                        Fundusz Azylu, Migracji i Integracji

                                      Raport Końcowy

                                 okres objęty raportem:

                             od 01.07.2017 do 31.12.2021

                                   część merytoryczna
                                        Należy wysłać do:

                 Centrum Obsługi Projektów Europejskich
             Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
                             Raport składany w formie elektronicznej



                Numer projektu lub numer umowy finansowej: 1/3-2017/BK-FAMI

     Tytuł projektu: Modernizacja Systemu Pobyt v.2 oraz infrastruktury teleinformatycznej,
        wykorzystywanej przy Systemie Pobyt v.2 i Krajowym Systemie Konsultacyjnym




                      Nazwa beneficjenta: Urząd do Spraw Cudzoziemców

1.   Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

W wyniku realizacji projektu zapewniono nowoczesną infrastrukturę teleinformatyczną dla Systemu
Pobyt v.2 i Krajowego Systemu Konsultacyjnego poprzez:

     —   rozbudowę System Pobyt v.2 o uniwersalny interfejs (API),
     —   gruntowną modernizację serwerowni;
     -   zakup infrastruktury teleinformatycznej.

2.   Harmonogram realizacji projektu:

Harmonogram     zgodnie   z|Opis realizacji działań w | Wyjaśnienie rozbieżności
umową      finansową    (tj. danym              okresie
Harmonogramem — realizacji |sprawozdawczym
projektu    zawartym     w
Formularzu Wniosku)

Działanie 1.                     Zespół pracował regularnie. Aby | Nd.
Zespół projektowy                zapewnić ciągłość podjętych
                                 prac w trudnym czasie pandemii i
                                 nie     narażać    pracowników
                                 Wykonawcy i Zamawiającego
                                 wszystkie spotkania odbywały
                                 się on-line, na których jak w
                                 poprzednich           okresach,
                                 omawiano postępy prac oraz
                                 trudności napotkane w realizacji
                                 zmian, poprawek i błędów oraz
                                 wdrożeniach kolejnych wersji
                                 Systemu.
                                   Działanie zrealizowane.

Działanie 2.                   Modernizacja serwerowni                  Nd.
                               W wyniku przeprowadzonego
Zapewnienie        nowoczesnej postępowania przetargowego w
infrastruktury                 dniu 17 sierpnia 2020 r. została
teleinformatycznej             zawarta umowa. Odbiór
na potrzeby Systemu            przedmiotu umowy nastąpił 7
                               października 2020 r. Działanie
                               zostało zrealizowane.

                                   Zakup infrastruktury


                                   W wyniku przeprowadzonego
                                   postępowania przetargowego w
                                   dniu 5 października 2020 r.
                                   podpisano umowę na zakup
                                   infrastruktury teleinformatycznej.

                                   16 grudnia odebrano pierwszy
                                   etap umowy, obejmujący
                                   dostawę sprzętu i
                                   oprogramowania, montaż i
                                   instalację sprzętu oraz
                                   podłączenie i przeprowadzenie
                                   testów.

                                   Il etap umowy został
                                   zrealizowany w terminie 22
                                   marca 2021 r.

                                   Działanie zrealizowane.

Działanie 3. a                     W ramach zamówienia z wolnej         Nd.
                                   ręki w dniu 23 czerwca 2020,
Przeniesienie Systemu Pobyt        została podpisana umowa na
v.2 oraz Krajowego Systemu         przeniesienie
Konsultacyjnego      na    nową    Systemu Pobyt v.2 oraz
infrastrukturę teleinformatyczną   Krajowego Systemu
                                   Konsultacyjnego na nową
                                   infrastrukturę
                                   teleinformatyczną.
                                   I etap umowy odebrano 8 lipca
                                   2020 r.
                                   18 listopada 2020 r. podpisano
                                   protokół odbioru drugiego etapu
                                   umowy, obejmujący
                                   przeprowadzenie procesu
                                   migracji, oddanie wersji testowej
                                   systemu oraz przeprowadzenie
                                   testów akceptacyjnych.

                                   Zrealizowano podpisaną 23
                                   czerwca 2020 r. umowę na
                                   przeniesienie Systemu Pobyt v.2
                                   oraz KSK na nową infrastrukturę
                                   teleinformatyczną. Przedmiot
                                   umowy został odebrany 28 lipca
                                   2021 roku.
                                   Działanie zrealizowane.

Działanie 3. b              Dnia 22 listopada 2017 r. Nd.
                            podpisano   umowę,       na
Rozbudowa Systemu Pobyt v.2 opracowanie   uniwersalnego
                                                          2
o uniwersalny interfejs (API)      interfejsu (API).

                                   Przedmiot      umowy     został
                                   zrealizowany i odebrany w dniu
                                   29.03.2019 r.

                                   Działanie zrealizowane.




Działanie 4.                       W dn. 16.12.2020 r. podpisano | Nd.
                                   umowę.    Przedmiot    umowy
Zakup nowych zasilaczy UPS | odebrano w dn. 29.12.2020r.

