                           Fundusz Azylu, Migracji i Integracji

                                        Raport Końcowy

                                    okres objęty raportem:

                               od 01.11.2018 do 31.12.2023
                                      część merytoryczna
                                          Należy wysłać do:

                    Centrum Obsługi Projektów Europejskich
                Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
                               Raport składany w formie elektronicznej



                  Numer projektu lub numer umowy finansowej: 1/8-2018/BK-FAMI

 Tytuł projektu: Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw



                         Nazwa beneficjenta: Urząd do Spraw Cudzoziemców



 1.    Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

W wyniku realizacji projektu rozwinięto System Pobyt v. 2 poprzez utworzenie modułu obsługi
spraw, który znacząco usprawnił prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach z
zakresu legalizacji pobytu. Projekt obejmował następujące zadania:

      -   zaprojektowanie i wykonanie modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu
          obsługi spraw oraz jego wdrożenie.
      -   zakup, dostawę i konfigurację urządzeń oraz licencji niezbędnych do zapewnienia poprawnego
          działania modułu obsługi spraw.
      -   zakup materiałów promocyjnych informujących o zmodernizowaniu Systemu Pobyt v.2, w
          zakresie utworzenia modułu obsługi spraw.
      — _ przetłumaczenie treści specjalistycznych znajdujących się w Module Obsługi Spraw.
      — rozbudowę o dodatkowe funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw.
      — zakup infrastruktury niezbędnej do rozbudowania modułu.
      -— opracowanie schematów graficznych procedur dostępnych w Module Obsługi Spraw.
      - _ aktualizację filmów instruktażowych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z Modulu
          Obsługi Spraw.
      - aktualizację treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz ich
          przetłumaczenie na języki obce dostępne w Module Obsługi Spraw.

Pozostałe działania opisano szczegółowo poniżej w raporcie.

2.    Harmonogram realizacji projektu:

Harmonogram   zgodnie    z|Opis realizacji działań w. Wyjaśnienie rozbieżności
umową    finansową     (tj. |danym             okresie
Harmonogramem — realizacji |sprawozdawczym
projektu  zawartym      w
Formularzu Wniosku)

Działanie 1                   5 sierpnia    2020 r., została       Etap 1 - Przygotowany dokument
                              podpisana        umowa        nr     wskazał na konieczność zmian w
Zaprojektowanie, wykonanie    1027/UDSC/20 na realizację           pierwotnym wniosku projektowym,
modernizacji Systemu Pobyt    działania          dotyczącego       aby spełniał bieżące i najpilniejsze
v.2 w zakresie utworzenia     przeprowadzenia          analizy     potrzeby cudzoziemców oraz
modułu obsługi spraw oraz     funkcjonalnej, zaprojektowania,      nowych założeń modułu.
jego wdrożenie                wykonania          modernizacji
                              Systemu Pobyt v.2. w zakresie        Etap 2 - ustalono, że zamawiający
                              utworzenia    modułu    obsługi      zobowiązany jest do podpisania
                              spraw oraz jego wdrożenie. 16        protokołu    odbioru     zawierającego
                              października nastąpił odbiór I       deklarację wykonawcy, że dokona
                              etapu,     polegającego        na    wdrożenia systemu MOS w terminie
                              wykonaniu            projektu        14 dni od zakończenia przez
                              wykonawczego. Aneks nr 1 do          zamawiającego       realizacji  innych
                              umowy został podpisany w             umów, mających wpływ na jego
                              dn.11 grudnia 2020 r. Aneks          wdrożenie.
                              nr 2     do  umowy został            Odbiór Umowy na migrację nastąpił z
                              podpisany 25 stycznia 2020 r.,       dniem 28 lipca 2021 r. Finaine
                              Etap 1 - zakończony w 2020 uruchomienie produkcyjne nastąpiło
                              roku.                                w dniu 30 sierpnia 2021r. Opóźnienie
                              Etap 2 - zakończony w I              spowodowane       było   opóźnieniem
                              kwartałe 2021 r.                     migracji a następnie niedostępnością
                                                                   kluczowych               pracowników
                              Działanie zrealiżuwanie.             żaliawiającegu,    których   obecność
                                                                   była niezbędna do prawidłowego i
                                                                   skutecznego uruchomienia portalu.
Działanie 2                 Zrealizowano zakup licencji do
                            edycji aktywnych plików PDF z
Zakup,       dostawa      i Umowy ramowej COAR nr
konfiguracja urządzeń oraz 2019/14
licencji      niezbędnych   do Umowa      wykonawcza          nr
poprawnego         działania 912/UD$C/21 z dn. 5 sierpnia
modułu obsługi spraw.        2021 r.

                              Umowa została zrealizowana.

                              Działanie zrealizowane.

Działanie 3                 Umowa nr 700/UD$C/2021 na
                            zakup             materiałów
Zakup           materiałów promocyjnych           została
promocyjnych informujących podpisana w dniu 30.06.2021 r.
o zmodernizowanie Systemu Umowa została zrealizowana.
Pobyt   v.2,  w    zakresie
utworzenia modułu obsługi Działanie zrealizowane.
spraw.

Działanie 3A                  W dniu 12.09.2023 została Z    uwagi,   iż   zdecydowano      o
                              zawarta       umowa     nr przygotowaniu trzech wersji plakatów
Przeprowadzenie       działań 1397/UDSC/23 na wykonanie (na każdym 3 wersje językowe), a nie
informacyjnych pod kątem plakatów i ulotek. Aneks nr i jak pierwotnie zakładano jeden plakat
zmian w prawie i sposobie do umowy został zawarty w dn. z siedmioma wersjami językowymi,
korzystania z MOS 2.0         18 października 2023 r.    zawarto aneks do umowy.

                              Umowa została zrealizowana.

                              Działanie zrealizowane.

Działanie 3B                  W dniu    26.09.2023       została
                              zawarta     umowa               nr
                                                  2
Aktualizacja          filmów 1456/UDSC/23 na aktualizację
instruktażowych pod kątem filmów instruktażowych.
zmian w prawie i sposobie
korzystania z MOS 2.0        Umowa została zrealizowana.

                                     Działanie zrealizowane.

Działanie 3C                     W dniu 26 września 2023 r.,
                                 została zawarta umowa nr
Przeprowadzenie     kampanii         1533/UDSC/23              na
informacyjnej skupiającej się    przeprowadzenie         kampanii
wokół                nowych      informacyjnej w        pojazdach
funkcjonalności       portalu    komunikacji.
Moduł Obsługi Spraw w
wersji 2.0.                      Umowa została zrealizowana.

                                 27 października 2023 r.
                                 została zawarta umowa nr
                                 1869/UDSC/23 na dostawę
                                 materiałów promocyjnych na
                                 planowaną konferencję.

                                 Umowa została zrealizowana.

                                 17 listopada 2023 r., została
                                 zawarta      umowa         Lit
                                 1870/UDSC/23 na dostawę
                                 kolejnych         materiałów
                                 promocyjnych.

                                 Umowa została zrealizowana.

                                Postępowanie                nr
                                66/KONFERENCJA-                Zdecydowano     o    unieważnieniu
                                DKiBM/TP/23 na świadczenie postępowania                         nr
                                usług konferencyjnych oraz 66/KONFERENCJA-DKiBM/TP/23.
                                hotelarsko-gastronomicznych    Żamawiający, dokonując oceny etapu
                                podczas            konferencji postępowania      o      udzielenie
                                informacyjnej skupiającej się zamówienia publicznego, stwierdził,
                                wokół nowych funkcjonalności że jego dalsze prowadzenie i
                                portalu Moduł Obsługi Spraw udzielenie zamówienia prowadzi do
                                w wersji 2.0 zorganizowanej konieczności unieważnienia umowy
                                dla przedstawicieli Urzędów ze           względu   na   istotną   wadę,
                                Wojewódzkich i pracowników ponieważ nie da się usunąć błędów
                                Urzędu      do       Spraw dotyczących   zmiany    SWZ    po
                                Cudzoziemców,             zostało dokonaniu                   czynności
                                unieważnione      w     dn, 29 niepowtarzalnych,      takich    jak
                                listopada 2023 r.              czynność upływu terminu składania
                                                               ofert.
                                Ponownie            ogłoszone
                                postępowanie                nr W       ponownie         ogłoszonym
                                75IKONFERENCJA-DKIBM-          postępowaniu                      nr
                                2ITP/23,   również     zostało 75/IKONFERENCJA-DKiBM/2-TP/23
                                unieważnione w dn. 20.12.2023 wykonawca,         którego     ofertę
                                r.                                  odrzucono, wniósł odwołanie, które
                                                                    następnie wycofał w dn. 19 grudnia
                                Działanie w części                  2023r. Na tym etapie postępowania,
                                niezrealizowane.                    tj. w wyniku wycofania odwołania po
                                                                    dniu 19.12.2023r. żaden Wykonawca,
                                                                    niepodlegający odrzuceniu nie może
                                                                    wypełnić wymaganego świadczenia,
                                                                    ze względu na upływ terminu
                                                                    wykonania umowy. W związku z
                                                                       powyższym, w dn. 20.12.2023 r.,
                                                                       dokonano          unieważnienia
                                                                       postępowania.
Działanie
        4                        Umowa           1752/UDSG/2021
                           została podpisana w dn. 27
Przetłumaczenie     treści listopada 2021 r. Aneks nr 1
specjalistycznych          do umowy został zawarty 15
znajdujących się w Module grudnia 2021 r.
Obsługi Spraw
                           Umowa została zrealizowana.

                                 Działanie zrealizowane.

Działanie 4A                  W okresie 07.12.2023 na Z uwagi             na   brak   możliwości
                              bieżąco    była     redagowana przygotowania i przeprowadzenia
Aktualizacja           treści część portalu dot. aktualności. postepowania w trybie przetargu
informacyjnych/specjalistycz                                  nieograniczonego    i _ podpisania
nych dostępnych na portalu Działanie zrealizowane w umowy z terminem realizacji do
oraz ich przetłumaczenie na zakresie aktualizacji treści.     15.12.2023, zapewniając przy tym
języki    obce   dostępne   na                                         wykonawcy    odpowiedni    czas   na
portalu                          Rezygnacja z tłumaczeń.               realizację   zamówienia,     podjęto
                                                                       decyzję o rezygnacji z ttumaczenia.

Działanie 5                 W dniu 6 września 2022 r.
                            została zawarta umowa nr
Wykonanie    modernizacji | 1486/UDSC/22           na
Systemu Pobyt w zakresie modernizację oraz utrzymanie
rozbudowy modułu obsługi wraz               ze        wsparciem
spraw            o   nowe technicznym Systemu Pobyt (w
funkcjonalności („MOS 2.0”) tym    Krajowego _ Systemu
oraz ich wdrożenie          Konsultacyjnego)       oraz
                                 utrzymanie       i     wsparcie
                                 techniczne     portalu _ Moduł
                                 Obsługi Spraw, w którym
                                 rozbudowa Modułu Obsługi
                                 Spraw została wskazana w
                                 ramach prawa
                                 opcji. W dniu 27.09.2022 roku
                                 zostało podpisane
                                 oświadczenie woli, iż Urząd
                                 przystępuje do realizacji
                                 zamówienia w ramach prawa
                                 opcji na zasadach określonych
                                 w ww. umowie.
                                 Zamówienie      w   części     dot.
                                 prawa       opcji           zostało
                                 zrealizowane.

