                    Fundusz Azylu, Migracji I Integracji - Organ Botegowany
                                                                                                    Raport z kontroli
                    GOPE MSWIA
                                                                                                          finansowej
                                                                                                          na miejscu




    1.        informacja ogólna

11            Numer projektu                             1/14-2022/OG-FAMI

1.2                                                      Zwiększenie standardu obsługi cudzoziemców w województwie podkarpackim w
              Nazwa projektu
                                                         reakach działań wojennych na Ukrainie
2
13                                                       Siedziba Lidera" Podkarpacki Urząd Wojewódzki, 35-959 Rzeszów, ul. Grunwaldzka 15
              Miejsce przeprowadzenia wizyty
                                                         Siedziba Partnera: Caritas Archidiecezji Przemyskiej, 37-700 Przemyśł, ul. Kapitulna 1
14
              Beneficjent                                Wojewoda Podkarpacki
    A EEEE
1         |
          |   Koordynator projektu                       Paweł Maknowski


16        |                                              4 998 359,39 PLN
              Budżet projektu



              % współfinansowania                        3 748 769,54 PLN — 75%

          4
18         |
             Data zawarcia                                        ami.   ei                                        „
          | umowy/porozumienia                           Porozumienie Finansowe nr PL/2022/FAMI/OG.
                                                                                                14.1 z dnia 16 11.2022 r.

    1.9
              Termin realizacji                          01.10.2022 r. — 31.12.2023 r.


1.10 || Partnerzy projektu                               Caritas Archidiecezji Przemyskiej


                                                         Zmiana nr 1 z dnia 04 01.2023 r.- zmiana wniosku o dofinansowanie, zmiana budżetu t
111            Modyfikacja kontraktu (zakres,            terminu realizacji projektu                                                        y
                         data, forma)                    Zmiana nr 2 z dnia 16.03.2023 r. - zmiana wniosku o dofinansowanie, zmiana budżetu '
                                                         Zmiana nr 3 z dnia 07.09.2023 r. - zmiana wniosku o dofinansowanie, zmiana budżetu,
                                                         wskaźników oraz przedłużenie realizacji projektu do dnia 31/.12.2023 r.            |
                                                         Zmiana nr 4 z dnia 22.09.2023 r. — zmiana budżetu                                  H
                                                         Zmiana nr 5 z dnia 29,11.2023 r. - zmiana wniosku o dofinansowanie, zmiana budżetu;
                                                         zmiana wskaźników
                                                         Zmiana nr 6 z dna 20.12.2023 r. - zmiana wniosku o dofinansowanie, zmiana budżetu,
L                 =         a                a           zmiana wskaźników                                        SEA                             i



    2.        Kontrola finansowa                           Termin przeprowadzenia                          Przeprowadzona przez
                                                                    kontroli _
                                                     !                                   |.   Kontrola finansowa została przeprowadzona przez:
                                                     ;                                   j|   Emilia Borkowska                                    |
    21                14/1-2022/0G-FAMI              h         23.04-7.05.2024 r.        j|   Izabela Janik-Kacperska                      |
                                                     !                                   |    na podstawie Upoważnienia nr. 1/1/14-2022/OG+
                                                     h                                        FAMI z dnia 17.04.2024 r                     j



    3.        Dokumentacja podlegająca kontroli na miejscu
                                                                                                                                                  |
             Fundusz Azylu, Migracji I Integracji - Organ Delegowany
                                                                                          Raport z kontroli
                                                                                             finansowej
E            o                                                                              na miejscu




3.1 || Kwota wydatków podlegających              2 169 182,68 PLN (koszty bezpośrednie)
       kontroli w PLN

