczki dla dzieci cudzoziemców z krajó
                                            trzecich — umowa nr 57/2023 z dnia 13.07.2023 r.

                                            Na podstawie udostępnionej dokumentacji potwierdzono udział 37 osób. Działanie
                                            trakcie realizacji.

                                             14.Zakup żywności dla obywateli państw trzecich, w tym osób korzystających z ochron
                                             uchodżczej na skutek wojny na Ukrainie — stan realizacji na dzień 30 września br.

                                            Na dzień 30.09.2023 żaden wydatek w tej kategorii nie został uwzględniony
                                            dokumentacji sprawozdawczej. Natomiast podczas kontroli operacyjnej przedstawionej
                                            zostały faktury wystawione na Partnera projektu odpowiedzialnego za realizację tego
                                            działania. Faktury dotyczyły zakupów spożywczych na potrzeby stołówki prowadzonej
                                            przez Centrum Pomocy Migrantom i Uchodźcom w Przemyślu przy Caritas Archidiecezji
                                            Przemyskiej. Placówka mieści się w Przemyślu, przy ul. Piotra Skargi 6. Podczas kontrol
                                            stwierdzono, że ww. wydatki należy przenieść z kategorii H do kategorii E w budżecie;
                                            projektu. Beneficjent został poproszony o przesłanie wniosku o zmianę w tym zakresie.

                                             i5.Realizacja warsztatów wyjazdowych - Działanie nie obejmowało kontrolowanegoj
                                             okresu.


                                             C2 - Liczba osób należących do grup docelowych, wspieranych z przedmiotowego
                                             funduszu poprzez środki integracji w ramach strategii krajowych, lokalnych i
                                             regionalnych —zrezygnowano z weryfikacji dokumentacji związanej z grupą docelową
                                             projektu, gdyż nie była objęta zakresem kontrol, a poprawność dokumentacji
                                             zweryfikowano podczas poprzedniej kontroli operacyjnej. Nie wniesiono uwag.
      Osiągnięcie rezultatów i
      produktów zgodnie z Wnioskiem           Liczba osób uczestniczących w kursach adaptacyjnych — podczas kontroli potwierdzono
3.2   © przyznanie dofinansowania,            udział 33 osób z 240 zaplanowanych (zgodnie z raportem na dzień 30.09.2023)
      Formularzem Wskaźników oraz
      złożonymi raportami,—                  Liczba osób uczestniczących w kursach językowych — potwierdzono udział 102 osób, a
                                             we wskaźnikach do raportu wskazana 168 osób (niezgodność z raportem na dzień
                                             30.09.2023. Działanie zakończone).
                                             Liczba dzieci/młodzieży uczestniczących w         warsztatach   —   37   osób   ze   192
                                             zaplanowanych. Działanie w trakcie realizacji.
              Fundusz Azylu, Migrać   Integracji- Organ Delegowany
                                                                                      Raport z kontroli
              COPE MSWiA
                                                                                        operacyjnej
                                                                                         na miejscu




        Czy beneficjent gromadzi,
        wymagane zgodnie z
        Podręcznikiem dla Beneficjenta,        Nie dotyczy.
3.3     dokumenty potwierdzające
        przynależność beneficjentów
        ostatecznych do grupy docelowej ?
        Czy Beneficjent stosuje zasady              Tak.
3.4     udzielania zamówień określone w             Podczas kontroli udostępniona została wszelka dokumentacja związana z realizacją
        Podręczniku dla Beneficjenta?               zamówień w ramach PZP — zgodnie z zakresem kontroli operacyjnej.
        Czy realizowane przedsięwzięcie
        należy do projektów, które mogą
        mieć znaczący wpływ na
        środowisko w związku z jego
        charakterem, rozmiarem lub
3.5     lokalizacją (czy projekt jest          Nie dotyczy.
        rodzajem przedsięwzięcia objętym
        Aneksem I i Aneksem II
        Dyrektywy Rady 85/337/WE w
        sprawie oceny wpływu na
        środowisko naturalne)?
        Czy projekt jest realizowany
        zgodnie ze wspólnotowymi
        wymogami odnośnie do pomocy
        publicznej (czy beneficjent            Nie dotyczy.
3.6
        przestrzegał zasad wynikających
        z ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r.
        o postępowaniu w sprawach
        pomocy publicznej?
        Czy projekt jest realizowany
        zgodnie ze wspólnotowymi
        wymogami odnośnie do zasady            Projekt jest realizowany zgodnie ze wspólnotowymi wymogami odnośnie do zasady,
3.7                                            równego traktowania. Nie stwierdzono czynników dyskryminujących.
        równego traktowania (w tym czy
        stwierdzono czynniki
        dyskryminujące)?
        Przebieg rzeczowej realizacji
        projektu-weryfikacja zakupionych       Zweryfikowano       zakupiony sprzęt,   który został zainstalowany w      siedzibie
        w ramach projektu usług, dostaw        Urzędu Wojewódzkiego. Sprzęt został poprawnie oznakowany. Ponadto zaprezentowano
3.8     itp. Czy dotychczas                    efekty powiązania systemu edok z systemem Cudzoziemiec — prezentację przeprowadzi
        zaraportowane wydatki przez            specjalista ds. informatyki w Urzędzie.
        beneficjenta są zgodne z
        potrzebami projektu?
        Przebieg kontroli (czy beneficjent     'W trakcie kontroli wszelkich informacji udzielał koordynator projektu Dokumentacja
        poddał się kontroli i zapewnił         projektowa została udostępniona.
1.9     pełny dostęp do dokumentacji
        dotyczącej projektu)