                                 Działanie zrealizowane.

Działanie 6                      Umowa     nr    1769/UDSC/22,
                                 została zawarta w dn. 6
Zakup,       dostawa      i      października 2022 r. Aneks nr
konfiguracja urządzeń oraz       1 do umowy zawarty w dniu 15
licencji  niezbędnych   do       grudnia 2022 r.
zapewnienia rozbudowy MOS        Aneks nr 2 do umowy zawarty
do MOS 2.0                       w dniu 9 lutego 2023 r.
                                 Umowa została zrealizowana.


                                 Działanie zrealizowane.
 Działanie 6A                     W wyniku przeprowadzonego
                                  postępowania           ne
 Zakup i dostawa sprzętu 31/OPROGRAMOWANIE/TP/2
 komputerowego            oraz 3 o udzielenie zamówienia
 niezbędnych     licencji   na publicznego          w      trybie
 użytek pracowników Urzędu podstawowym, pn. „Dostawa
 bezpośrednio                   licencji       oprogramowania
 zaangażowanych w projekt Microsoft              Office       lub
 modernizacji MOS, w związku
                               równoważnych na potrzeby
z trwającymi pracami nad
                               Urzędu           do        Spraw
wersją       MOS      2.0    i
                               Cudzoziemców”,         w dn. 28
koniecznością     dokładnego
                               listopada 2023 r., zawarto
przetestowania         nowych
                               umowę nr 2181/UDSC/23 na
funkcjonalności     MOS 2.0
                               zakup           12        licencji
oraz           koniecznością
                               oprogramowania dla systemu
wyeliminowania         błędów
                               operacyjnego       Windows,     tj.
występujących              na
                               Microsoft Office 2021. Umowa
urządzeniach wyposażonych
                               została zrealizowana.
w      mniej    powszechnie
                               Udzielono     i     zrealizowano
stosowane oprogramowanie.
                                 zlecenie nr 2330/UDS$C/23 na
                                 dostawę 2 licencji MS Office
                                 MAC DEV ŚL.

                                 W dniu 6 listopada 2023 r.,
                                 zawarto     umowę       nr
                                 1872/UDSC/2023, w ramach
                                 przeprowadzonego
                                 postępowania wykonawczego
                                 nr WNZ-002754 na podstawie
                                 umowy       ramowej        nr
                                 2023/03/2/GALAXY, zawartej w
                                 wyniku realizacji zamówienia
                                 centralnego     na   dostawy
                                 monitorów      na       potrzeby
                                 Jednostek           Administracji
                                 Państwowej,    przez        Centrum
                                 Obsługi             Administracji
                                Rządowej.     Umowa           została
                                zrealizowana.

                                W dniu 6 listopada 2023r.,
                                zawarto  umowę          nr
                                1873/UD$C/2023,          w    wyniku
                                przeprowadzonego
                                postępowania wykonawczego
                                nr WNZ-002755 na podstawie
                                umowy         ramowej        nr
                                2023/03/3/GALAXY, zawartej w
                                wyniku realizacji zamówienia
                                centralnego     na     dostawy
                                komputerów przenośnych oraz
                                stacji dokujących na potrzeby
                                Jednostek         Administracji
                                Państwowej, przeż Centrum
                                Obsługi           Administracji
                                Rządowej.     Umowa     została
                                zrealizowana.


                                W dniu 8 listopada 2023r.,
                                zawarto      umowę                nr
                                1874/UDSC/2023,       w.     wyniku
                                                     5
                                 przeprowadzonego
                                 postępowania wykonawczego
                                 nr WNZ-002756 na podstawie
                                 umowy       ramowej     nr
                                 2023/03/4/GALAXY, zawartej w
                                 wyniku realizacji zamówienia
                                 centralnego     na     dostawy
                                 tabletów na potrzeby Jednostek
                                 Administracji      Państwowej,
                                 przez      Centrum      Obsługi
                                 Administracji        Rządowej.
                                 Umowa została zrealizowana.


                                 Działanie zrealizowane.

Działanie 7                      W dniu      18.09.2023     została
                                 zawarta         umowa           nr
Opracowanie   schematów 1383/UDSC/2023            na
graficznych     procedur wykonanie infografik. Umowa
dostępnych  w   MOS    w została zrealizowana.
różnych              wersjach
językowych               oraz
zobrazowania      graficznego
istotnych           zagadnień Działanie zrealizowane.
migracyjnych.
Działanie 8                  Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
                             1) utworzenie podstawowego
Utworzenie      podstawowego mechanizmu       komunikacji
mechanizmu    komunikacji masowej w MOS;
masowej w MOS 2.0.        2) utworzenie mechanizmu
                                 wersjonowania       artykułów   w
                                 sekcji informacyjnej;
                                 3) przygotowanie i wdrożenie
                                 zmian dotyczących obsługi i
                                 funkcjonowania wniosków w
                                 portalu Moduł Obsługi Spraw
                                 oraz w odpowiednich rejestrach
                                 Sl Pobyt została zawarta 16
                                 listopada    2023     r.   Umowa
                                 została zrealizowane.

                                 Działanie zrealizowane.
Działanie 9                      Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
                                 1) utworzenie podstawowego
Wdrożenie               zmian    mechanizmu           komunikacji
dotyczących       obsługi    i   masowej w MOS;
funkcjonowania wniosków w        2) utworzenie mechanizmu
portału Moduł Obsługi Spraw      wersjonowania artykułów w
oraz     w      odpowiednich     sekcji informacyjnej;
rejestrach SI Pobyt.             3) przygotowanie i wdrożenie
                                 zmian dotyczących obsługi i
                                 funkcjonowania wniosków w
                                 portału
                                 Moduł Obsługi Spraw oraz w
                                 odpowiednich rejestrach SI
                                 Pobyt. została zawarta 16
                                 listopada 2023 r. Umowa
                                 została zrealizowana.
                                 Działanie zrealizowane.

Działanie 10                 Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
                             1) utworzenie podstawowego
Utworzenie      mechanizmu | mechanizmu          komunikacji
wersjonowania artykułów i | masowej    w MOS;
planowania publikacji.      2) utworzenie mechanizmu
                            wersjonowania artykułów w
                            sekcji informacyjnej;
                            3) przygotowanie i wdrożenie
                            zmian dotyczących obsługi i
                            funkcjonowania wniosków w
                            portalu Moduł Obsługi Spraw
                            oraz w odpowiednich rejestrach
                            SI Pobyt została zawarta 16
                            listopada 2023 r. Umowa
                            została zrealizowana.
                            Działanie zrealizowane.




3. Modyfikacje projektu: wniosku o dofinansowanie (działania, harmonogram, inne), budżetu,
   formularza wskaźników:

   a)    zmiany, które nie wymagają zgody OD lub aneksowania umowy wraz z uzasadnieniem;
         W ramach działania 8A zuecyduwańu v wyurukuwariu 500 sztuk plakatów w 3 wersjach
         językowych (na każdym plakacie 3 różne języki, przy użyciu w sumie 7 wersji językowych).
         Pierwotnie było zaplanowane stworzenie jednej wersji plakatu, na którym zamierzano
         zamieścić informację w 7 wersjach językowych. Jednakże, z uwagi na fakt, że plakat
         zawierający 7 wersji językowych byłby nieprzejrzysty | mało czytelny, zdecydowano o
         przygotowaniu trzech wersji plakatów, każdy zawierający informacje w 3 wersjach językowych.
         W działaniu 3C „Przeprowadzenie kampanii informacyjnej skupiającej się wokół nowych
         funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0" w ramach ww. kampanii
         informacyjnej przeprowadzonej w pojazdach komunikacji miejskiej, zdecydowano o
         dopuszczeniu prowadzenia kampanii nie tyko w miastach wojewódzkich, ale także w innych
         większych miastach w danym województwie. Powyższa zmiana wynika z braku możliwości
         zapewnienia odpowiedniej liczby nośników i pojazdów (w których będzie prowadzona
         kampania) w niektórych miastach wojewódzkich, wobec czego zdecydowano o rozszerzeniu
         kampanii o inne miasta z poszczególnych województw.

         Z uwagi iż najkorzystniejsza oferta w ramach zadania częściowego numer 2 (dostarczenie
         oznakowanych materiałów promocyjnych dla cudzoziemców) przekraczała środki, które
         Zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia, dokonano zmiany w ramach przesunięć
         do limitu 10% kosztów bezpośrednich - przesunięcie z poz. G4 do poz. G2 kwoty 543,66 zł, z
         poz. G6 do poz. G5 w kwocie 1 941,80 zł oraz z poz. G3 do poz. G5 w kwocie 149,20 zł.

   b)   zmiany, które zostały zatwierdzone przez OD (krótki opis zmiany, data zatwierdzenia
        przez OD).


        24 czerwca 2019 r. za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.21.2019/BZ zostały zaakceptowane
        zmiany wniosku o dofinansowanie, uwzględniające: zmianę w budżecie projektu w kategorii A,
        polegająca na zmianach w pozycji A1 odnośnie opisu pozycji jednostki, liczby jednostek oraz
        ceny jednostkowej. Przekazano budżet projektu zawierający skorygowaną kwotę
        dofinansowania FAMI oraz odpowiednie wskazanie dofinansowania z budżetu państwa.
        Pismem nr 24 stycznia 2020 r., OD za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.30.2020/BZ
        przekazał właściwy budżet, uwzględniający przedmiotowe zmiany.

        12 maja 2020 r., za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.30.2020/B2 został zaakceptowany
        wniosek o zmianę wniosku o dofinansowanie dotyczący modyfikacji opisu projektu i zakresu
        funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw. Ponadto przekazano zmieniony harmonogram projektu
        i budżet zawierający zaktualizowaną kwotę działań w pozycji I1 i 12.

                                                    7
        16 grudnia 2020 r., wniosek o zmianę w projekcie dotyczący dodania nowego działania -
        tłumaczenie treści znajdujących się w Module Obsługi Spraw i poddziałania - zakupu licencji do
        obsługi dokumentów w formacie .pdf oraz związanego z tym zwiększenie budżetu projektu i
        wydłużenia okresu jego realizacji, został zaakceptowany przez Międzyresortowy Zespół do
        spraw Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych. Aneks nr 1 do porozumienia finansowego
        został podpisany w dn. 14 stycznia 2021 r.

   3)   10 czerwca 2021 r. uzyskano akceptację wniosku o zmianę - przedłużenie projektu do 31.12
        2021 r. w celu umożliwienia realizacji działania dotyczącego przetłumaczenia treści
        specjalistycznych, zakupu materiałów promocyjnych oraz zakupu licencji do edycji aktywnych
        plików PDF. Wydłużenie realizacji ww. działań związane jest z opóźnieniem dotyczącym
        wdrożenia systemu.

