                         Fundusz Azylu, Migracji i Integracji

                                        Raport Końcowy

                                  okres objęty raportem:

                              od 01.07.2017 do 31.12.2021
                                       część merytoryczna
                                         Należy wysłać do:

                   Centrum Obsługi Projektów Europejskich
               Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
                              Raport składany w formie elektronicznej



                Numer projektu lub numer umowy finansowej: 1/3-2017/BK-FAMI

    lytuł projekfu: Móderniżacja Systemu Hoókyt v.2 óraż ińfrastruktuty telsińfórńiatyćzej,
       wykorzystywanej przy Systemie Pobyt v.2 i Krajowym Systemie Konsultacyjnym



                       Nazwa beneficjenta: Urząd do Spraw Cudzoziemców

1. Stopień realizacji cełów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

W wyniku realizacji projektu zapewniono nowoczesną infrastrukturę teleinformatyczną dla Systemu
Pobyt v.2 i Krajowego Systemu Konsultacyjnego poprzez:

   -    rozbudowę System Pobyt v.2 o uniwersalny interfejs (API),
   —    gruntowną modernizację serwerowni;
   - _ zakup infrastruktury teleinformatycznej.

2. Harmonogram realizacji projektu:

Harmonogram         zgodnie    z|Opis    realizacji     działań   w | Wyjaśnienie rozbieżności
umową      finansową      (tj. |danym                      okresie
Harmonogramem      realizacji | sprawozdawczym
projektu    zawartym       w
Formularzu Wniosku)

Działanie 1.                     Zespół pracował regularnie. Aby | Nd.
Zespół projektowy                zapewnić    ciągłość     podjętych
                                 prac w trudnym czasie pandemii i
                                 nie     narażać      pracowników
                                 Wykonawcy i Zamawiającego
                                 wszystkie spotkania odbywały
                                 się on-line, na których jak w
                                 poprzednich          okresach,
                                 omawiano postępy prac oraz
                                 trudności napotkane w realizacji
                                 zmian, poprawek i błędów oraz
                                 wdrożeniach kolejnych wersji
                                 Systemu.
                                   Działanie zrealizowane.

Działanie 2.                       Modernizacja serwerowni              Nd.
                                   W wyniku przeprowadzonego
Zapewnienie        nowoczesnej     postępowania przetargowego w
infrastruktury                     dniu 17 sierpnia 2020 r. została
teleinformatycznej                 zawarta umowa. Odbiór
na potrzeby Systemu                przedmiotu umowy nastąpił 7
                                   października 2020 r. Działanie
                                   zostało zrealizowane.

                                   Zakup infrastruktury


                                   W wyniku przeprowadzonego
                                   postępowania przetargowego w
                                   dniu 5 października 2020 r.
                                   podpisano umowę na zakup
                                   infrastruktury teleinformatycznej.

                                   16 grudnia odebrano pierwszy
                                   etap umowy, obejmujący
                                   dostawę sprzętu i
                                   oprogramowania, montaż i
                                   instalację sprzętu oraz
                                   podłączenie i przeprowadzenie
                                   lestów.

                                   Il etap umowy został
                                   zrealizowany w terminie 22
                                   marca 2021 r.

                                   Działanie zrealizowane.

Działanie 3. a                     W ramach zamówienia z wolnej         Nd.
                                   ręki w dniu 23 czerwca 2020,
Przeniesienie Systemu Pobyt        została podpisana umowa na
v.2 oraz Krajowego Systemu         przeniesienie
Konsultacyjnego      na    nową    Systemu Pobyt v.2 oraz
infrastrukturę telelnformatyczną   Krajowego Systemu
                                   Konsultacyjnego na nową
                                   infrastrukturę
                                   teleinformatyczną.
                                   I etap umowy odebrano 8 lipca
                                   2020 r.
                                   18 listopada 2020 r. podpisano
                                   protokół odbioru drugiego etapu
                                   umowy, obejmujący
                                   przeprowadzenie procesu
                                   migracji, oddanie wersji testowej
                                   systemu oraz przeprowadzenie
                                   testów akceptacyjnych.

                                   Zrealizowano podpisaną 23
                                   czerwca 2020 r. umowę na
                                   przeniesienie Systemu Pobyt v.2
                                   oraz KSK na nową infrastrukturę
                                   teleinformatyczną. Przedmiot
                                   umowy został odebrany 28 lipca
                                   2021 roku.
                                   Działanie zrealizowane.