3.2    Kwota wydatków podlegających              501 487,15 EUR
       kontroli w EUR

3.3    Kwota wydatków podlegających              376 115,36 EUR
       kontroli w EUR (FAMI)



4. Finansowa realizacja projektu


       OBSZAR KONTROLOWANY                                                        USTALENIA

                                             BENEFICJENT
                                             1  Beneficjent przedstawił Instrukcję sporządzania, obiegu, kontroli i ewidencji
                                                dokumentów finansowo-księgowych w Podkarpackim Urzędzie Wojewódzkim w
                                                Rzeszowie wprowadzoną Zarządzeniem nr 29/23 Dyrektora Generalnego
                                                Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w Rzeszowie z dnia 8 grudnia 2023 r. oraz
                                                Politykę rachunkowości wprowadzoną Zarządzeniem nr 30/23 Dyrektora
                                                Generalnego Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w Rzeszowie z dnia 8
                                                grudnia 2023 r. w sprawie ustalenia zasad prowadzenia rachunkowości przez
                                                Wydział Organizacyjno-Administracyjny Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w
                                                Rzeszowie - Sposób prowadzenia przez Wydział Organizacyjno-Administracyjny
                                                ksiąg rachunkowych.
                                                Wszystkie      dokumenty     księgowe    dotyczące     projektu    ujęte   zostały
                                                w ewidencji finansowo-księgowej na podstawie dokumentów źródłowych (faktur,
                                                rachunków, not księgowych, itp.).
                                                Wydatki i koszty projektu ewidencjonowane są na odrębnych kontach księgowych.
                                            w
         Czy wydatki w raportach
                                                Na podstawie wyjaśniań Beneficjenta ustalono, że operacje gospodarcze związane
         (wstępny/ekresowy/końcowy)
                                                z projektem ewidencjonowane były na wyodrębnionych kontach księgowych.
         są zgodne z zapisami
                                                Ponadto w nazwie konta dodano opis „FAMI” oraz przypisano w koncie
         księgowymi i dokumentami
                                                analitycznym grupę z dwiema ostatnimi cyframi 01. W 2023 r. Beneficjent realizował
 4.1     potwierdzającymi będącymi w
                                                tylko jeden projekt FAMI.
         posiadaniu beneficjenta oraz
                                            5. Wszystkie płatności dotyczące projektu realizowane były z konta wydatków
         czy są ewidencjonowane na
                                                bieżących o numerze: 27 1010 1528 0012 1222 3000 0000.
         wydzielonym koncie
                                            PARTNER
         analitycznym
                                            6.  Brak dokumentu „Polityka rachunkowości” oraz „Instrukcji obiegu dokumentów”.
                                            7.  Brak wydzielonego księgowego konta projektowego na kontach wydatków.
                                                Poszczególne operacje księgowe wykonywane były na rachunku bieżącym 130.
                                                Partner dokonywał refundacji wydatków projektowych z wydzielonego rachunku
                                                bankowego dedykowanego projektowi na rachunek główny organizacji. Partner
                                                przekazał w dniu 07.05.2024 r. zapisy księgowe na bieżącym koncie.
                                                Partner projektu wyjaśnił że na potrzeby projektu operacje gospodarcze
                                                księgowane są na wyodrębnionym koncie księgowym 403-15 DOTACJA 1/14-
                                                2022/OG-FAMI 1/2022. Do konta 403-15 została utworzona analityka w celu
                                                rozróżnienia kosztów na poszczególne kategorie. Wpływ dotacji zaksięgowany
                                                został na koncie 717 DOTACJA FAMI 1/14-2022/OG-FAMI.
                                                Do obsługi projektu zostało wyodrębnione konto bankowe o numerze 54 1240 2568
                                                1111 0010 6267 7238. Operacje na rachunku bankowym zaksięgowane są na
                                                koncie księgowym 131 RACHYNEK BANKOWY FAMI.
                                                                                             Raport z kontroli
     EE COPE Maia                                                                                  finansowej
                 Fundusz Azylu, Migracji i integracji - Organ Delegowany                              |.                  .