   4)   Wdn.01.12.2021 wystąpiono do COPE MSWIA z wnioskiem o zmianę ujmującym:
         — _ wprowadzenie działania nr 5 obejmującego dodatkowe funkcjonalności modułu obsługi
             spraw (rozbudowa MOS do „MOS 2.0”) i ich wdrożenie oraz działania 6 polegającego na
             zakupie infrastruktury niezbędnej do rozbudowania modułu w ww. zakresie (zmianie
             uległ. pkt II 3, 4, 6
         —-  wniosku) i tym samym zwiększenie budżetu projektu;
         -   wprowadzenie działania nr 7 obejmującego opracowanie schematów graficznych
              procedur dostępnych w MOS w różnych wersjach językowych oraz zobrazowania
              graficznego istotnych zagadnień migracyjnych, jak również przygotowanie szablonów
              graficznych dla komunikatów zamieszczanych na stronie — informacyjnych,
              alarmujących, o zmianach w prawie, o zmianach w organizacji, okazjonalnych, i tym
              samym zwiększenie budżetu projektu;
         -    wprowadzenie niezbędnych dodatkowych poddziałań - 3A (przeprowadzenie działań
              informacyjnych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z MOS 2.0.), 3B
              (aktualizacja
         —    filmów instruktażowych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z MOS 2.0.)
              oraz 4A (Aktualizacja treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz
              ich przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu) — rozszerzających pierwotne
              działania (3 i 4), w związku z rozbudową MOS do MOS 2.0., mających charakter
              informacyjny/dot. aktualizacji treści, co również prowadzi do zwiększenia budżetu
              projektu.
         —    wydłużenie terminu realizacji projektu z 31.12.2021 r. do 31.12.2022 r. w związku z
             zaplanowaniem dodatkowych działań;
         - _ zmianę wskaźników projektu w związku z dodaniem nowych działań;
         -   zmianę budżetu projektu — zwiększenie w związku z dodatkowymi działaniami oraz
             dostosowanie już poniesionych wydatków i zawartych umów.

        W dn. 20 grudnia 2021 wniosek został rozesłany do opinii Międzyresortowego Zespołu do
        spraw Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych, z terminem zgłoszenia uwag do 24
        grudnia 2021 r. Międzyresortowy Zespół do spraw Europejskich Funduszy Spraw
        Wewnętrznych za pismem nr DFE-WEFSW-0823-12-1/2021(45) z dn. 3 stycznia 2022 roku,
        poinformował o niezgłoszeniu uwag do wniosku. W dn. 31.01.2022 roku został podpisany Aneks
        nr 2 do porozumienia finansowego.

   5)   Wdhn. 21.12.2021 wystąpiono do COPE MSWIA z wnioskiem o zmianę ujmującym wydłużenie
        terminu realizacji projektu z 31.12.2021 r. do 31.01.2022r. Wniosek został zaakceptowany
        pismem     z     Centrum     Obsługi    Projektów   Europejskich   (MSWIA    nr    COPE-
        AM.4800.138.1.131.2021/NJ z dnia 21 grudnia 2021 roku.

   6)   Wdhn. 13.06.2022 wystąpiono da COPE MSWIA z wnioskiem o zmianę ujmującym wydłużenie
        terminu realizacji projektu z 31.12.2022 r. do 31.12.2023 r. Wniosek został zaakceptowany
        przez COPE MSWIA w dn. 24.06.2022 r za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.159.2022/NJ.


10) - Wdniu 24 maja 2023 roku wystąpiono do COPE MSWIA z wnioskiem o zmianę ujmującym m.in.:
       — dodanie do działania nr 3A nowego zadania, polegającego na zakupie ulotek w temacie
         wprowadzonych nowych funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0;
       — doprecyzowanie zakresu działania 3B;
        — wprowadzenie dodatkowego działania 3C — przeprowadzenie kampanii informacyjnej
           skupiającej się wokół nowych funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0;
        — dodanie do działania nr 4A nowego zadania związanego z utrzymywaniem panelu
           informacyjnego MOS (Aktualności);
        — dodanie dodatkowego działania 6A związanego z zakupem sprzętu komputerowego oraz
           licencji na użytek pracowników Urzędu;
        -— dodanie dodatkowego działania 8 - utworzenie podstawowego mechanizmu komunikacji
           masowej w MOS 2.0;
        — dodanie dodatkowego działania 9 - wdrożenie zmian dotyczących obsługi i funkcjonowania
           wniosków w portalu Moduł Obsługi Spraw oraz w odpowiednich rejestrach SI Pobyt;
        — dodanie dodatkowego działania 10 - utworzenie mechanizmu wersjonowania artykułów i
           planowania publikacji;
           zmniejszenie zakresu tłumaczenia w ramach działania 4A.
        Wniosek został zaakceptowany przez COPE MSWIA w dn. 19.06.2023 za pismem nr
        COPE.AM. 4800.138.1.196.2022/JSz.

4. Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu końcowego
   — szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń
   przedstawionych w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu
    końcowego):



Zamierzone        rezultaty       jak    Osiągnięte rezultaty
założono w opisie           projektu
będącym częścią wniosku

Rozwój       Systemu     Pobyt w | Rezultat został osiągnięty poprzez utworzenie Modułu Obsługi
zakresie      utworzenia     Modułu | Spraw, ułatwiającego złożenie wniosku z poprawnymi danymi
Obsługi      Spraw, (rozbudowa | co poskutkowało poprawą jakości danych w Systemie Pobyt.
modułu), który będzie wspierać MOS wspiera realizację działań statutowych ponieważ za jego
realizację    statutowych     działań    pośrednictwem cudzoziemcy otrzymali możliwość wypełnienia
wojewodów       oraz   Urzędu      do    online wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt w Polsce w
Spraw Cudzoziemców.                      bezpieczny i prosty sposób. Przy wypełnieniu wniosku
                                         cudzoziemiec otrzymał możliwość korzystania z pomocy
                                         kontekstowej, która tłumaczy zagadnienia i pola wniosku oraz
                                         pomaga wypełnić wniosek w sposób kompletny, wyczerpujący
                                         i   poprawny.     Szereg    materiałów     informacyjnych
                                         zamieszczonych w MOS, takich jak listy kontrolne, filmy,
                                         informacje o najczęściej popełnianych błędach czy ankieta, za
                                         pośrednictwem której cudzoziemiec otrzyma spersonalizowaną
                                         informację dostosowaną do swoich potrzeb oraz sytuacji, w
                                         jakiej się znajduje, podnoszą poziom wiedzy oraz świadomości
                                         klientów w zakresie swojej sytuacji pobytowej oraz przepisów
                                         prawa, które ich obowiązują.

Usprawnienie          postępowań         Rezultat dotyczący usprawnienia postępowań został osiągnięty
administracyjnych,                       poprzez wdrożenie Modułu Obsługi Spraw, dzięki któremu
prowadzonych       przez urzędy          cudzoziemcy otrzymali możliwości poprawnego i kompletnego
wojewódzkie oraz przez Szefa             wypełnienia wniosków online, co poskutkowało poprawą
Urzędu          do          Spraw        stopnia referencyjności właściwych rejestrów Krajowego Zbioru
Cudzoziemców        w _ zakresie         Rejestrów i Ewidencji Wykazu w sprawach cudzoziemców.
legalnej migracji, co wpłynie na         Ponadto wypełnienie wniosków online poprzez samych
zwiększenie          efektywności,       cudzoziemców      spowodowało       zmniejszenie   obciążenia
wzmocnienie       i - ulepszenie         Urzędów     Wojewódzkich      czynnościami    związanymi    z
struktury    migracyjnej      oraz       wprowadzaniem, uzupełnianiem i edycją danych do Systemu
systemu gromadzenia danych o             Pobyt. Proces ten przyczynił się do zwiększenia efektywności i
cudzoziemcach                            usprawnienia procesu obsługi klienta.


                                         Rezultat osiągnięto poprzez modernizację systemu Pobyt,
Usprawnienie                realizacji

                                                          9
postępowań administracyjnych,       dzięki któremu:
a tym samym do udoskonalenia
oraz     przyspieszenia działań     -poprawiono stopnień referencyjności danych w Systemie
instytucjj w zakresie legalnej      Pobyt poprzez modernizacje odpowiednich rejestrów, tak aby
migracji                            wiernie odzwierciedlały zakres danych przekazywanych przez
                                    cudzoziemca do wniosku, a także odpowiadały klasyfikacji
                                    danych w innych rejestrach publicznych (TERYT dla wniosków
                                    z danymi przekazywanymi przez MOS, klasyfikacja zawodów),

                                    -ułatwiono złożenie kompletnych (w zakresie formularza)
                                    wniosków,

                                    -zmniejszono obciążenie administracyjne wojewodów poprzez
                                    brak konieczności ręcznego wpisywania danych dla wniosków
                                    przekazywanych przez MOS,

                                    -stworzono    warunki    do   elektronicznego   prowadzenia
                                    niektórych czynności administracyjnych w obrębie postępowań
                                    (np. opiniowania zagrożeń).

                                    Usprawnienie procesu       komunikacji   nastąpiło poprzez
Usprawnienie            procesu
                                    stworzenie referencyjnego portalu, w którym zamieszczane są
komunikacji      w      zakresie
                                    treści informacyjne związane z legainą migracją. Dzięki niemu
przekazywania              treści
                                    cudzoziemiec za pośrednictwem darmowych, napisanych
informacyjnych       dotyczących
                                    prostym językiem oraz przedstawionych w języku dla niego
leqalizacji pobytu, jak również w
                                    źtużuiniałym maletułów imuże zapużiać się 2 Urzepisatni
zakresie    zasad    wypełnienia
                                    prawa     oraz    otrzymać      spersonalizowaną     informację
wniosków
                                    dostosowaną do swoich potrzeb oraz sytuacji, w jakiej się
                                    znajduje. Cudzoziemiec ma do dyspozycji na bieżąco
                                    aktualizowane treści edukacyjne, które pomogą mu w zakresie
                                    poprawnego, pełnego i wzorcowego wypełnienia wniosków w
                                    sprawach legalizacji pobytu. Ponadto w MOS znajduje się
                                    również formularz kontaktowy, za pośrednictwem którego po
                                    wypełnieniu danych cudzoziemiec może zwrócić się do Urzędu
                                    do Spraw Cudzoziemców z pytaniem w zakresie legalizacji
                                    pobytu.

                                    Przygotowanie mechanizmów i rozwiązań w systemie MOS
Dostosowanie           procesów
                                    pozwałających na poprawne wdrożenie procesów biznesowych
biznesowych i procesów obsługi
                                    i procesów obsługi konta w MOS w związku ze zmieniającymi
konta w MOS do zmieniających
                                    się przepisami prawa. Wspomniane wprowadzone zmiany w
się przepisów prawa krajowego
                                    systemie są gotowe do uruchomienia i odpowiadają przepisom
przewidzianych projektem
                                    prawa, które w trakcie trwania ostatniego roku projektu, jak i w
                                    chwili jego zakończenia były w zaawansowanej fazie
                                    uzgadniania. Powyższe zrealizowane zmiany w MOS pozwolą
                                    na składanie wniosków w sposób w pelni elektroniczny w
                                    zgodzie ze zmienianą procedurą.