Działanie 3. b              Dnia 22 listopada 2017 r. Nd.
                            podpisano   umowę,       na
Rozbudowa Systemu Pobyt v.2 opracowanie   uniwersalnego
                                                          2
o uniwersalny interfejs (API)     interfejsu (API).

                                  Przedmiot      umowy     został
                                  zrealizowany i odebrany w dniu
                                  29.03.2019 r.

                                  Działanie zrealizowane.



Działanie 4.                 W dn. 16.12.2020 r. podpisano | Nd.
                             umowę.    Przedmiot    umowy
Zakup nowych zasilaczy UPS | odebrano w dn. 29.12.2020r.

                                  Działanie zrealizowane.




3. Modyfikacje projektu: wniosku o dofinansowanie (działania, harmonogram, inne), budżetu,
   formularza wskaźników:

   a)   zmiany, które nie wymagają zgody OD lub aneksowania umowy wraz z uzasadnieniem;
        W kwartale 1.07-30.09.2020 dokonano dwóch zmian w budżecie projektu w sumie nie
        przekraczających 10% wartości kosztów bezpośrednich projektu, nie wymagających zgody
        Organu Delegowanego. Zmiany zostały wprowadzone w celu dokonania wyboru ofert w
        postępowaniu e udzielenie zamówienia publicznego ma modernizację serwerowni ma potrzeby
        nowej infrastruktury teleinformatycznej (poz. 13) oraz zakup infrastruktury teleinformatycznej na
        potrzeby Systemu Pobyt v.2 (poz. 11). Poniżej przedstawiono zakres dokonanych zmian: -
        - 1 zmiana do 10% (w celu możliwości wyboru wykonawcy na modernizację serwerowni na
        potrzeby nowej infrastruktury teleinformatycznej):
        Było przed zmianą:
        Poz. 11: 16 287 550 zł
        Poz. 13: 1 400 000 zł
        Jest po zmianie:

        Poz. 11: 16 174 649 zł (- 112 901 zł)
        Poz. 13: 1 512 901 zł (+ 112 901 zł)
        -2 zmiana do 10 % (w celu możliwości wyboru wykonawcy na zakup infrastruktury
        teleinformatycznej na potrzeby Systemu Pobyt v.2):
        Było przed zmianą:
        Poz. A1: 248 400 zł
        Poz. 11: 16 174 649 zł
        Jest po zmianie:
        Poz. A1: 189 942 zł (-58 458 zł)
        Poz. 11: 16 233 107 zł (+58 458 zł)

   b)   zmiany, które zostały zatwierdzone przez OD (krótki opis zmiany, data zatwierdzenia
        przez OD).
        Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 13.12.2018 r., zatwierdzony pismem
        Organu Delegowanego nr COPE-AM.4800.110.1.35.2018/BZ z dn. 15.12.2018 r. Zmiana
        dotyczyła kategorii A budżetu projektu. W związku z koniecznością większego zróżnicowania
        dodatków zadaniowych, w zależności od zakresu obowiązków i obciążenia dodatkowymi
        zadaniami pracowników merytorycznych zaangażowanych w działania projektowe środki
        przewidziane na dodatki zadaniowe (AT i A2) umieszczono finalnie w jednej pozycji (A1).

        Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 08.05.2019 r., zatwierdzony pismem
        Organu Delegowanego z dn. 09.07.2019 r. Zmiana dotyczyła przede wszystkim wzrostu
        wydatków na zakup infrastruktury (poz. !1 budżetu), a także uzupełnienia personelu
        merytorycznego w projekcie oraz wydłużenia czasu trwania projektu do 30.06.2020 r..

        Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 22.11.2019 r., zatwierdzony pismem
        MSWIA (brak uwag ze strony Międzyresortowego Zespołu do spraw Europejskich Funduszy
        Spraw Wewnętrznych) z dn. 20.12.2019 r. Zmiana dotyczyła dodania niezbędnego działania —
                                                      3
       przeprowadzenia modernizacji serwerowni związanej ż zakupem infrastruktury (poz. 13
       budżetu — Modernizacja serwerowni na potrzeby nowej infrastruktury teleinformatycznej) oraz
       w konsekwencji wydłużenia czasu trwania oraz zwiększenia wartości projektu.

       Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 22 kwietnia 2020 r., zatwierdzony tego
       samego dnia przez Organ Delegowany. Wraz z pojawieniem się pandemii COVID-19 nastąpiło
       opóźnienie działań przygotowawczych, w związku z czym wnioskowano o wydłużenie czasu
       trwania projektu i zmianę daty zakończenia projektu z 30 września 2020 r. na 31 grudnia 2020
       r. Konieczna była m.in modyfikacja dokumentacji przetargowej na zakup infrastruktury
       teleinformatycznej. Dodatkowym czynnikiem, który ma wpływ na opóźnienie jest fakt
       wydłużenia postępowania przetargowego na modernizację serwerowni.

       Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 25 sierpnia 2020 r., zatwierdzony przez
       Organ Delegowany 10 września 2020 r. W związku z awarią jednego z dwóch zasilaczy UPS
       zabezpieczających system Pobyt v.2 i pozostałe systemy informatyczne UDSC wystąpiono z
       wnioskiem o zmianę wniosku o dofinansowanie uwzględniającym zakup dwóch nowych
       zasilaczy zapewniających kompatybilność i ciągłość funkcjonowania całego systemu
       informatycznego Urzędu. Dokonano także niezbędnych przesunięć w budżecie — z kosztów
       pośrednich (kat. „J”) do bezpośrednich (kat. „A” i „C”)

       Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie z dn. 17 listopada 2020 r., zatwierdzony przez
       Organ Delegowany 18 listopada 2020 r. W związku z przedłużającym się stanem epidemii,
       skutkującym opóźnieniem w realizacji działań projektowych 2 oraz 3a, wystąpiono z wnioskiem
       o zmianę zakładającym wydłużenie okresu realizacji projektu do 31 maja 2021 r. W przypadku
       działania nr 2, z uwagi na brak dostępności personelu szkoleniowego po stronie wykonawcy,
       spowodowanoj skutkami etanu opidomii, wystąpił problem z przeszkoleniem pracowników
       zgodnie z założeniami zawartej umowy ze wszystkich komponentów sprzętu i
       oprogramowania. W przypadku działania nr 3a zwiększone obostrzenia wynikające z sytuacji
       epidemicznej sprawiły, że niezbędny czas na konfigurację sprzętu zostanie znacznie
       wydłużony, gdyż Urząd musi ograniczyć kontakty osób pracujących nad fizyczną konfiguracją
       serwerów, która nie jest możliwa w trybie zdalnym.

       Złożony w dn. 14 kwietnia 2021 r. wniosek o zmianę wniosku o dofinansowanie do Centrum
       Obsługi Projektów Europejskich MSWIA, uwzględniający wydłużenie okresu realizacji projektu
       zaktualizowanie harmonogramu wydatkowania oraz harmonogramu realizacji projektu.
       Wniosek o zmianę został zaakceptowany pismem z Centrum Obsługi Projektów Europejskich
       MSWIA nr COPEAM.4800.110.1.159.2021/BZ z dnia 16 kwietnia 2021 roku.

       Złożony w dn. 28 lipca 2021 r. wniosek o zmianę wniosku o dofinansowanie do Centrum
       Obsługi Projektów Europejskich MSWIA, uwzględniający wydłużenie okresu realizacji projektu
       oraz zaktualizowanie harmonogramu wydatkowania oraz harmonogramu realizacji projektu.
       Wniosek o zmianę został zaakceptowany pismem z Centrum Obsługi Projektów Europejskich
       MSWIA nr COPE-AM.4800.110.1.195.2021/ND z dnia 29 lipca 2021 roku.

4. Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu koftcowego
   — szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń
   przedstawionych w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu
   końcowego):

Zamierzone   rezultaty  jak | Osiągnięte rezultaty
założono w opisie projektu
będącym częścią wniosku

                                 Zmiany w systemie Pobyt umożliwiły stworzenie jednolitego
                                 API, dzięki któremu poszczególne organy mogą rejestrować
Wzmocnienie oraz    ulepszenie | dane bezpośrednio ze swoich systemów dziedzinowych,
struktur      i      systemów | zmniejszając konieczność wielokrotnej rejestracji czynności.
administracyjnycn
                                 Interoperacyjność Pobytu poprzez budowę API polega na
                                 udostępnieniu wszystkich metod w zakresie funkcjonowania
                                 biznesowego aplikacji dla aplikacji zewnętrznych. W efekcie,
                                 wszystkie działania biznesowe w Systemie Pobyt v.2 są
                                                   4
                                    możliwe do wykonania zarówno przez interfejs www, jak i
                                    system, pod warunkiem dostosowania swoich systemów
                                    dziedzinowych przez instytucje łączące się poprzez API.