        Realizacja projektu pod względem       Umowy z pracownikami, dokumenty projektowe oraz korespondencja dotycząca projektu
 3.10   zgodności z zasadami informacji i      są prawidłowo oznakowane, zawierając logotyp, numer i nazwę projektu oraz Źródło
        promocji Funduszu                      finansowania, zgodnie z Podręcznikiem dla Beneficjenta.
         Czy nie wystąpiło podwójne
         finansowanie wydatków w ramach         Nie stwierdzono występowania podwójnego finansowania wydatków w ramach innych,
         innych programów                       programów wspólnotowych i krajowych oraz innych projektów realizowanych w ramachi
 3.11
         wspólnotowych i krajowych oraz
                                                funduszu.
         innych projektów realizowanych
         w ramach Funduszu?
           a        Fundusz Azylu, Migracji i Integracji- Organ Delegowany
                                                                                           Raport z kontroli
                                                                                                      K  .
       d       LJ   COPE MSWIA                                                                   operacyjnej
       R)                                                                                                   a=
                                                                                                 na miejscu




            Czy infrastruktura, sprzęt lub
            systemy informatyczne nabyte w
            ramach projektu są
            wykorzystywane dla cełów innych             .
3.12        niż cele FAMI?                            Nie dotyczy.
           Jeżeli są wykorzystywane do
           innych celów należy określić
           skalę tego wykorzystania (%),




 4
            Wnioski i zalecenia z kontroli

 4.1       1. Należy wyjaśnić wartość wskażnika dotyczącego liczby dostarczonych centrów wydruku A3. W raporcie za okres 07-09.2023
           wartość ta wynosi 0, a podczas kontroli potwierdzono zakup 4 sztuk.
           2. Należy przekazać do COPE MSWIA zrealizowane materiały informacyjne o projekcie zamieszczone w Internecie, w
           regionalnych rozgłośniach oraz w formie drukowanej (w formie zdjęć, prtscreen, plików, etc.)
           3. Należy przekazać Umowę na dostosowanie obecnie używanego systemu eDok do współpracy z programem do obsługi
           cudzoziemców z krajów trzecich.
           4. Należy wyjaśnić rozbieżność w wartości wskaźnika osób, które wzięły udział w kursach językowych. Z dokumentacji
           przedstawionej podczas kontroli wynikało, że w ww. zajęciach wzięło udział 102 osoby (listy obecności). Natomiast w raporcie za
           okres 07-09.2023 wartość ta wynosi 168.
           5.Należy przekazać dokumentację związana z zakupem niszczarek.



 5.        SPOSÓD Weryfikacj Wdrożenia zaleceń               |                                                                  ac
           1. W raporcie końcowym należy przekazać zaktualizowany formularz wskaźników w zakresie liczby osób, które wzięły udział
           kursach językowych oraz liczbie dostarczonych centrów wydruku A3.
5.1        2. Pozostałe brakujące dokumenty wskazane powyżej należy przekazać do COPE MSWIA w terminie 7 dni od dnia otrzymaniał
           niniejszego raportu.




6.         Wykaz załączników
61         Nie dotyczy.



 Podpisy członków zespołu kontrolującego:                                         data sporządzenia:

                       te... oe                                                     20.42 UC2Śr
 Weryfikacja:                                                                     dnia



 Zatwierdzenie:                                                                   dnia