                                    Usprawnienie procesu nastąpiło poprzez utworzenie na
Zwiększenie        skuteczności,
                                    stronie głównej w MOS zakładki „Aktualności”, w której na
jakości      i         szybkości
                                    bieżąco zamieszczanie są artykuły dotyczące legalizacji
publikowanych artykułów w MOS
                                    pobytu i prawa migracyjnego — istotne dła cudzoziemców.
dotyczących legalizacji pobytu i
                                    Dzięki temu cudzoziemcy w widoczny i skuteczny sposób
prawa migracyjnego istotnych
                                    stale informowani są o zmianach w prawie.
dla cudzoziemców




5.   Lista osób zaangażowanych w realizację projektu (w tym wolontariuszy) wraz z informacją
     nt. funkcji pełnionej w projekcie oraz formy (dotyczy także osób wynagradzanych w ramach
     kosztów pośrednich):

                                                      10
Ip. | Imię i nazwisko   Funkcja w projekcie           Pozycja   Forma zatrudnienia
                                                      budżetu
                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę

                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę
                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę

                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę

                        Pracownik merytoryczny                  Umowa zlecenie
                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę

                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę


                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę

                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę

                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę

                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę
                        Pracownik merytoryczny        A         Umowa o pracę

                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        brójsktu
                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        projektu


                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        projektu

                        Personel          obsługowy | J         Umowa o prace
                        projektu
                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel          obsługowy | J         Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel      obsługowy | J             Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel      obsługowy | J             Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel      obsługowy | J             Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel      obsługowy | J             Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel      obsługowy | J             Umowa o pracę
                        projektu
                        Personel      obsługowy | J             Umowa o pracę
                        projektu

                                     11
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Pracownik                         Umowa o pracę
merytoryczny/Personel
obsługowy projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel       obsługowy          Umowa o pracę
projektu
Personel       obsługowy          Umowa o pracę
projektu
Persone!       obsługowy          Umowa o pracę
projektu
Personel       obsługowy          Umowa o pracę
projektu
Personel       obsługowy          Umowa o pracę
projektu
Personel       obsługowy          Umowa o pracę
projektu
Personel       obsługowy          Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę
projektu
Personel        obsługowy   c     Umowa o pracę
projektu
Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
Pracownik                   Al.   Umowa o pracę
merytoryczny/Personel
obsługowy projektu
Personel        obsługowy         Umowa o pracę

              12
                                  projektu
                                  Personel        obsługowy | J       Umowa o pracę
                                  projektu
                                  Personel        obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                 Personel         obsługowy | J       Umowa o pracę
                                 projektu
                                Petsone!       óbśługówy | J          Umowa o pracę
                                projektu
                                Pracownik merytoryczny     A          Umowa o pracę
                                Pracownik merytoryczny     A          Umowa o pracę
                                Pracownik merytoryczny     A          Umowa o pracę
                                Pracownik merytoryczny     A          Umowa o pracę
                                Personel       obsługowy | J          Umowa o pracę
                                projektu


 6. Wykaz zamówień udzielonych w raportowanym kwartale z zastosowaniem uproszczonej
    procedury przetargowej lub jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień
    publicznych.

Oświadczam, że we wszystkich przypadkach, gdy podpisanie kontraktu, umowy lub zlecenia
wykonania roboty lub usługi wymagało zastosowania uproszczonej procedury przetargowej lub
jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych zastosowano się do
wymogów wskazanych w ustawie oraz umowie finansowej.



WAŻNE — tabele dotyczą tylko zamówień, dla których procedura wyboru wykonawcy została
zakończona i dla których w okresie sprawozdawczym podpisana została umowa z wykonawcą.