                                                                                                   na miejscu




                         R                     Beneficjent przedłożył oryginały dokumentów, które potwierdzają wydatki rozliczane w
            poźówadatki adniają wynotw         raporcie kwartalnym za okres 01.10.2023 r. — 31.12.2013 r. Dokumentacja projektowa, !
            kałalifikow:ano ŚCI OkrzŚlogaew || 9 do zasady została oznaczona i opisana. Beneficjent sporządził opis finansowy, który
            umowie                             zawiera następujące elementy: tytuł projektu, numer projektu, informację o
            finansowej,                        współfinansowaniu z FAMI i budżetu państwa, wkładu osób trzecich, kwotę
      4.2                p a Pod konku         kwalifikowalną, kategorię budżetową. Ponadto w opisie dokumentów finansowych co do
            obowiązują cych przepisach         zasady jest zamieszczana informacja o weryfikacji merytorycznej oraz formalno-
            unijnychi krajowych (w tym         rachunkowej. Ponadto opisy projektowe u Partnera były umieszczane na osobnych
            czy dokumenty finansowe a          kartkach, w postaci naklejek, przykrywając inne opisy. Podczas kontroli stwierdzono, że
            zostały odpowiednio opisane)       Hery a pieczątkę „Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-

                                                 W trakcie kontroli nie stwierdzono, że projekt generuje przychody. Projekt jest
                                                 finansowany ze środków FAMI, budżetu państwa. Powyższy fakt stwierdzono na
      43    Czy w projekcie stwierdzono          podstawie opisów dokumentów finansowych, potwierdzających koszty bezpośrednie,
       "    przychód                             które podlegały weryfikacji oraz zapisach na kontach księgowych.
                                                 Beneficjent 1 Partner przedstawili oświadczenia informujące o tym, że w projekcie nie
                                                „było przychodów.                NM               —         =
            Czy działania wspierane przez       ||Opisy dokumentów źródłowych nie wskazują na inne źródła finansowania projektu niż
      44    projektnie są finansowanez          iwymienione w pkt.4.3 oraz sporządzone są w sposób potwierdzający brak podwójnego
       "    innych źródeł objętych              finansowania.
            budżetem Unii
                                               '| W zakresie prawidłowości rozliczeń finansowych dokonano kontroli wydatków
                                               ! bezpośrednich, poniesionych w okresie od 01-10-2023 r. do 31-12-2023 r.

                                               „| Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji finansowej stwierdzono, iż:
                                                       - _ Beneficjent posiada oryginalne dowody księgowe;
                                                       -    Beneficjent posiada dowody zapłaty i pozostałe dokumenty potwierdzające
                                                            fakt zakupu i dostarczenia zamówionych towarów i usług;
                                                       -    Beneficjent posiada umowy i rachunki do zawartych umów cywilnoprawnych;
            Czy wydatki deklarowane                    - _ Beneficjent posiada dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków
      4.5   przez beneficjenta są zgodne                    w znaczeniu kasowym;
            ze stanem faktycznym                       - _ Wydatki zostały poniesione w okresie kwalifikowalności tj. okresie realizacji
                                                            projektu zgodnym z wnioskiem o dofinansowanie stanowiącym załącznik |
                                                            do umowy finansowej.                                                         !
                                                  Skontrolowane dokumenty finansowe potwierdzają, iż raportowane wydatki zostały:
                                                  poniesione zarówno przez Lidera jak i Partnera projektu.
                                                 Zweryfikowane w czasie kontroli wydatki były niezbędne do realizacji projektu i zosta
                                                  poniesione w związku z jego realizacją. Ponadto spełniają one zasady kwalifikowalności
                                                 zgodnie z rozdziałem 2 Podręcznika dla Beneficjenta projektu finansowanego w ramach
            SM           KOSA                  „| FAMI, który obowiązywał
                                                                        w czasie realizacji projektu.                   a            o
            Czy dokumenty finansowe
            dotyczące projektu
      4.6   przechowywane są w                    Dokumentacja projektowa przechowywana jest w wydzielonych segregatorach.
            wydzielonym/ch
            segregatorze/ach
Ji
                                                  Do wydatków kwalifikowalnych projektu zaliczono podatek VAT wynikający z faktur
      47    Czy Beneficjent jest                  z uwagi na fakt, iż w projekcie nie występuje sprzedaż opodatkowana podatkiem od
       *    płatnikiem VAT                        towarów i usług. Beneficjent i Partner złożyli stosowne oświadczenia o kwalifikowalności
                                                  tego podatku.                           _



| 5         Ustalenia      (zidentyfikowane           uchybienia,          niezgodności    oraz     nieprawidłowości          w    czasie
            przeprowadzania czynności kontrolnych)
            Fundusz Azylu, Migracji I Integracji - Organ Delegowany
                                                                                   Raport z kontroli
                                                                                           .                   .