                                   Działanie zrealizowane.




3.   Modyfikacje projektu: wniosku o dofinansowanie (działania, harmonogram, inne), budżetu,
     formularza wskaźników:

     a)   zmiany, które nie wymagają zgody OD lub aneksowania umowy wraz z uzasadnieniem;
          W kwartale 1.07-30.09.2020 dokonano dwóch zmian w budżecie projektu w sumie nie
          przekraczających 10% wartości kosztów bezpośrednich projektu, nie wymagających zgody
          Organu Delegowanego. Zmiany zostały wprowadzone w celu dokonania wyboru ofert w
          postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na modernizację serwerowni na potrzeby
          nowej infrastruktury teleinformatycznej (poz. 13) oraz zakup infrastruktury teleinformatycznej na
          potrzeby Systemu Pobyt v.2 (poz. 11). Poniżej przedstawiono zakres dokonanych zmian: -
          - 1 zmiana do 10% (w celu możliwości wyboru wykonawcy na modernizację serwerowni na
          potrzeby nowej infrastruktury teleinformatycznej):
          Było przed zmianą:
          Poz. 11: 16 287 550 zł
          Poz. 13: 1 400 000 zł
          Jest po zmianie:

          Poz. 11: 16 174 649 zł (- 112 901 zł)
          Poz. 13: 1 512 901 zł (+ 112 901 zł)
          -2 zmiana do 10 % (w celu możliwości wyboru wykonawcy na zakup infrastruktury
          teleinformatycznej na potrzeby Systemu Pobyt v.2):
          Było przed zmianą:
          Poz. A1: 248 400 zł
          Poz. 11: 16 174 649 zł
          Jest po zmianie:
          Poz. A1: 189 942 zł (-58 458 zł)
          Poz. 11: 16 233 107 zł (+58 458 zł)

     b)   zmiany, które zostały zatwierdzone przez OD (krótki opis zmiany, data zatwierdzenia
          przez OD).
          Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 13.12.2018 r., zatwierdzony pismem
          Organu Delegowanego nr COPE-AM.4800.110.1.35.2018/BZ z dn. 15.12.2018 r. Zmiana
          dotyczyła kategorii A budżetu projektu. W związku z koniecznością większego zróżnicowania
          dodatków zadaniowych, w zależności od zakresu obowiązków i obciążenia dodatkowymi
          zadaniami pracowników merytorycznych zaangażowanych w działania projektowe środki
          przewidziane na dodatki zadaniowe (A1 i A2) umieszczono finalnie w jednej pozycji (A1).

          Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 08.05.2019 r., zatwierdzony pismem
          Organu Delegowanego z dn. 09.07.2019 r. Zmiana dotyczyła przede wszystkim wzrostu
          wydatków na zakup infrastruktury (poz. 11 budżetu), a także uzupełnienia personelu
          merytorycznego w projekcie oraz wydłużenia czasu trwania projektu do 30.06.2020 r..

          Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 22.11.2019 r., zatwierdzony pismem
          MSWIA (brak uwag ze strony Międzyresortowego Zespołu do spraw Europejskich Funduszy
          Spraw Wewnętrznych) z dn. 20.12.2019 r. Zmiana dotyczyła dodania niezbędnego działania —
                                                        3
        przeprowadzenia modernizacji serwerowni związanej z zakupem infrastruktury (poz. 13
        budżetu — Modernizacja serwerowni na potrzeby nowej infrastruktury teleinformatycznej) oraz
        w konsekwencji wydłużenia czasu trwania oraz zwiększenia wartości projektu.

        Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 22 kwietnia 2020 r., zatwierdzony tego
        samego dnia przez Organ Delegowany. Wraz z pojawieniem się pandemii COVID-19 nastąpiło
        opóźnienie działań przygotowawczych, w związku z czym wnioskowano o wydłużenie czasu
        trwania projektu i zmianę daty zakończenia projektu z 30 września 2020 r. na 31 grudnia 2020
        r. Konieczna była m.in modyfikacja dokumentacji przetargowej na zakup infrastruktury
        teleinformatycznej. Dodatkowym czynnikiem, który ma wpływ na opóźnienie jest fakt
        wydłużenia postępowania przetargowego na modernizację serwerowni.

        Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 25 sierpnia 2020 r., zatwierdzony przez
        Organ Delegowany 10 września 2020 r. W związku z awarią jednego z dwóch zasilaczy UPS
        zabezpieczających system Pobyt v.2 i pozostałe systemy informatyczne UDSC wystąpiono z
        wnioskiem o zmianę wniosku o dofinansowanie uwzględniającym zakup dwóch nowych
        zasilaczy zapewniających kompatybilność i ciągłość funkcjonowania całego systemu
        informatycznego Urzędu. Dokonano także niezbędnych przesunięć w budżecie — z kosztów
        pośrednich (kat. „J”) do bezpośrednich (kat. „A” i „C”)

        Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 17 listopada 2020 r., zatwierdzony przez
        Organ Delegowany 18 listopada 2020 r. W związku z przedłużającym się stanem epidemii,
        skutkującym opóźnieniem w realizacji działań projektowych 2 oraz 3a, wystąpiono z wnioskiem
        o zmianę zakładającym wydłużenie okresu realizacji projektu do 31 maja 2021 r. W przypadku
        działania nr 2, z uwagi na brak dostępności personelu szkoleniowego po stronie wykonawcy,
        spowodowanej skutkami stanu epidemii, wystąpił problem z przeszkoleniem pracowników
        zgodnie z założeniami zawartej umowy ze wszystkich komponentów sprzętu i
        oprogramowania. W przypadku działania nr 3a zwiększone obostrzenia wynikające z sytuacji
        epidemicznej sprawiły, że niezbędny czas na konfigurację sprzętu zostanie znacznie
        wydłużony, gdyż Urząd musi ograniczyć kontakty osób pracujących nad fizyczną konfiguracją
        serwerów, która nie jest możliwa w trybie zdalnym.

        Złożony w dn. 14 kwietnia 2021 r. wniosek o zmianę wniosku o dofinansowanie do Centrum
        Obsługi Projektów Europejskich MSWiA, uwzględniający wydłużenie okresu realizacji projektu
        zaktualizowanie harmonogramu wydatkowania oraz harmonogramu realizacji projektu.
        Wniosek o zmianę został zaakceptowany pismem z Centrum Obsługi Projektów Europejskich
        MSWiA nr COPEAM.4800.110.1.159.2021/BZ z dnia 16 kwietnia 2021 roku.

        Złożony w dn. 28 lipca 2021 r. wniosek o zmianę wniosku o dofinansowanie do Centrum
        Obsługi Projektów Europejskich MSWiA, uwzględniający wydłużenie okresu realizacji projektu
        oraz zaktualizowanie harmonogramu wydatkowania oraz harmonogramu realizacji projektu.
        Wniosek o zmianę został zaakceptowany pismem z Centrum Obsługi Projektów Europejskich
        MSWiA nr COPE-AM.4800.110.1.195.2021/ND z dnia 29 lipca 2021 roku.

4.   Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu końcowego
     — szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń
     przedstawionych w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu
     końcowego):

Zamierzone   rezultaty  jak       Osiągnięte rezultaty
założono w opisie projektu
będącym częścią wniosku

                                  Zmiany w systemie Pobyt umożliwiły stworzenie jednolitego
                                  API, dzięki któremu poszczególne organy mogą rejestrować
Wzmocnienie oraz     ulepszenie   dane bezpośrednio ze swoich systemów dziedzinowych,
struktur      i       systemów    zmniejszając konieczność wielokrotnej rejestracji czynności.
administracyjnych
                                  Interoperacyjność Pobytu poprzez budowę API polega na
                                  udostępnieniu wszystkich metod w zakresie funkcjonowania
                                  biznesowego aplikacji dla aplikacji zewnętrznych. W efekcie,
                                  wszystkie działania biznesowe w Systemie Pobyt v.2 są

                                                    4
                                         możliwe do wykonania zarówno przez interfejs www, jak i
                                         system, pod warunkiem dostosowania swoich systemów
                                         dziedzinowych przez instytucje łączące się poprzez API.

                                         Projekt umożliwił ustabilizowanie działania Systemu Pobyt oraz
                                         podjęcie działań redukujących czas niedostępności systemu.
                                         Osiągnięto stabilność systemu Pobyt v.2 (wraz z KSK) oraz
                                         interoperacyjności Systemu Pobytu v.2 (wraz z KSK), poprzez
                                         zakup     nowoczesnej      infrastruktury - teleinformatycznej,
                                         przeniesienie systemów na nową platformę sprzętową.

                                         Zakup nowej infrastruktury teleinformatycznej dla systemu
                                         Pobyt v.2 (w tym KSK) umożliwił zwiększenie wydajności
                                         systemu, zapewniając jego stabilność, pozwolił również na
                                         uniezależnienie się od producenta sprzętu i technologii oraz
                                         obniżenia kosztów utrzymania infrastruktury.

Wspieranie              działań          Projekt przyczynił się do łatwiejszego zarządzania jakością
zwiększających zdolność państw           wprowadzanych danych do rejestrów i podniesienia poziomu
członkowskich — w tym w                  walidacji  informacji   statystycznych  przetwarzanych   w
odniesieniu  do    mechanizmu            systemach raportujących.
wczesnego              ostrzegania,
gotowości     i     zarządzania          Korekcie podlegały czynniki mające wpływ na poprawność
kryzysowego ustanowionego w              rejestrowanych danych. lch realizacja doprowadziła do
rozporządzeniu       Parlamentu          zmniejszenia     prawdopodobieństwa    pojawienia   się
Europejskiego i Rady (UE) nr             nieprawidłowości w rekordach.
604/2013 (1) — do gromadzenia,
analizowania                    i
rozpowszechniania        danych
jakościowych i ilościowych oraz
danych statystycznych na temat
procedur azylowych, zdolności
przyjmowania,    przesiedleń    i
relokacjj z jednego państwa
członkowskiego     do    innego
wnioskodawców      ubiegających
się o ochronę międzynarodową
lub osób korzystających z takiej
ochrony