                                             13
                                                                                                                              Aqez.qod
                                                                                                                                 eu
                                                                                                                             oGsamojniq
                                                                                                                               EJUBEM
                                                                                                                             ouesBoJdo
                                                                                                                                AMEJSOP
                                                                                                                             1! zepezids
                                                                                                                                eu o
                                                                                                                             Goufeiquso
                                                                                                                                 e
                                                                                                                             IusimQuWez
                                                                                                                              ifoezijea1
                                                                                                                               NYJUAM
                                                                                                                             m fejuemez
                                                                                                                              "GJHON
                                                                                                                             YWOATZ
                                                                                                                             O/pLIGLOZ
                                                                                                                             1u femOLIEJ
                                                                                                                                ANON
                                                                                                                              8lmej]spod
       „foeJbanuj | ifoelGN                                                                                                      obsz
   'niazy nzsnpunj obamofejy                                                                                                 OMEUOĄAM
 niuejboJg z o6auemoSueulijpdsM                                                                                                   Blu      Old Jeqoloy
'MBJA$ IBNISqO ninpojw Blusziowyn            *0'0 z byjodS pIoN EWoy                                      L                  emodajsod | seqopy '3zs QL
             SIS2JĄEZ                      OKNIQ +2 90'066 LZ Słow Eu                                 z0z'80zL                 oBeuozp | luemouweJBosdo
M Z'AJAqod nwajsAg efoeziujspo” | LZ/OSGN/ZL6 JU EZOMEUOYAM EMOLU[)                            Łz         -L          z       emoJdsz.d      BMEJSOP
   INY4"A8 8102-8/| JU IYSlOLd     pL/6L07 1u HĄVOD EMOWEJ EMOLU]             Le0z'80'60_ | 07'20'82 | z0%'8090 | 00'000 zz | nAluAm       ! zepszidg         Ł
          (Zdo z ibAzod                                                                     WuuU         7
 uokzouśpefod ndnyez nypedAzid                     UOŃOJZ M                  HALAWACIO | _ww-aa | op-*"* po       HOŃOJZ M
M) Mo- jmyelojd UoeweJ M ndnyez                       (Azokop 1sof)
 wełolwpsz.d jsef 09 EfPELIOJU|       - (psóz9 westuslupój6zmn 2)            fezomeu0yńm      SU                                        ZdO/ZMIS
          *usiu z fepzey                    AMOLUN KOMEUOYAM EMZEN '€           AMOWN      AIMOLIEZ      tz                           kuoajs kzsmield
M BMOLUN Jsef EUEMOSUEBUH UDAJOTĄ       [amOLUEJ AMOWN UDELUEJ M faHEMEZ      eluesidpod       E 6    OMELUOĄĄM      E         on        z eiupoSz        .
z Wyd mopyefosd/npyafosd Jawunu        fszameu0yAM AMOLUN JSOJEM JawnN           EjeQ]     luszsoj6o | kmoun z | uslmouez | emodójsod   EIUei]MQLUEZ          dl
ZEJO 108529 BU ojetzpod o ebeUuoJu]          femowei AMOoLUN 1euny4     '.                   BIEG    wod           OOM          qAu1       nioliupezid
                                                                                                      Ioeztjeai | oyunoezg                   EMZEN
                                        EIUSIMOWEZ EPEZIJECYH                                          S8JĄO
                                                                           SL
                                                                                                                            WnąUSJ
                                                                                                                            zazid 'fa
                                                                                                                           MOMISUEd
                                                                                                                           Ąajsoupap
                                                                                                                            Aqaz.jod
                                                                                                                                eu
                                                                                                                           MOJOjfuow
                                                                                                                            Amej]sop
                                                                                                                               Bu o
                                                                                                                           Gaujequso
                                                                                                                                 e         OLasre
                                                                                                                           lueimouez       SdlllHd
                                                                                                                            ifoezije21    MOJOJUOLU
                                                                                                                             nyluAm       EMBĄSOp
                                                                                                                           M f[eMOLUIEJ   i dnyez
                                                                                                                             AMOLUN
                                                                                                                            feuemez
                                                                                                                             ZBJO *
                                                                                                      €                     PSŁ200
                                                                                                  z0z'zt'LO                  "ZNM
        „IoBJbauj | tloelBiyj
                                                                                                      -€                     lu oBez
    'njKzy nzsnpun4 oGemofesy
                                                                                                  Z02'L-L'90               OMBUOYAM
 NWEJBOLj Z OGGUEMOSUEU|J4OdSM                      "oo                                           "4 Amowun                     Blu
"„MBJA$ |BnISqO ninpow Etusziowyn    z ds euzońjeunojuj KwajsAg %xejesg)                          EIOJEMEZ                 emodajsod
             Slse1yez                £ZOZ/OSANY/EŁ8L EZOMEUOĄAM EMOL)                                po                     oBauozp
M Z'A jAqod nuiajsA$ efoeziujspoj"                                                                                iz
                                             AXVv TvSrereoO/ez0c                           £e     lup Gz ziu               emoJdazid
   IWYv<"HH 8L0Z-8/1 Ju I4efold           Ju JYOQ EMOLEJ EMOLILf]          £c0z LL'90   0c'0L9L   feznip 81N   88'S7G te    DYTUAM M
                                                                                                                           femopEźy
                                                                                                                               o
                                                                                                                           EJ]SIUUpYy
                                                                                                                            IBnisqQ
                                                                                                                            wnąusy
                                                                                                                            zez.d fe
                                                                                                                           MONISUEJ
                                                                                                                               ifo
                                                                                                                           EJĄSIULUPY
                                                                                                                           yajsoupep
                                                                             8L
                                                                                                                              IBnisqO
                                                                                                                              wunqusg
                                                                                                                              zazid 'fa
                                                                                                                             MOMISUEd
                                                                                                                                  [e
                                                                                                                             EĄSIULUPY
                                                                                                                             ysjsoupep
                                                                                                                              Aqez.jod
                                                                                                                                Buy
                                                                                                                             sńokefnyop
                                                                                                                               |Dejs
                                                                                                                              ZEJO UJ
                                                                                                                             Augousz.d
                                                                                                                                 M
                                                                                                                             oiajndwoy
                                                                                                                              AmejsOp
                                                                                                                                eu o         modoąjde]
                                                                                                                             Geulejqus9    | uoAob[nyop
                                                                                                                                  e         ioBjs dnyez
                                                                                                                             IU8BIMOLUEZ
                                                                                                                              Ifoezijes1
                                                                                                                               nyluAm
                                                                                                                             M [8MOLUUEJ
                                                                                                                              Amoun
                                                                                                                              feuemez
                                                                                                         €                     ZBJO'
                                                                                                     £0z'zL'90                G92000
                                                                                                         -€                    "ZNAA
        „peJBazuj HfoEBIN                                                                            z0z'LL'90                du obsz
    "niAzy nzsnpuną obamofejy                                                                           po                   OMELOĄAM
 NWEJGOJq z obauEMOSUELUILJDdSM                       "00                                            "4 Amoun                    elu
-„MBJd$ IBNISqO NinpojW Elusziomin    z 'dg euzoAjewioju|j AuajsA$ AxEJES)                            BIOJEMEZ               emodajsod
             OIs8JyeEZ               SZOZ/OSONYEZBI EZOMEUOYĄAW. EMOWĄ)                                  po                   oGauozp
M Z'A JAqOd niajsA$ Efoeziuiepojy"            AXV TVD/EFEO/EZOZ                              4       Iup 0€ Zu   łz 0Z'g62   emoudszid
   IWV--HB 8LOZ-8/L JU płelold            Ju HVOD EMOLEI EMOLUf]             €g02'LL'90   0c01'91.   feznip SN      cel       NAĄIUŃM M
                                                                                                                              [emopEzy
                                                                                                                                 b
                                                                                                                             EĄSIURUpYy
                                                                                                                              Inisqo
                                                                           źL
                                     "femopkzy IDeqStuWpy 1BniIsYO UNNUsJ Z USAMOWEJ MOLIN UDBLIEJ M upAueMmOzZi|e8] HoAUZOIJgNnA USIMOLUEZ Ejp Ejeqe |
                                                                                                                        femopEzj
                                                                                                                           ib
                                                                                                                        EĄStULUPY
                                                                                                                         IBnisqO
                                                                                                                        wnajuszy
                                                                                                                        zezad 'fe
                                                                                                                        MOMISUEGJ
                                                                                                                           i
                                                                                                                       EJjSIUlLUpy
                                                                                                                       Aslsoupep
                                                                                                                        Aqeziqod
                                                                                                       €                  eu
       „oeubsjuj | |IDeJŚLNN                                                                      c0c' ZL'80            PSA
   'nikzy nzsnpunj oBsmofery                         *0'0                                             re ,              MBJSOP
 nuweuBo1d z oa8uEMOSUEUHJOdSM        ż'd$ suzońjeuuoju| AuajsAg 4XEJED      cz    CE 80        z                      Bouenuso
„MEJAS 'Bnisqo.WA BIUSZJOMIN         ZOZIOSANYY „ai owo EMO] | £ZOZ 1180 | zorg, | R Amown | 9000021                       E    mojejqej dnysz | *
              |
M z'AjAqod niweajsńg ebeziujspojy"                    IŁIEOrEZOC
                                           1U HJYOD EMOLUEJ EMOL]                                 BIDIEMEZ             lu8iIMOLUEZ
                                                                                                   ”                   | too,
   IWV--MB 8L0Z-8/L 1u piafold                                                                                          k
                                                                                                  iup 0ę ziu            femowei
                                                                                                  feZNIP IN              Amon
                                                                                                                        NYĄIUAM M
                                                                                                                        fsemez '
                                                                                                                         932200
                                                                                                                          -ZNM
                                                                                                                        du obsz
                                                                                                                       DMBUOYAM
                                                                                                                           elu
                                                                                                                       emodśjsod
                                                                                                                        oBeuozp
                                                                                                                       emoldsz.d
                                                                                                                        NAĄIUAM AA
                                                                                                                       TemopEzy
                                                                                                                           Ifo
                                                                                                                       ERSIUILUPYy
                                                                                                                                                       ZEJO ioUu80|
                                                                                                         "                                              "uszpkzin
                       VNPAOMW                                                                      0Z0Z'ZL'67                                        efpejnónucy
                 VAROdS LHOSLOHG                                          "u           du                -1                         AuozsiueJBosju      1 eme]jsop
                     OZ/OSONYŁOŁŁ             90'008 Zi           0z0G'ZL'0L       0c0€ ŁL'6Q       0207 ZŁ'0L       00'000 OSY      Blejszi             'dnyez        KA
                                             00'S00 chr L              KJ              EU           Ocoz'eL' LL        00'500      gd . 1sh /9 UW         KsejĄ        L
                     WNPAOAW                                      0202'80'G0       0207'20'91           4               zby L                        wawiajsńs z Z'A
                  VA10dS LHOSO30                                                                    0z07'80'G0                                       JAqod nwajsAg$
                     OZFOSQNIŁZOL                                                                                                                       IfoeJGaqut
                                                                                                                                                     ZEJO EIU9Z0JpM
                                                                                                                                                       e "(„MBJdS
                                                                                                                                                     IBnIsqO inpow"
                                                                                                                                                      SIMZEU O ZA
                                                                                                                                                      IAqod nwajsAs
                                                                                                                                                         ninpow)
                                                                                                                                                     BlueMOLUEJGOJdO
                                                                                                                                                        |UBUOĄAM |
                                                                                                                                                     siuemojyololdez
                                               UaŃOjZ M          HHHAUKAFIA      HHHA-WA-GG        —0op="" po         UDAIOJZ M
                      KOMEUDYAM                                                                                                      81USIMOLBZ        NiUSIMOLUEZ
                                                                                   oGamolejo
*[EWS] zsequswoy| bo AELOWARĄ ż toe mez           Z fBJJEMEZ
                                          BoMEUOYAM               Bomeuońm          eiuejAdez                                       uońoklnsueun        © walusz
                      A AM Z BH             AMOLIN ZSOLIEAĄ              dpod     fetuaimQuiez        tmown                        IWY4 Mojmyafosd | sojBo/Z4O/ZMIS
                        OUN JAWNN                               EMESICpoć BIEC   Eluszsoj60 EJEG     2 aiupobz       EIUaIMOLUEZ       Ajpawnu       kuous kzsmotd     dj
                                                                                                        FUpO ez        9SOJUEM      <Kzośiop sal)      z 8iupoGz            I
                                                                                                   m OWU             eMOJUNoEzS | Dsózo Bu jerzpod     BluatMQuiez
                                                                                                   'pezijee: sobjo                  '"aluemodajsod     molupazid
                                                 EluslMQUIEZ EDEZIJESH                                                                   qALIL           EMZEN
                                                       GŁ
                    92'L29 8cz   Lz0c'LL'9E   Le0z'60'0€     Łcoc'et'ZL       z           ioepobsu           |ĄSWBUJSIM       '€
     dNnoHD                                                 -LCOZ'LL'97 | 00'000 ZŁE     eluszpemoJd          ! pisqEJE
VAQI AMOINH1OYAZS                                                                       IO$OMI|[ZOŁU Zaq       DJSULEJYN
     WNHLNIO                                                                           AMOMEJSPOd qAl |        "DHSIASOJ
   LEIOSAN/ESZL                                                                                               "PISNOUEJ
                                                                                                              "JS|2|I6ue
                                                                                                            :MoyKZ3f g eu
                                                                                                           MEJdS IBnisqQ
                                                                                                            8|NPON M ŚI8
                                                                                                            uoAskinpfeuz
                                                                                                                 ua
                                                                                                           Auzońjsi|efoads
                                                                                                                 logi]
                                                                                                           Slu8Z9EWNSZJq
                                                                                                            MOQDUWG|ZOZPNI
                                                                                                                MEJdS
                                                                                                              op npazuj
                                                                                                           Kqsząjod Bu Z'A
                                                                                                           JAqod nuajsAS
                                                                                                           MEJdS IBNISqO
                                                                                                               PHNPOJN
                                                                                                           Bluszostdzsgez
                                                                                                            ZBJO Elue|E|zZp
                                                                                                             oBeumejdod
                                                                                                             elusiumadez
                                                                                                                  op
                                                                                                             usAupóqzau
                                                                                                             Ifemay nd)
                                                                                                            uszosidzogez
                                                                  0c
 WS LHOSO3Q       ł2 00'002 0€0 S      2202
                                          0L' 90         Z202'80'70     €c0z'z0'8z        ł200'8L€     (wż 'uzod z 'QLZŁ   MEJdS IBNISĄO
 ZEIOSQNI/6E9ŁL                                                        op Z lu syjauy      901 G        *zod u zz0Z z*|)           NINPOJN
                                                                         'zc07Z1'8Z                     'zg) UsAuzajqnd        oBbauozolpm
                                                                       Op — | Ju syauy                     usimoWez             eMopnqzou
                                                                        Ze0C'cL' GL                     OME1ld — 4 6LOZ        z nyzkimz M
                                                                        -cc0c'0L'90                      EIUSSZJM || Z      feuzo/Aj ELUOJUI
                                                                                                          Amejsn zg|          AniYNĄSEJJUI
                                                                                                       "He elmejspod eu        BIUSZIOZSZOJ
                                                                                                       oGauozsuejBosiu               op
                                                                                                        nGlejszid qA1]|        usAupaqzelu
                                                                                                                                   Ilou8o!
                                                                                                                                  zepozids
                                                                                                                            ZeJo uszpekzin
                                                                                                                            uoAmowejBo1d
                                                                                                                             r uońmojózJds
                                                                                                                                Molusweje
                                                                                                                           uoAujoBszozsod
                                                                                                                             SłusiLOYONN
                                                                                                                              ! efoejnGljuoy
                                                                                                                                  "EMEJSOQ
    "0'0 2 'd$     łz 00'086 ŻL8          ifodo          Z207'50'
                                                               22        €402'€0'
                                                                                va            ł           iModo omeJd       MBJd$ IBR+SqO
VASTOd SZOIAHAS                       NIUEMOZYJEDA O                    — 460060 20      200'000 9L9                        inpojw niemod
      188                           ||IOM 8fu9Z9pelMSO                                                                           DUZOUUDDĄ
  ZTIOSAMWY8PŁ                          euesidpod                                                                                 aloIedsM
                                    Ołe)soZ Z70Z'60'22                                                                         1 slueńz.jn
                                       "up m 'AMOtun                                                                              zeJo (0B
                                    fsumoj6 auesidpod                                                                       8ufAOEJ|NSU0Ą
                                       zc0c'60'90                                                                                 nuwelsA$
                                                                                                                                 oBemolejy
                                                                                                                            w; m) JAgod
                                                                                                                               nuisjsA$
                                                                                                                            uAuzoluyo8)
                                                                                                                             WSIOJEdSM
                                                                                                                               SZ ZEJM
                                                                                                                             8IUBLAZAJN
                                                                                                                                 ZBJO
                                                                                                                            efoeziuljapojj
                                                           4
                                                                                                                IBnisqo Ninpow
                                                                                                                   BIUSZIOMIN
                                                                                                                 BISOJĄEZ M Z'A
                                                                                                                IAqod NiuejsA$
                                                                                                                  efoeEZIuUISpo,
                                                                                                                      IAYZI
                                                                                                                - 48/8 L02-8/L Ju
                                                                                                                nęys(o1d UDBWEJ
                                                                                                                Mm 'ślouelejuoy
                                                                                                                   BU OSGN
                                                                                                                  Aqizpets op
  VASMIINVZ                                                                                                      uoAulAgowoJd
VNNV Hvvdsovg                                                  £Z0Z'LL'ZL                                         mołelejeu
£E0C/OSGN/OŁBL      iz 00'€92 ze   £c0c' LL'80   £<z0c'80'vz   "€c0c' LL'80   Z 00'GEZ ZE | 8moLejo sluBjAdE7    SNISZOJEJSOQ
                                                                                                                     „MEJdS
                                                                                                                IBnisqo ninpou
                                                                                                                   Blusziowyn
                                                                                                                 SISSJYEZ M Z'A
                                                                                                                JAqod nwajsA$
                                                                                                               BfOEZIULSPO|,
   VASMAINVZ                                                                                                       AVE
VNNV HvvdSsova      Iz 06'879 pe   £c0c'LL'80                  €c0c' LLL
                                                 £€202'80'pe                  47 08'PSS te 8MOHSJO sIUEJAdEZ - MH/8LOZ"8/L 1U
 £Z0Z/OSGN/698L                                                "£Z0€'LL'80
                                                                                                                npjeło1d UoBWel
                                                                                                                m. 'abbuelejuoy
                                                                                                                   EU OSGN
                                                                                                                  Aqizpets op
                                                                                                                 uoAufAsouoJd
                                                                                                                  MOFELSJELU
                                                                                                                 ©IUSZOJEJSOJ
                                                                                                                    "BOSJOd
                                                                                                                M U24zpomalom
                                                                                                                   UDEJSEIW
                                                                                                                 21 M [episfew
'0'0 z 'dS HOO WI                                              ec0z'ZL'pL      ORNIĄ [2     logoufAousjnyuocy     Ioeyiunuoy
                    łzG7'076 6LL   €z02'60'92    €20260'
                                                       ze
  £ZIOSANIEESL                                                   *60'9c       £S'vE8 8ZL                           usepzefod
                                                                                                                M feuffoeunojul
                                                                                                                   iueduuey e
                                                                                                                IuszpemoJdez.jd
                                                                                                                    eGnis]
                                                                                             Mm oBauzajqnd         :7 lu 9gazo
                                                                                              EIUBIMOWEZ           'pez 'Osan
                                                                                               słuaerzpn           Aqezod Eu
                                                                                            O£Z/dL/HINYM | UPAUZEMOUMOJ
                                                                                           OWVYDOHdO/LE         gni
                                                                                            du Eiuemodajsod | 89IJQ HoSsOJOIN
V'S ASIAOHd NdV                                                €ZOZZL'SL                   oBeuozpemoidazyd | BiuemoweJBosdo
  £ZIOSANILBLZ     iz 9z'epz Le   £Z0C' LL' 22   £Z02 60' 22   -€z0z' Lize | z 66'66€ 92       NĄTUAM JĄ         iousol| EmejsoQ    'OL
                                                                                              USKUZOI  NA
                                                                                               U8IMOLIEZ
                                                                                           OMEJĄ - NĄOl 6LOZ
                                                                                            BIUSOSZ.M ||. Blup
                                                                                            z Amejsn / płd |
                                                                                           48n pLZ UE Z 'MZ
                                                                                           M | Płd SO€ "He z
                                                                                           elupoGz I431 feujom
                                                                                             Z Blus|MQWEZ           „ IBnisqo
   'Q'OZ'dS                                                                                       SIqAĄ          ninpow niejjod
QNV1TOd SAOIAHIS       ,               NE             qi   -   £Z02'21'80        [4         M MEJdg IBnisqo | 11Aqod eltuajsńs      .
   LI SNvlXv       06 G52 Eb      S60C LSL       EG0C 01-60    -€z0z'Ll'9L | OE'SSZE9Y | ninpowi nienod             Mm LeluUZ           8
  SZIOSGN/PEDZ                                                                             !JAqod SIUajSAS M       NIUBUOYAM
                                                                                            UBILUZ SIUELUOĄAM     eu sobkleGajod
                                                                                             eu obeuzoljąnd       BMOIUSZOJPM-
                                                                                               BIUSIMOLIEZ       ouzońsiwejBoJd
                                                                                                elusjerzpn        -OUZSAJEWIJOJUI
                                                                                            O £Z/HANLAdOd             IBnis)
                                                                                              WALSAS/E9
                                                                                            au eluemodajsod
                                                                                           oBauozpemosdezid
                                                                                                DYIUAM M
                                                                                                                     „MEJds
                       4
"pgoufioueJnyuoy ApesEZ Ejp ZEJ0 (HvOD Kzońjop 8tu) dzd z stupo6z uokuzojqnd U8IMOLUEZ Ejp Ejoqe |
                                                         (wz 'uzod z gógi
                                                          *zod 1 ęz0zz'n         OSN
                                                         *zQ) ) usAuzajqnd    Aqeząod Bu
                                                              U8IMOLEZ       UDAUZEMOUMOJ
                                                         OMEJd -NĄO1 610Z          qnl
                                                         Elu$SZJM || Elup    PIEPUBJS |C0Z
                                                           z Amejsn | "pyd   BOIJO HOSOJOIIN
                                                         GŻZ 'HE z alupobz   BIUEMOLUEJBOJdO
                                                           "LIAMOME]SPOd         ifoueoj
                                                              siq            4ZS ZL EMEĄSOCJ
7. Opis udziału partnerów w realizacji projektu (opis powinien zawierać: (a) aspekt finansowy;
   np. kwoty uzyskane w ramach projektu lub wkład finansowy i rzeczowy wniesiony do
   projektu; (b) aspekt merytoryczny: zadania zrealizowane przez partnerów):