                                                                                         na miejscu




       Kontroli podlegał końcowy raport finansowy za okres 01.10 2023 r — 31.12.2023 r.
       Raport w trakcie weryfikacji finansowo-merytorycznej. Raport finansowy na kwotę 2 593 278,39 PLN, w tym 2 169 182,68
       PLN kosztów bezpośrednich oraz 424 095.71 PLN kosztów pośrednich.
       Kwota wydatków podlegających kontroli w PLN (FAMI) 1 626 887,04 PLN
       Kwota wydatków podiegający kontroli w EUR stanowi wartość 501 487,15 EUR.
       Kwota wydatków podlegających kontroli w EUR (FAMI) stanowi wartość 376 115,36 EUR.
       Kurs EUR 4,3255 miesięczny kurs księgowy Komisji Europejskiej z miesiąca akceptacji raportu z kontroli na miejscu.
       Koszty pośrednie nie podlegały kontroli.
       Dokumentacja Beneficjenta
       Podczas kontroli na miejscu stwierdzono następujące uchybienia, które nie skutkują nie kwalifikowalnością wydatków.
             1.   Umowa nr 73/2023, wystawca Biuro Reklamy Gazet Lokalnych Sp. z 0.0., w umowie ustalono termin realizacji do
                  30 września 2023 r. Protokół odbioru został podpisany 30.10.2023 r. Faktura została wystawiona 30.10.2023 r.;
            2.    Umowa nr 143/2023, wystawca Centrum Języków Obcych Germanitas Robert Szary, faktura Vat została
                  wystawiona 19.12.2023 r. natomiast protokół odbiorczy został podpisany 21.12.2023 r.;
            3.    Różnice w określeniu nazw stanowisk personelu projektu, pomiędzy zapisami zawartymi we wniosku o
                  dofinansowanie, a umowami o pracę.
       Dokumentacja Partnera
       Podczas kontroli na miejscu stwierdzono następujące uchybienia, nie skutkujące nie kwalifikowalnością wydatków:
             1.   Brak dokumentu „Polityka rachunkowości”;
            2. - Brak dokumentu „Obieg dokumentacji";
            3. - Płatności wszystkich wydatków z kategorii E dokonane zostały z konta bieżącego Partnera. Refundacja nastąpiła w
                  postaci jednego zbiorczego przelewu.
            4.__  Brak wydzielonego konta wydatków dla projektu.
5.1    Przyczyny powstania uchybień, niezgodności oraz nieprawidłowości (analiza powstałych błędów)

       Beneficjent
       Czynniki niezależne od Beneficjenta.
       Partner
       Przyczyną powstania nieprawidłowości jest brak zastosowania zasad zawartych w Podręczniku dla Beneficjenta.
5.2    wnioski

       Finanse projektu oraz księgowość co do zasady prowadzone są poprawnie, z wiedzą co do wymogów Funduszu FAMI.
       Dokumentacja, co do zasady, opisywana jest prawidłowo. Przyjęty system gromadzenia i przechowywania dokumentacji
       umożliwia sprawną weryfikację. Brak przesłanek co do wystąpienia podwójnego finansowania. Beneficjent wszystkie;
       wątpliwości wyjaśnił podczas kontroli lub zobowiązał się przekazać wymagane dokumenty po kontroli. Brak wydatków .
       niekwalifikowanych.                                                                                              |
5.3    Zalecenia, działania naprawcze