Wzmocnienie zdolności państw             Projekt umożliwił lepsze ustrukturyzowanie danych oraz ułatwił
członkowskich                      do    dostęp do danych w celu ich wykorzystania w systemach
opracowywania,             wdrażania,    analitycznych beneficjentów, co ułatwiło przygotowanie danych
monitorowania        i      oceniania    statystycznych służących do monitorowania i analizy zjawisk
strategii,  polityk      i   Środków     migracyjnych.
imigracyjnych realizowanych na
różnych szczeblach i w różnych           Projekt umożliwił poprawę jakości statystyk poprzez
departamentach administracji, w          wprowadzenie szeregu usprawnień dotyczących podstaw
szczególności zwiększenie ich            prawnych wydawanych decyzji, ewidencjonowania spraw
zdolności     do       gromadzenia,      dotyczących małoletnich bez opieki.
analizowania                         i
rozpowszechniania                        Cel został osiągnięty również dzięki udostępnieniu metod w
szczegółowych                        i   aplikacji oraz dokumentacji do tych metod, co pozwoliło
usystematyzowanych            danych     wykonawcom systemów zewnętrznych (innych instytucji) na
oraz     danych     statystycznych       przygotowanie zmian po swojej stronie bez oczekiwania na
dotyczących         procedur         i   pracę po stronie UdŚC.
przepływów migracyjnych oraz
zezwoleń na pobyt i tworzenia
narzędzi           monitorowania,
systemów oceny, wskaźników i
analiz     porównawczych           na
potrzeby pomiaru postępów w
 realizacji tych strategii

Rozwój i wzmocnienie zdolności           Projekt poprzez lepsze ustrukturyzowanie danych oraz
Ww    zakresie       gromadzenia,        odzwierciedlenie  procesów    administracyjnych / umożliwił
analizowania                         i   wzmocnienie zdolności w zakresie gromadzenia danych
rozpowszechniania            danych      dotyczących procedur związanych z legalną i nieuregulowaną
dotyczących        procedur          i   migracją.
przepływów migracyjnych oraz
zezwoleń na pobyt; opracowanie           Projekt umożliwił lepsze egzekwowania wymagań dotyczących
narzędzi monitoringu, systemów           jakości danych wprowadzanych do systemu, umożliwiając
ocen,   wskaźników       i    analiz     poprawienie jakości analiz dotyczących proceduri przepływów
porównawczych        do     pomiaru      migracyjnych.
postępów     realizacji    strategii;
badania, analizy, ekspertyzy etc.        Cel został osiągnięty również dzięki udostępnieniu metod w
Obejmujące kwestie legalnej i            aplikacji oraz dokumentacji do tych metod, co pozwoliło
nieuregulowanej migracji                 wykonawcom systemów zewnętrznych (innych instytucji) na
                                         przygotowanie zmian po swojej stronie bez oczekiwania na
                                         pracę po stronie UdŚC.

Utrzymanie         i        rozwój       Projekt wdrożył szereg usprawnień związanych z procedurami
infrastruktury zakwaterowania i          recepcyjnymi    w    zakresie  wydawania    cudzoziemcom
systemów             przyjmowania        świadczeń.
cudzoziemców,     ulepszanie       i
wzmacnianie            istniejących
struktur oraz systemów




5.   Lista osób zaangażowanych w realizację projektu (w tym wolontariuszy) wraz z informacją
     nt. funkcji pełnionej w projekcie oraz formy (dotyczy także osób wynagradzanych w ramach
     kosztów pośrednich):

Lp. | Imię i nazwisko                       Funkcja           w   Pozycja     Forma zatrudnienia
                                            projekcie             budżetu
1.                                          Personel                          Umowa o pracę
                                            merytoryczny      W   AT
                                            projekcie

                                            Personel                          Umowa o pracę
                                            merytoryczny      W   AT
                                            projekcie

                                            Personel                          Umowa o pracę
                                            merytoryczny      W   AT
                                            projekcie

R                                           Personel                          Umowa o pracę
                                            merytoryczny      W   AT
                                            projekcie

                                            Personel                          Umowa o pracę
                                            merytoryczny      W   AT
                                            projekcie

                                            Personel                          Umowa o pracę
                                            merytoryczny      W   AT
                                            projekcie

                                            Personel              A1          Umowa o pracę
                                            merytoryczny      W
                          projekcie

8.    ||                  Personel                Umowa o pracę
                          obsługowy          J

                          Personel           A
                          merytoryczny   W
                          projekcie

9.    |                   Personel           A1   Umowa o pracę
                          merytoryczny   W
                          projekcie