8.     Komentarze na temat możliwej synergii/uzupeiniania się z innymi działaniami realizowanymi
       na poziomie europejskim, krajowym lub lokalnym (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

 Zrealizowane w projekcie działania były zgodne z ustawą dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach
 (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 35 z późn. zm.)

     Niniejszy projekt wpisuje się w następujące działanie wspierane przez Fundusz Azylu, Migracji i
     Integracjj w ramach celów szczegółowych, ustanowionych przez rozporządzenie Parlamentu
     Europejskiego i Rady nr 516/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające Fundusz Azylu, Migracji
     i Integracji, zmieniające decyzję Rady 2008/381/WE oraz uchyłające decyzje Parlamentu
     Europejskiego i Rady nr 573/2007/WEi nr 575/2007/WE oraz decyzję Rady 2007/435/WE:

     -   art. 10 lit d): szkolenia dla beneficjentów, określonych w art. 2 lit. g) rozporządzenia (UE) nr
     514/2014, oraz personelu świadczącego usługi publiczne i prywatne, w tym instytucji oświatowych,
     oraz promowanie wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk, współpracy, tworzenia sieci
     kontaktów i kompetencji międzykulturowych, a także poprawa jakości świadczonych usług;

     - art. 10 lit. c): Fundusz wspiera działania ukierunkowane na wzmacnianie zdolności państw
     członkowskich do opracowywania, wdrażania, monitorowania i oceniania strategii, polityk I środków
     imigracyjnych realizowanych na różnych szczeblach i w różnych departamentach administracji, w
     szczególności zwiększenie ich zdolności do gromadzenia, analizowania i rozpowszechniania
     szczegółowych i usystematyzowanych danych oraz danych statystycznych dotyczących procedur I
     przepływów migracyjnych oraz zezwoleń na pobyt i tworzenia narzędzi monitorowania, systemów
     oceny, wskaźników i analiz porównawczych na potrzeby pomiaru postępów w realizacji tych strategii.

     Projekt realizuje cel szczegółowy Integracja/Legalna migracja Programu Krajowego Funduszu Azylu,
     Migracji i Integracji, cel krajowy 2.3 „Zdolności”
     - pkt, 3 „Szkolenia dla beneficjentów projektów oraz personelu świadczącego usługi publiczne i
     prywatne; promowanie wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk; współpracy, tworzenia sieci
     kontaktów     oraz    zdolności    międzykulłturowych;  poprawa - jakości świadczonych usług”;
     - pkt 2: „Rozwój i wzmocnienie zdolności w zakresie gromadzenia, analizowania i rozpowszechniania
     danych dotyczących procedur i przepływów migracyjnych oraz zezwoleń na pobyt; opracowanie
     narzędzi monitoringu, systemów ocen, wskaźników i analiz porównawczych do pomiaru postępów
     realizacji strategii, badania, analizy, ekspertyzy etc. obejmujące kwestie legalnej i nieuregulowanej
     migracji”.

     Działania zrealizowane w ramach projektu uzupełniają się z projektem nr 6/1-2015/BK-FAMI pt.
     "Opracowanie i wdrożenie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców”,
     współfinansowanego z Programu Krajowego FAMI, w zakresie realizacji filmu instruktażowego i
     działań informacyjnych realizowanych w ramach tego projektu.

     Modernizacja Systemu Pobyt w zakresie utworzenia Modułu Obsługi Spraw jest działaniem
     kompatybilnym z celami projektu nr 1/3-2017/BK-FAMI „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 oraz
     infrastruktury teleinformatycznej, wykorzystywanej przy Systemie Pobyt v.2 i Krajowym Systemie
     Konsultacyjnym” realizowanego w ramach Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji
     i Integracji na lata 2014-2020 oraz działaniami dotyczącymi modernizacji Systemu Pobyt v.2
     prowadzonymi przez Urząd ze środków własnych. Niniejszy projekt stanowił dalszy rozwój systemu
     o kolejny moduł usprawniający działania Urzędu do Spraw Cudzoziemców, a także urzędów
     wojewódzkich. Moduł Obsługi Spraw, jako integralna część Systemu Pobyt, będzie częściowo
     korzystać z zasobów, które zostały zakupione na potrzeby Systemu Pobyt w ramach ww. projektu.
     W wyniku realizacji niniejszego projektu nastąpił rozwój Systemu Pobyt, poprzez utworzenie Modułu
     Obsługi Spraw oraz poprzez zapewnienie nowoczesnej infrastruktury teleinformatycznej, niezbędnej
     do jego funkcjonowania. Natomiast rozwój Modułu (tj. wdrożenie MOS 2.0) był konieczny w świetle
     rosnących oczekiwań względem systemów teleinformatycznych funkcjonujących w Urzędzie do
     Spraw Cudzoziemców oraz potrzeb wynikających ze statutowych działań Urzędu do Spraw
     Cudzoziemców oraz urzędów wojewódzkich.
Projekt wpisuje się w Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, który ma na celu systemowe
zmiany całych sektorów gospodarki, oparte na nowoczesnych technologiach wykorzystujących
cyfrową postać danych jako siłę napędową, stanowią istotę dokonującej się transformacji cyfrowej w
szczególności w sferze administracji publicznej, której cyfryzacja może stanowić istotny czynnik
zwiększenia atrakcyjności i konkurencyjności polskiej gospodarki poprzez wzrost efektywności
obsługi i wsparcia obywateli.

„. Opis problemów napotkanych podczas realizacji projektu:

  W 2018/ 2019 roku:

 z uwagi na wątpliwości co do szacowania kosztów proponowanych przez potencjalnych
 wykonawców usługi, Urząd stworzył specjalnie dedykowany do oceny szacowania podręcznik,
 polegający na wycenie konkretnych zadań na podstawie punktów funkcyjnych. W związku z
 powyższym, niezbędne było ponowne oszacowanie kosztów wykonania projektu „moduł obsługi
 spraw”.

 Przy realizacji projektu trudnością było także przeprowadzenie szczegółowej analizy jego założeń.
 Powyższe związane było ze zmianami w ustawodawstwie, co miało bezpośredni wpływ na działania
 projektowe. Dodatkową trudnością była zmiana koncepcji modułu obsługi spraw, co wpłynęło na
 wydłużenie się prac analitycznych. Trwały intensywne prace w komórce merytorycznej
 odpowiedzialnej za realizację projektu, w tym liczne działania mające na celu wypracowanie
 optymalnych rozwiązań dla urzędów wojewódzkich, którzy są beneficjentami projektu. Powyższa
 współpraca była utrudniona ze względu na zmiany w prawodawstwie oraz różne koncepcje na
 wypracowanie jednolitego rozwiązania służącego zarówno cudzoziemcom, jak i urzędnikom.

 Opóźnienia w projekcie podyktowane były ponownym przygotowaniem szczegółowych wymagań
 funkcjonalnych. W tym celu trwały intensywne i zaawansowane prace opisujące cały proces
 składania wniosku za pośrednictwem modułu obsługi spraw. Dodatkowo dla lepszego zrozumienia
 przebiegu całego procesu zostały opracowane makiety, obrazujące jak w rzeczywistości ma
 wyglądać projektowany system.