       COPE MŚWIA zobowiązuje Caritas Archidiecezji Przemyskiej o przekazanie dokumentu regulującego zasady Polityki|
       rachunkowości oraz obiegu dokumentacji. Termin wykonania zalecenia 17.06.2024 r.                                        !
       Brak dalszych zaleceń, z uwagi na fakt, iż projekt został zakończony. Jednakże w celu prowadzenia dokumentacji w sposób;
       rzetelny, jasny i przejrzysty rekomenduje się dochowanie wszystkich zasad dot. prowadzenia księgowości i rozliczania |
       projektów wskazanych w Procedurach FAMI.
       Kwota wydatków
 5.4   niekwalifikowalnych w PLN || 0,00 PLN
       Kwota wydatków
 5.5   niekwalifikowalnych w EUR || 0,00 EUR
       Kwota wydatków
 5.6   niekwalifikowalnych w EUR || 0.00 EUR
       (FAMI)
             Fundusz Azylu, Migracji i integracji - Organ Delogowany
                                                                                   Raport z kontroli
 EE COPE MSWIA
                                                                                      R          .
                                                                                         finansowej
                                                                                         na miejscu




6.    | Sposób weryfikacji wdrożenia zaleceń _—_.
       Weryfikacja otrzymanych dokumentów.




7.     |Wykaz załączników
           1. Umowa nr 73/2023 z dnia 02.08.2023 r.;
           2. - Faktura VAT 6/12/2023 z dnia 19.12.2023 r.;
           3.   Umowa nr 143/2023 z dnia 08.12.2023 r.;
           4. _ Faktura VAT 0174/23/FVS/K z dnia 30.10.2023 r.;
           5. - Metodologia wyliczenia kosztów energii elektrycznej;
           6    Umowa o pracę na czas nieokreślony zawarta 29.09.2023 r. z P. Sylwią Nowak wraz z zakresem obowiązków,
           7    Umowa o pracę na czas nieokreślony zawarta 29.09.2023 r. z P. Aleksandrą Kędzior wraz z zakresem obowiązków;
 74        8 .- Wykaz pracowników FAMI z wynagrodzeniem;
           9. Zestawienie obrotów na koncie syntetycznym 1300- Rachunek bieżący — wydatki;
           10. Dodatkowe wyjaśnienia 3 szt.;
           11. Zestawienie sald i obrotów konta syntetycznego 130;
           12. Zestawienie sald i obrotów konta syntetycznego 131;
           13. Zestawienie sald i obrotów konta syntetycznego od 403-15 do 403-15-02-03;
           14. =Ht"Dodatkowe wyjaśnienia szt. 1.


 Podpisy członków zespołu kontrolującego:                                          data sporządzenia:




 bataa..fand.sbacpnako                                                             dA.06 ŻodY
 Weryfikacja:                                                             dnia




zatwierdzenie:                                                            dnia




Data i podpis osoby upoważnionej ze strony Beneficjenta:




            sa                     tor
          X; dzialu Spraw Obfwatelskich i Cudzozie
                                                    mców
   WOJEWODA PODKARPACKI                                              Rzeszów, 2024-06-06
       ul. Grunwaldzka 15
                                                                             GENTAUM OBSŁUGI
             35-959 Rzeszów                                              PROJEKTÓW EUROPEJSKICH
                                                                     MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH
              skr. poczt. 297
                                                                              ! ADMINISTRACJI


                                           „Jka
                                             .ji
                                            LJ


                                               899133
                                                                             odka
O-IX.3144.8.1.2024                                                      WPŁYNĘŁO


                                            Szanowny Pan
                                            Mariusz Kasprzyk
                                            Dyrektor
                                            Centrum Obsługi Projektów Europejskich
                                            Ministerstwa Spraw Wewnętrznych
                                            i Administracji




Dotyczy:     projektu nr 1/14-2022/OG-FAMI pt. „Zwiększenie standardu obsługi
            cudzoziemców w województwie podkarpackim w realiach działań wojennych
            na Ukrainie” realizowanego w ramach Programu Krajowego Funduszu Azylu,
            Migracji i Integracji.



          Szanowny Panie Dyrektorze,


          nawiązując do przeprowadzonej kontroli finansowej projektu realizowanego w ramach
porozumienia finansowego nr PL/2022/FAMI/OG.14.1, pn. „Zwiększenie standardu obsługi
cudzoziemców w województwie podkarpackim w realiach działań wojennych na Ukrainie”,
która odbyła się w dniach 23 kwietnia — 7 maja 2024 r., w załączeniu odsyłam podpisany
raport.




                                              Dyrektor
                                  W       raw Obywatelskich
                                                    i Cudzoziemców