                          Personel           J
                          obsługowy

10. | Beata Car           Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

11.   EE                  Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

12.   |               |   Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

13.   EEEE                Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

14.   EM                  Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

                          Personel
                          merytoryczny   w | 41
                          projekcie

15.   EM                  Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

16.   Es                  Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

                          Personel
                          merytoryczny   W   A1
                          projekcie

17.   |               |   Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

18.   |           |       Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

19.   EEE                 Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

20.   EE                  Personel           A1   Umowa o pracę
                          merytoryczny   W
                          projekcie

                          Personel           J
                          obsługowy
21.   |                    Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

22.   EEEE                 Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

23.   |                    Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

24.   |    |               Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

25.   Es                   Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

26.   o        |           Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

27.   Em                   Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

28.   Em                   Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

29.   EEEE                 Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

30.   ||                   Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

31.   Es                   Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

32.   |        |           Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

33.   Po               |   Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

34.   EEEE                 Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

35.   o        |           Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

36.   Po           |       Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

37.   EM                   Personel               J    Umowa o pracę
                           obsługowy

38.   |                    Personel               A1   Umowa o pracę
                           merytoryczny       W
                           projekcie

39.   |        |           Personel               A1   Umowa o pracę
                           merytoryczny       W
                           projekcie

40.   ||                   Personel               A1   Umowa o pracę
                           merytoryczny       W
                                          8
               projekcie

41.            Personel       A1          Umowa o pracę
               merytoryczny
               projekcie

42.            Personel       A1          Umowa o pracę
               merytoryczny
               projekcie

43.   Paluch   Personel       A1          Umowa o pracę
               merytoryczny
               projekcie

44.            Personel                   Umowa o pracę
               merytoryczny
               projekcie

45.            Personel                   Umowa o pracę
               merytoryczny
               projekcie

46.            Personel                   Umowa o pracę
               obsługowy

               Personel
               merytoryczny   A1
               projekcie

47.            Personel                   Umowa o pracę
               obsługowy

48.            Personel                   Umowa o pracę
               obsługowy

49.            Personel                   Umowa o pracę
               obsługowy

50.            Personel                   Umowa o pracę
               obsługowy

51.            Personel                   Umowa o pracę
               obsługowy

52.            Personel                   Umowa o pracę
               obsługowy

53.            Personel       Nd (koszt   Umowa o pracę
               obsługowy      własny
                              UDSC)

54.            Personel       J           Umowa o pracę
               obsługowy

55.            Personel                   Umowa o pracę
               obsługowy

56.            Personel                   Umowa o pracę
               obsługowy

               Personel
                                     merytoryczny        W   A1
                                     projekcie

57.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     merytoryczny        W   A1
                                     projekcie

58.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     merytoryczny        W   A1
                                     projekcie

59.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     merytoryczny        W   A1
                                     projekcie

60.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     obsługowy

61.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     obsługowy

62.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     merytoryczny        W   A1
                                     projekcie

63.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     obsługowy

64.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     obsługowy

65.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     obsługowy

66.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     obsługowy

67.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     obsługowy

68.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     merytoryczny        W   A1
                                     projekcie

69.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     obsługowy

70.                                  Personel                         Umowa o pracę
                                     obsługowy




Na podstawie zarządzenia nr 17 Dyrektora Generalnego Urzędu do Spraw Cudzoziemców z dnia 8
marca 2018 r. w celu realizacji Projektu Modernizacji Systemu Pobyt v.2 został powołany Komitet
Sterujący, Zespół Projektowy oraz Kierownik Projektu.

6.    Wykaz zamówień udzielonych w raportowanym kwartale z zastosowaniem uproszczonej
      procedury przetargowej lub jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień
      publicznych.

                                                    10
Oświadczam, że we wszystkich przypadkach, gdy podpisanie kontraktu, umowy lub zlecenia
wykonania roboty lub usługi wymagało zastosowania uproszczonej procedury przetargowej lub
jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych zastosowano się do
wymogów wskazanych w ustawie oraz umowie finansowej.




WAŻNE — tabele dotyczą tylko zamówień, dla których procedura wyboru wykonawcy została
zakończona i dla których w okresie sprawozdawczym podpisana została umowa z wykonawcą.




                                              11
                                                      Okres                                          Realizacja zamówienia
                                        Szacunko | realizacji
               Nazwa                                    ona
              rzedmiotu                    wa. | Zamówieni                                   1.  Numer umowy ramowej            Informacja o podziale na części oraz
            przećmioń          Tryb      wartość | a zgodnie    Data                              -       a                 -                -        A
 |          zamówienia                      ini                        .       Data      Numer i wartość umowy wykonawczej        numer projektu/projektów FAMI, z
     p.            '        postępowa | zamówieni | z umową | ogłoszeni          oni                .                     ,        H      .             ,
             zgodnie z          nia         a      wykonawc       a         podpisania    zawartej w ramach umowy ramowej        których finansowana jest umowa w
          pierwszą stroną                            y z      zamówie         umowy       3.    Nazwa wykonawcy umowy                        każdej z nich.
            SIWZ/OPZ                                     a       nia       wykonawczej           (z uwzględnieniem części) -       Informacja co jest przedmiotem
                                                                                                 (jeśli dotyczy)                 zakupu w ramach projektu/ -ów (w
                                                    od ...-do | DD-MM-                                                            przypadku zakupu pojedynczych
                                        w złotych      =         RRRR      DD-MM-RRRR                 w złotych                             pozycji z OPZ)
     1          2               3           4           5          6            7                         8                                      9