 W 2020/2021 roku:

 Pod koniec łutego 2020 r. powstał w najbardziej aktualnej formie dokument wymagań MOS
 dostosowany do kosztów zmian wyliczonych przez wykonawcę oraz dostosowany do najnowszych
 statystyk wygenerowanych z systemu POBYT. Posiadając przedmiotowy dokument, rozpoczęto
prace nad zmianami we wniosku o dofinansowanie projektu. W wyniku wystąpienia z wnioskiem o
zmianę w projekcie w dn. 12 maja 2020 r., został zaakceptowany wniosek o zmianę, dotyczący
 m.in. modyfikacji opisu projektu i zakresu funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw.

Wykonawca realizujący zamówienie w ramach Działania 1 nie oddał przedmiotu zamówienia w
terminie do 30.12.2020 r., zgodnym z umową nr 1027/UDSC/20. Powodem braku odebrania
przedmiotu umowy były także liczne błędy uniemożliwiające prawidłowe funkcjonowanie portalu,
które okazały się niemożliwe do wyeliminowania ww. terminie. W związku z powyższym
wystosowano pismo do Ministerstwa Finansów w sprawie możliwości ponownego uruchomienia
środków na to działanie w 2021 roku, ponieważ poprzednia decyzja o uruchomieniu środków
wygasła z dniem 31 grudnia 2020 roku. W dniu 4 marca 2021 r. otrzymano pozytywną decyzję MF
dotyczącą wniosku o uruchomienie środków w 2021 roku. W marcu 2021 r. podczas ustaleń
pomiędzy wykonawcą, realizującym Działanie 1, a UdSC pojawił się problem dotyczący możliwości
odbioru przedmiotu zamówienia pomimo wyeliminowania wszystkich błędów ze względu na brak
tzw. wdrożenia systemu, tj. podłączenia go do innych współdziałających systemów
informatycznych. Ten brak możliwości wynikał z równoległej realizacji innej umowy dotyczącej
przeniesienia systemów informatycznych funkcjonujących w Urzędzie na nową infrastrukturę
informatyczną. Po konsultacji z Zespołem Radców Prawnych Urzędu oraz wykonawcą odebrano
zamówienie, a wykonawca zobowiązał się, że dokona wdrożenia systemu MOS w terminie 14 dni
od zakończenia przez zamawiającego realizacji innych umów, mających wpływ na jego wdrożenie.
Oznaczało to wówczas, zgodnie z przewidywaniami, możliwość uruchomienia MOS przez
wykonawcę na środowisku produkcyjnym w pierwszej połowie czerwca 2021.
Wdrożenie Modułu Obsługi Spraw było ściśle powiązane i zależne ad poprawnej migracji systemu
Pobyt na nową infrastrukturę teleinformatyczną. W związku z opóźnieniem migracji, wywołanym
przez siłę wyższą i niezależnym od wykonawcy jak i zamawiającego, nastąpiło opóźnienie we

                                                 25
wdrożeniu produkcyjnym Modułu Obsługi Spraw. Ostatecznie odebranie umowy migracyjnej
nastąpiło z dniem 28 lipca 2021 r. Zgodnie z deklaracją wykonawcy wdrożenie produkcyjne MOS
miało nastąpić do 11 sierpnia 2021r. Jednakże ze względu na okres urlopowy oraz nagromadzenie
prac w systemie po migracji faktyczne wdrożenie produkcyjne portalu MOS miało miejsce 30
sierpnia 2021r. Spowodowane opóźnienie miało miejsce ze względu na nieobecność kluczowych
pracowników zamawiającego, takich jak główny Administrator sieci oraz Główny Administrator
Systemu Pobyt, których nieobecność przy wdrożeniu tak ważnej części Systemu mogła skutkować
poważnymi problemami związanymi z bezpiecznym uruchomieniem Systemów.


W przypadku Działania 3 - „Zakup materiałów promocyjnych informujących o zmodernizowaniu
Systemu Pobyt v.2, w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw" wykonawca nie mógł
zagwarantować dostarczenia przedmiotu umowy do 21 grudnia 2020 roku, jak przewidywały
warunki zamówienia. Odbiór zakupionych materiałów w okresie 27-31 grudnia wiązał się natomiast
z ryzykiem braku możliwości wywiązania się z płatności przez Urząd. W związku z tym podpisanie
umowy i realizację działania przeniesiono na I kwartał 2021 roku.


W świetle braku informacji o kontynuacji prac legislacyjnych przez MSWIA dot. projektu zmiany
ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, gdzie uregulowane są m.in. kwestie
niezbędne do uruchomienia MOS 2.0., a co za tym idzie braku możliwości uchwalenia tego aktu
prawnego w czasie umożliwiającym przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego i wykonania zamówienia w 2021 r., podjęto decyzję o rezygnacji z działania
"Aktualizacja treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz ich
przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu". Postęp prac nad ustawą jest, bowiem,
kluczowy dla aktualizacji treści informacyjnych wprowadzonych na partalu MOS.



 W 2022 roku:

 W związku z wydłużeniem perspektywy finansowej FAMI Urząd do Spraw Cudzoziemców
 zaplanował zapewnienie wsparcia technicznego dla elementów sprzętowych i programowych
 urządzeń oraz licencji niezbędnych do rozszerzenia infrastruktury informatycznej w związku z
 rozbudową wdrożonego Modułu Obsługi Spraw w możliwie maksymalnym okresie, tj. do końca
 okresu kwalifikowalności wydatków, W związku z powyższym wystąpiono z wnioskiem o zmianę w
 projekcie wydłużającym projekt do 31.12.2023r. Wniosek został zaakceptowany w dn. 24.06.2022r.
 W dniu 27 maja 2022 rok ponownie zostało wszczęte postepowanie przetargowe na modernizację
 oraz utrzymanie wraz ze wsparciem technicznym Systemu Pobyt (w tym Krajowego Systemu
 Konsultacyjnego) oraz utrzymanie i wsparcie techniczne portalu Moduł Obsługi Spraw, w którym
 rozbudowa Modułu Obsługi Spraw została wskazana w ramach prawa opcji z terminem realizacji
 do grudnia 2022 roku (w przypadku złożenia oświadczenia zamawiającego o realizacji opcji w ciągu
 30 dniu od podpisania umowy podstawowej). W toku prowadzonego postępowania przetargowego
 Urząd otrzymał liczne pytania od potencjalnych wykonawców, co skutkowało wydłużeniem terminu
 na składanie ofert. W związku z powyższym trwały konsultacje i ustalenia dot. wydłużenia terminu
 realizacji (w przypadku złożenia oświadczenia zamawiającego o realizacji opcji w ciągu 30 dniu od
 podpisania umowy podstawowej) oraz przeniesienia płatności na 2023 rok.
 W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup,
 dostawę i konfigurację urządzeń oraz licencji niezbędnych do zapewnienia rozbudowy MOS do
 MOS 2.0, w dniu 06.10.2022 roku zawarto umowę nr 1769/UDSC/22 z terminem realizacji do
 15.12.2022r. W związku z otrzymaniem od wykonawcy informacji o braku możliwości dostarczenia
 wszystkich elementów umowy w terminie z uwagi na opóźnienia po stronie producenta,
 spowodowane pandemią Covid-19 oraz wojną w Ukrainie, oraz z uwagi na brak możliwości
 realizowania płatności częściowych, wykonawca zadeklarował wykonanie dostawy w lutym 2023 r.
 W związku z powyższym do umowy zostały zawarte aneksy wydłużające termin realizacji do 28
 lutego 2023 r.

 W 2023 roku:

 Postępowanie nr 66/KONFERENCJA-DKiBM/TP/23 na organizację planowanej konferencji zostało
 ogłoszone w dniu 11 października 2023r. Zamawiający dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej w
 dniu 3 listopada 2023. Na czynność wyboru jeden z wykonawców wniósł odwołanie. Zamawiający
 uznał odwołanie, w wyniku którego zobowiązał się do dokonania ponownej oceny ofert.
                                                 26
    Zamawiający, dokonując oceny etapu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
    stwierdził jednak, że jego dalsze prowadzenie i udzielenie zamówienia prowadzi do konieczności
    unieważnienia umowy ze względu na istotną wadę, ponieważ nie da się usunąć błędów
    dotyczących zmiany SWZ po dokonaniu czynności niepowtarzalnych, takich, jak czynność upływu
    terminu składania ofert. Naprawienie błędu zawartego w SWZ jest niedopuszczalna po upływie
    terminu składania i otwarciu ofert, wobec czego stwierdzona wada ma charakter nieusuwalny.
    Postępowanie zostało unieważnione w dn. 29.11.2023 r. z powodu obarczenia niemożliwą do
    usunięcia wadą.
    W związku z powyższym zostało wszczęte kolejne postępowanie o udzielenie zamówienia
    publicznego na organizację konferencji. W wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty wykonawca,
    którego ofertę odrzucono, wniósł odwołanie, które następnie wycofał w dn. 19 grudnia 2023r. Z
    uwagi na wycofanie odwołania, zamawiający zobowiązany był, co prawda, wezwać wykonawcę z
    najkorzystniejszą ofertą do podpisania umowy, jednakże w związku z faktem, że termin realizacji
    usługi został określony w ofercie tego wykonawcy na 18-20 grudnia 2023 r., spełnienie świadczenia
    nie było możliwe. W związku z powyższym w dn. 20.12.2023 r. dokonano unieważnienia
    postępowania jako obarczonego niemożliwą do usunięcia wadą.

    Z uwagi na koniec roku (i terminu realizacji projektu) oraz czas niezbędny do przeprowadzenia
    ponownego postępowania, planowana konferencja nie była możliwa do zrealizowania.

10.Opis działań poprzez które realizowano obowiązek jak najszerszego informowania o
   współfinansowaniu projektu w ramach FAMI:

   Zaktualizowane informacje o realizowanym projekcie oraz źródle jego finansowania znajdują się na
   stronie internetowej Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Odpowiednie oznakowanie umieszczone
   jest także w dokumentacji wytworzonej podczas realizacji projektu, na zakupionym sprzęcie oraz
   materiałach promocyjnych. Ponadto komunikat o współfinansowaniu projektu w ramach FAMI
   widoczny jest dla wszystkich użytkowników korzystających z Modułu Obsługi Spraw.

11.Ogólna ocena projektu do momentu przygotowania raportu kwartalnego/końcowego, w tym
   opis metod i narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektem:

   W 2019   roku:
   Porozumienie finansowe NR PL/2018/FAMI/BK.8.1 zostało podpisane 30 stycznia 2019r.
   Realizacja projektu IT odbywała się z wykorzystaniem elementów metodyki zarządzenia projektami
   Prince 2, zgodnie z obowiązującym w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców zarządzeniem Dyrektora
   Generalnego.
   Z uwagi na konieczność dalszego szacowania kosztów przeprowadzenia analizy funkcjonalnej,
   zaprojektowania i wykonania modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu
   obsługi spraw, nastąpiła konieczność przesunięcia planowanych działań na II! kwartał 2019 roku.
   W dniu 21 czerwca 2018 r. do Organu Delegowanego został złożony wniosek o zmianę wniosku o
   dofinansowanie. Zmiana w budżecie projektu, w kategorii A, polegająca na zmianach w pozycji A1
   odnośnie opisu pozycji jednostki, liczby jednostek oraz ceny jednostkowej.