Tabela dla zamówień publicznych realizowanych w ramach umów ramowych z Centrum Obsługi Administracji Rządowej.
            Nazwa
          przedmiotu        postępowania                                                                      Realizacja zamówienia

          Teodnie z        podział na części | Szacunkowa     U
Ip         pierwszą         (jeśli dotyczy),      wartość       zgodnie z                      -
     "       t                  numer/y         zamówienia       umow           Data ogłoszenia    Data podpisania                               Numer umow
         SIWZ JOPZ logł    projektujów FAMI                             ą         zamówienia/         UMOWA z            Wartość umowy       zawartej z w KONWC.
          oszeniem poj       finansujących                                         zapytania         wykonawcą        zawartej z wykonawcą        ora z rozwa   A
          zamówieniu         zamówienie                                           ofertowego                                                     wykonawcy
                                                 w złotych    Od ...- do ....   DD-MM-RRRR         DD-MM-RRRR               w złotych
1                2                 3                4               5                   6                 7                     8                     9
         Modernizacja                           1.000.000,0
         systemu Pobyt                               0
         v.2 oraz                                   (dla
         Krajowego                               działania                                                                 (da działania
         Konsultacyjne                          projektoweg   36 miesięcy                                                 projektowego,
                               Przetarg               ”         od dnia                                                      wartość            1870/UDSC/17
1.       (KSK)              nieograniczony      KONA          podpisania          30.06.2017         22.11.2017               całego             Decsoft S.A.
                                                   całego       umowy                                                      zamówienia
                                                     FRAN                                                                    wynosi
                                                "wynosiła                                                                 4.292.700,00)
                                                9.000.000,0
                                                    0)
         Przeniesienie
           Systemu
           Pobyt v.2
             [KSK            z wolnej ręki
          olegające na           .
         dostosowaniu Ceł     pk6
                       ust. 1 pl                 23.06
                                                   .06.-                                _                                                       789/UDSC/20
> |        staówgo | ustawyzdnia2o | 1000000 | 15.12.2020                                            23.06.2020             999 999,84           Decsoft S.A.
          y nowej          stycznia 2004 r. —
          infrastruktury         PZP                                               13
         teleinformatyc
               znej
             Udsc
3.       Wykonanie           Zamówienie          1 400 000        17.08-          25.03.2020         17.08.2020            1512 900,00          1068/UDSC/20
         robót                w trybie                 15.09.2020                                                      GDP System Sp. z
         budowlanych         przetargu                                                                                        0.0.
        w                nieograniczonego
         budynku
         UdSC przy
         ul. Taborowej
        33 —
        modernizacja
        serwerowni
        Zapewnienie
        nowoczesnej
                           Zamówienie
        infrastruktury
                              w trybie      15 948        5.10-
  4.    teleinformatyc                                                  09.06.2020         5.10.2020   16 233 105,40     1264/UDSC/20
                             przetargu      216,90     16.12.2020
        znej                                                                                                           ESKOM IT Sp. z o.o.
                         nieograniczonego
        na potrzeby
        Systemu




Tabela dla zamówień publicznych zgodnie z PZP (nie dotyczy COAR) oraz dla zasady konkurencyjności.




                                                                         14
7.   Opis udziału partnerów w realizacji projektu (opis powinien zawierać: (a) aspekt finansowy;
     np. kwoty uzyskane w ramach projektu lub wkład finansowy i rzeczowy wniesiony do
     projektu; (b) aspekt merytoryczny: zadania zrealizowane przez partnerów): Nie dotyczy.

8.   Komentarze na temat możliwej synergii/uzupełniania się z innymi działaniami realizowanymi
     na poziomie europejskim, krajowym lub lokalnym (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

     Działania, zrealizowane w ramach niniejszego projektu są kompatybilne ze zrealizowanymi przez
     Urząd do Spraw Cudzoziemców projektami:

     1. „Usprawnienie postępowań prowadzonych w sprawach wjazdu, przejazdu, pobytu i wyjazdu
     cudzoziemców na terytorium Polski poprzez modernizację systemu teleinformatycznego zbioru
     rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców” — w ramach projektu przeprowadzono
     zaprojektowanie, wykonanie, wdrożenie i uruchomienie gruntownie zmodernizowanego krajowego
     zbioru rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców zwanego Systemem Pobyt.
     Modernizacja systemu była przeprowadzona w oparciu o zakupiony w ramach zadania niezbędny
     sprzęt teleinformatyczny.

     2. „Przygotowanie, wdrożenie oraz uruchomienie w Polsce 2 Fazy mechanizmu komunikacyjnego
     VIS Mail” — celem projektu było ustanowienie mechanizmu komunikacyjnego służącego do
     wymiany dodatkowych informacji przy wykorzystaniu infrastruktury VIS, które jest wdrażane przez
     Komisję Europejską i państwa członkowskie.

     3. „Rozwijanie funkcjonalności systemu Pobyt v.2 i Krajowego Systemu Konsultacyjnego” — projekt
     polegający na: umożliwieniu konsulom dostępu do danych dotyczących zaproszeń dla
     cudzoziemców wpisanych do ewidencji zaproszeń oraz wprowadzenia zmian w systemie Pobyt
     wykorzystywanym przez Straż Graniczną i wojewodów w zakresie zaproszeń; rozbudowie o
     najnowsze wersje posiadanych przez Urząd do Spraw Cudzoziemców licencji na oprogramowanie
     IBM wraz z udzieleniem wsparcia technicznego producenta do 31 grudnia 2016 r. oraz
     rozszerzeniu komunikacji pomiędzy Krajowym Systemem Konsultacyjnym, będącym narzędziem
     do przeprowadzania konsultacji w sprawach wizowych, a systemem Pobyt v.2.

     4. „Modernizacja systemu Pobyt v.2 w zakresie wykonania systemu elektronicznej rejestracji
     cudzoziemców — SERCe” — w ramach projektu została przeprowadzona modernizacja Systemu
     Pobyt v.2 poprzez utworzenie modułu - systemu elektronicznej rejestracji cudzoziemców (SERCe).

     5. „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw” w ramach
     projektu przewiduje się rozwój Systemu Pobyt v. 2 poprzez utworzenie modułu obsługi spraw,
     który znacząco usprawni prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach w z zakresu
     legalizacji pobytu.

     6. „Wsparcie materialne i edukacyjne dla cudzoziemców ubiegających się o udzielenie ochrony
     międzynarodowej w Polsce” — projekt polegający na poprawie warunków pobytowych
     cudzoziemców, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb niemowląt i dzieci w wieku szkolnym oraz
     osób niepełnosprawnych, a także wyrównanie różnic wynikających z trudności w adaptacji dzieci
     cudzoziemców do nowego środowiska i przerw w edukacji.

     Planuje się, że w przyszłości System Pobyt v.2 zostanie również dostosowany do współpracy z
     systemami klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją). Jednym z systemów klasy EZD
     jest budowany przez Ministerstwo Cyfryzacji w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa
     system EZD RP, który jest elementem Strategii Informatyzacji Państwa. Urząd planował integrację
     z systemem EZD PUW (wykorzystywanego obecnie do zarządzania dokumentacją w UdSC),
     jednakże z uwagi na projekt Ministerstwa Cyfryzacji, to prawdopodobnie EZD RP będzie systemem
     zintegrowanym z Pobytem.

5.   Opis problemów napotkanych podczas realizacji projektu:

     W wyniku wystąpienia okoliczności spowodowanych stanem pandemii oraz z przedłużającymi się
     restrykcjami spowodowanymi         przez koronawirus SARS-CoV-2, wynikła konieczność
     aneksowania:
       —   umowy na zakup infrastruktury w zakresie realizacji Il etapu umowy;
       —   umowy na przeniesienie Systemu Pobyt v.2 oraz Krajowego Systemu Konsultacyjnego na
           nową infrastrukturę teleinformatyczną w zakresie realizacji Ill etapu umowy.

   Powyższe skutkowało także występowaniem do Organu Delegowanego z wnioskami o zmianę
   obejmującymi wydłużenie ram czasowych projektu.

   Wszystkie problemy napotkane podczas realizacji projektu były rozwiązywane na bieżąco i nie
   wpłynęły negatywnie na realizację celów projektowych.

   Opis działań poprzez które realizowano obowiązek jak najszerszego informowania o
   współinansowaniu projektu w ramach FAMI:

   Informacje o realizacji projektu zamieszczono na stronie internetowej UdSC. Sprzęt zakupiony w
   ramach projektu został oznakowany informacją o współfinansowaniu z FAMI oraz zostały
   zakupione tablice informacyjne.

   Ogólna ocena projektu do momentu przygotowania raportu kwartalnego/końcowego, w tym
   opis metod i narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektem:

   Realizacja projektu IT odbywała się z wykorzystaniem elementów metodyki zarządzania projektami
   Prince 2, zgodnie z obowiązującym w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców zarządzeniem Dyrektora
   Generalnego. Ponadto był prowadzony przez wykonawcę z którym została zawarta umowa na
   „Przeniesienie systemu Pobyt v.2 i Krajowego Systemu konsultacyjnego polegające na
   dostosowaniu tych systemów do nowej infrastruktury teleinformatycznej Urzędu do Spraw
   Cudzoziemców” rejestr ryzyk projektu.