  Projekt był na etapie analizy i akceptacji wypracowanej koncepcji. Trwały dalsze prace analityczne
  oraz spotkania służące realizacji pierwszego etapu projektu. Ponadto ustalany był zakres zmian,
  jakie powinny być wprowadzone do aktualnych systemów teleinformatycznych, aby beneficjenci
  mogli w optymalny sposób korzystać z projektowanego Modułu Obsługi Spraw. W powyższym celu
  organizowane były spotkania analityczne służące wypracowaniu niezbędnych zmian do
  poszczególnych formułarzy, które wypełniane były podczas składania wniosków przez
  cudzoziemców, a następnie akceptowane i realizowane przez potencjalnych pracowników urzędów
  wojewódzkich.
  Z uwagi na konieczność dalszego szacowania kosztów przeprowadzenia analizy funkcjonalnej,
  zaprojektowania i wykonania modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu
  obsługi spraw, nastąpiła konieczność przesunięcia planowanych działań na początek II kwartału
  2020 roku.


  W 2020 roku:
  W I kwartale 2020 r zostały zakończone prace dotyczące szacowania kosztów i zaprojektowania
  modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw, w wyniku których
  nastąpiła konieczność wprowadzenia zmian w projekcie. Został przygotowany wniosek o zmianę

                                                   27
wniosku o dofinansowanie, w ramach którego dokonano zmian dotyczących zakresu
funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw oraz założeń architektonicznych podyktowanych
wymaganiami bezpieczeństwa związanymi z dostępem MOS do publicznej sieci Internet. Ponadto
zakończono pracę nad wnioskiem o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
dotyczącego zaprojektowania, wykonania oprogramowania, wdrożenia i integracji Modułu Obsługi
Sprawz innymi systemami informatycznym.

W 2021 roku:
Utrudnienia związane z wdrożeniem portału MOS wpłynęły na realizację Działania 3, dotyczącego
przygotowania materiałów promocyjnych, a także Działania 4, dotyczącego przetłumaczenia treści
specjalistycznych, ze względu na brak możliwości ustalenia ostatecznych treści dostępnych na
portalu MOS. Aby móc zrealizować oba zamówienia, zgodnie z terminami niezbędnymi do
przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia, zgodnie z nową ustawą Prawo zamówień
publicznych, niezbędne było przedłużenie okresu realizacji projektu do września/października 2021
roku.

Dokonano pełnego zmodernizowania Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia Modułu Obsługi
Spraw, co było możliwe dzięki przeniesieniu systemu na nową infrastrukturę. Zgodnie z zawartym
zobowiązaniem po zakończeniu migracji Systemu Pobyt wykonawca dokonał wdrożenia portalu
MOS z dniem 30 sierpnia 2021 r. Powstałe opóźnienie w stosunku do zobowiązania spowodowane
było nieobecnością kluczowych pracowników zamawiającego, bez których obecności nie byłoby
możliwe prawidłowe wdrożenie Modułu Obsługi Spraw.

W przygotowaniu był wniosek o zmianę w projekcie dotyczący rozbudowy MOS („MOS 2.0") oraz
zakupu niezbędnej infrastruktury. Planowane było rozszerzenie funkcjonalności MOS polegające na
umożtliwioniu:
 - rozszerzenia    działań   projektu   0   modernizację   modułu   dającą   możliwość    podpisu
    elektronicznego wniosków w sprawach zezwoleń na pobyt czasowy, wniosków zezwoleń na
    pobyt stały, w związku z potrzebami zidentyfikowanymi w trakcie realizacji projektu;
 — modernizacji modułu zapewniającej wnioskodawcom możliwość wypełniania, podpisywania
    podpisem elektronicznym i przekazywania pod kątem wprowadzania fotografii biometrycznej w
    postaci elektronicznej do Systemu Pobyt wniosków w wersji cyfrowej oraz skanu wzoru podpisu
    zamieszczanego w sprawach zezwoleń w dokumencie pobytowym cudzoziemca;
 —_ dodania formularza wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE;
 — modernizacji modułu dającej możliwość załączania do wniosku dokumentów niezbędnych przy
    procedowaniu wniosków ws. zezwoleń pobytowych;
 - zakupu niezbędnej infrastruktury w związku z rozbudową MOS do MOS 2.0;
 — utworzenia kolejnych formularzy w postaci aktywnych pdf;
 - przygotowania zaawansowanego elektronicznego formularza kontaktowego z zastosowaniem
   narzędzi Al (m.in, autouzupełnianie danych nadawcy, automatycznie przyporządkowane do
    adresata po wyborze z listy rodzaju złożonego wniosku oraz miejsca pobytu wskazującego na
    właściwość miejscową organu, autorespondery w odniesieniu do kwestii pozostających poza
    zakresem właściwości wojewodów, Szefa UdSC), postawienie bazy FAQ w MOS II;
 — umożliwienia integracji MOS z systemami kolejkowymi (wydziały ds. cudzoziemców w urzędach
     wojewódzkich);
 — integracji MOS z systemem kolejkowym UdSC;
 — _ przeprowadzenia niezbędnych modyfikacji w celu optymalizacji działania aplikacji obsługującej
     portal na urządzeniach mobilnych;
 — opracowania schematów graficznych wszystkich procedur dostępnych w MOS wraz z ich
     tłumaczeniem na języki dostępne w MOS.
Wniosek został zaakceptowany oraz w dniu 31 stycznia 2022 r. podpisano Aneks do porozumienia,

W 2022 roku:
Trwały prace nad opisami przedmiotów zamówień planowanych na II połowę 2022 r.

W 2023 roku:
W związku z posiadanymi oszczędnościami w projekcie, powstałymi wskutek tańszych niż wartość
szacunkowa faktycznych kosztów zawartych umów, zaplanowano ich wykorzystanie na dodatkowe
działania. W związku z powyższym w okresie sprawozdawczym trwały prace nad przygotowaniem
wniosku o zmianę projektu. Dodatkowo trwały prace nad opisami przedmiotów zamówień
płanowanych na I! połowę 2023 r. oraz nad wnioskami o zapewnienie i uruchomienie środków z
rezerwy celowej. Część umów została zawarta i trwała ich realizacja.
                                                 28
   W świetle braku informacji o kontynuacji prac legislacyjnych przez MSWIA dot. projektu zmiany
   ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, gdzie uregułowane są m.in. kwestie
   niezbędne do uruchomienia MOS 2.0., a co za tym idzie braku możliwości uchwalenia tego aktu
   prawnego w czasie umożliwiającym przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
   publicznego i wykonania zamówienia w 2023r., podjęto decyzję o rezygnacji z działania
   "Aktualizacja treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz ich
   przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu”. Postęp prac nad ustawą jest kluczowy dla
   aktualizacji treści informacyjnych wprowadzonych na portalu MOS.

12.Czy projekt miał wpływ na realizację polityki równych szans — nałeży uzasadnić (dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego):

          - pozytywny (jeżeli podjęte działania w toku realizacji projektu spowodowały
          pozytywne zmiany w obszarze polityki równych szans):

          - negatywny (jeżeli sposób realizacji projektu spowodował lub spowoduje
          jakiekolwiek ograniczenia w dostępie do projektu bądź w czasie jego realizacji, bądź
          w    okresie    jego    eksploatacji;    ałbo   będzie     dyskryminował      osoby
          uczestniczące/korzystające z projektu):

          - neutralny (jeżeli działania podjęte w toku realizacji projektu nie ograniczały dostępu
          do projektu w czasie jego realizacji i/lub eksploatacji):

          Realizacja projektu nie miała wpływu na politykę równych szans.


13. Jeżeli realizowane przedsięwzięcie należało do projektów, które mogą mieć znaczący wpływ
   na środowisko w związku z jego charakterem, rozmiarem lub lokalizacją (gdy projekt jest
   rodzajem przedsięwzięcia objętym Aneksem I i Aneksem Ii Dyrektywy Rady 85/337/WE w
   sprawie oceny wpływu na środowisko naturalne) to czy jego realizacja była zgodna ze
   wspólnotowymi wymogami odnośnie środowiska naturalnego (dotyczy wyłącznie raportu
   końcowego)?

          TAK (uzasadnienie):

          NIE (uzasadnienie):

          NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Realizacja projektu nie miała wpływu na środowisko
          naturalne.




14. Jeżeli projekt obejmował pomoc publiczną to czy został zrealizowany zgodnie z unijnymi
    wymogami dotyczącymi tej dziedziny? Czy beneficjent przestrzegał zasad wynikających
    zustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
    publicznej (dotyczy wyłącznie raportu końcowego)?

          TAK (uzasadnienie):

          NIE (uzasadnienie):

          NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Projekt nie posiadał komponentu w zakresie pomocy
          publicznej.




15.Finalna wartość wydatków dotyczącą poszczególnych cełów szczegółowych. Należy
   przedstawić także aktualizację metodologii wykazującej podział kosztów między cele
   szczegółowe (z uwzględnieniem charakteru działań, liczby osób objętych wsparciem,
   intensywności wsparcia itd.)dołączonej do wniosku o przyznanie dofinansowania-(dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego)

                                                  29
   Suma poniesionych wydatków: 9 211 686,01 PLN. Cel szczegółowy Integracja/Legalna Migracja —
    100%



16.Informacja o miejscu archiwizacji dokumentów (w przypadku zmiany miejsca archiwizacji
    dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez beneficjenta działalności
    należy pisemnie poinformować COPE MSWIA o miejscu archiwizacji dokumentów) - dotyczy
    wyłącznie raportu końcowego:

   Siedziba Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

17.Dotyczy wyłącznie raportu końcowego:

    Oświadczam, że

   1) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 9 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego”! zobowiązuję się do
      zapewnienia trwałości Projektu przez okres co najmniej 10 lat od zatwierdzenia przez Organ
      Delegowany raportu końcowegoz realizacji Projektu, zgodnie z Podręcznikiem dla Beneficjenta
      (jeśli dotyczy);
   2) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 10 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego* zobowiązuję się
      do pozostawania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej ... lat od momentu zakończenia
      Projektu i użytkowania przedmiotowego sprzętu na rzecz kontynuacji działań przewidzianych
      Projektem lub działalność statutową Beneficjenta przez ten sam okres, o ile, w uzasadnionych
      przypadkach, sprzęt nie zostanie przekazany nieodpłatnie uczestnikom Projektu (jeśli dotyczy).
      nie dotyczy.

18.Dotyczy wyłącznie raportu końcowego: jeżeli przedmiotem projektu jest finansowanie
    infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych, które wykorzystywane są również
    do innych celów niż cele FAMI należy określić proporcję faktycznego wykorzystania.

    Sprzęt będzie wykorzystywany wyłącznie do wskazanych w projekcie celów Funduszu Azylu,
    Migracji i Integracji.

19.Załączniki:

            1.   Formularz wskaźników

           2.    Zestawienie wydatków

           3. Wniosek o poświadczenie wydatków




1* Niepotrzebne skreślić
                                                   30