   Czy projekt miał wpływ na realizację polityki równych szans — należy uzasadnić (dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego):

           - pozytywny (jeżeli podjęte działania w toku realizacji projektu spowodowały
           pozytywne zmiany w obszarze polityki równych szans):

           - negatywny (jeżeli sposób realizacji projektu spowodował lub spowoduje
           jakiekolwiek ograniczenia w dostępie do projektu bądź w czasie jego realizacji, bądź
           w    okresie    jego    eksploatacji;   albo    będzie     dyskryminował      osoby
           uczestniczące/korzystające z projektu):

           - neutralny (jeżeli działania podjęte w toku realizacji projektu nie ograniczały dostępu
           do projektu w czasie jego realizacji iflub eksploatacji): działania podjęte w toku
           realizacji projektu nie ograniczały dostępu do projektu w czasie jego realizacji




   Jeżeli realizowane przedsięwzięcie należało do projektów, które mogą mieć znaczący wpływ
   na środowisko w związku z jego charakterem, rozmiarem lub lokalizacją (gdy projekt jest
   rodzajem przedsięwzięcia objętym Aneksem I i Aneksem II Dyrektywy Rady 85/337/WE w
   sprawie oceny wpływu na środowisko naturalne) to czy jego realizacja była zgodna ze
   wspólnotowymi wymogami odnośnie środowiska naturalnego (dotyczy wyłącznie raportu
   końcowego)?

           TAK (uzasadnienie):

           NIE (uzasadnienie):

           NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Realizacja projektu nie miała wpływu na środowisko
           naturalne.

10. Jeżeli projekt obejmował pomoc publiczną to czy został zrealizowany zgodnie z unijnymi
   wymogami dotyczącymi tej dziedziny? Czy beneficjent przestrzegał zasad wynikających
   zustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
   publicznej (dotyczy wyłącznie raportu końcowego)?
                                                   16
            TAK (uzasadnienie):

            NIE (uzasadnienie):

            NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Projekt nie posiadał komponentu z zakresu pomocy
            publicznej.

11. Finalna wartość wydatków dotyczącą poszczególnych celów szczegółowych. Należy
    przedstawić także aktualizację metodologii wykazującej podział kosztów między cele
    szczegółowe (z uwzględnieniem charakteru działań, liczby osób objętych wsparciem,
    intensywności wsparcia itd.)dołączonej do wniosku o przyznanie dofinansowania-(dotyczy
    wyłącznie raportu końcowego)

    Cel szczegółowy nr 1 Azyl: 5 117 195,33 zł

    Cel szczegółowy nr 2 Integracja/Legalna migracja: 13 627 109,96 zł

12. Informacja o miejscu archiwizacji dokumentów (w przypadku zmiany miejsca archiwizacji
    dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez beneficjenta działalności
    należy pisemnie poinformować COPE MSWIA o miejscu archiwizacji dokumentów) - dotyczy
    wyłącznie raportu końcowego:

    Siedziba Urzędu do Spraw Cudzoziemców

13. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego:

    Oświadczam, że

   1) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 9 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego*! zobowiązuję się do
      zapewnienia trwałości Projektu przez okres co najmniej 3 lat od zatwierdzenia przez Organ
      Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu, zgodnie z Podręcznikiem dla Beneficjenta
   2) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 10 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego” zobowiązuję się
      do pozostawania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej 3 lat od momentu zakończenia
      Projektu i użytkowania przedmiotowego sprzętu na rzecz kontynuacji działań przewidzianych
      Projektem lub działalność statutową Beneficjenta przez ten sam okres, o ile, w uzasadnionych
      przypadkach, sprzęt nie zostanie przekazany nieodpłatnie uczestnikom Projektu

14. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego: jeżeli przedmiotem projektu jest finansowanie
    infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych, które wykorzystywane są również
    do innych celów niż cele FAMI należy określić proporcję faktycznego wykorzystania.

    Zgodnie z dołączoną do wniosku o dofinasowanie metodologią, przeanalizowano wszystkie rejestry
    modernizowanego w ramach projektu systemu oraz wykorzystywanej do niego infrastruktury pod
    katem kwalifikowalności FAMI i na tej podstawie oszacowano procent, w jakim realizacja zadań
    wpisuje się w cele funduszu. W rezultacie ustalono, że działania są kwalifikowalne w ramach FAMI
    w 69,87%, zaś pozostałe rejestry (30,31%) zostały uwzględnione w projekcie na poczet
    zwiększenia wkładu krajowego. Kwota dotycząca działań w zakresie pozostałych rejestrów
    systemu spowodowała obniżenie poziomu finansowania co przy wkładzie FAMI 75% daje proporcję
    w projekcie 52,40%.




15. Załączniki:

            1.    Formularz wskaźników

            2.    Formularz wskaźników

            3.    Zestawienie wydatków


1 * Niepotrzebne skreślić
                                                    17
4.   Wniosek o poświadczenie wydatków




                                   18