                                    Projekt umożliwił ustabilizowanie działania Systemu Pobyt oraz
                                    podjęcie działań redukujących czas niedostępności systemu.
                                    Osiągnięto stabilność systemu Pobyt v.2 (wraz z KSK) oraz
                                    interoperacyjności Systemu Pobytu v.2 (wraz z KSK), poprzez
                                    zakup     nowoczesnej      infrastruktury — teleinformatycznej,
                                    przeniesienie systemów na nową platformę sprzętową.

                                    Zakup nowej infrastruktury teleinformatycznej dla systemu
                                    Pobyt v.2 (w tym KSK) umożliwił zwiększenie wydajności
                                    systemu, zapewniając jego stabilność, pozwolił również na
                                    uniezależnienie się od producenta sprzętu i technologii oraz
                                    obniżenia kosztów utrzymania infrastruktury.

Wspieranie              działań     Projekt przyczynił się do łatwiejszego zarządzania jakością
zwiększających zdolność państw      wprowadzanych danych do rejestrów | podniesienia poziomu
członkowskich — w tym w             walidacji  informacji statystycznych    przetwarzanych    w
odniesieniu do mechanizmu           systemach raportujących.
wczesnego       ostrzegania,
gotowości    i  zarządzania         Korekcie podlegały czynniki mające wpływ na poprawność
kryzysowego ustanowionego w         rejestrowanych danych. lch realizacja doprowadziła do
rozporządzeniu     Parlamentu       zmniejszenia     prawdopodobieństwa   pojawienia   się
Europejskiego i Rady (UE) hr        nieprawidłowości w rekordach.
604/2013 (1) — do gromadzenia,
analizowania                  i
rozpowszechniania       danych
jakościowych i ilościowych oraz
danych statystycznych na temat
procedur azylowych, zdolności
przyjmowania,  przesiedleń i
relokacjj z jednego państwa
członkowskiego      do    innego
wnioskodawców       ubiegających
się o ochronę międzynarodową
lub osób korzystających z takiej
ochrony

Wzmocnienie zdolności państw        Projekt umożliwił lepsze ustrukturyzowanie danych oraz ułatwił
członkowskich                do     dostęp do danych w celu ich wykorzystania w systemach
opracowywania,       wdrażania,     analitycznych beneficjentów, co ułatwiło przygotowanie danych
monitorowania     i _ oceniania     statystycznych służących do monitorowania i analizy zjawisk
strategii, polityk | środków        migracyjnych.
imigracyjnych realizowanych na
różnych szczeblach i w różnych      Projekt umożliwił poprawę jakości statystyk poprzez
departamentach administracji, w     wprowadzenie szeregu usprawnień dotyczących podstaw
szczególności zwiększenie ich       prawnych wydawanych decyzji, ewidencjonowania spraw
zdolności    (do   gromadzenia,     dotyczących małoletnich bez opieki.
analizowania                    i
rozpowszechniania                   Cel został osiągnięty również dzięki udostępnieniu metod w
szczegółowych                   i   aplikacji oraz dokumentacji do tych metod, co pozwoliło
usystematyzowanych _ danych         wykonawcom systemów zewnętrznych (innych instytucji) na
oraz   danych     statystycznych    przygotowanie zmian po swojej stronie bez oczekiwania na
dotyczących      procedur       i   pracę po stronie UdSC.
przepływów migracyjnych oraz
zezwoleń na pobyt i tworzenia
narzędzi         monitorowania,
systemów oceny, wskaźników i
analiz _ porównawczych        na
potrzeby pomiaru postępów w
realizacji tych strategii

Rozwój i wzmocnienie zdolności          Projekt poprzez lepsze ustrukturyzowanie danych oraz
w     zakresie     gromadzenia,         odzwierciedlenie procesów     administracyjnych   umożliwił
analizowania                     i      wzmocnienie zdolności w zakresie gromadzenia danych
rozpowszechniania         danych        dotyczących procedur związanych z legalną i nieuregulowaną
dotyczących       procedur       i      migracją.
przepiywów migracyjnych oraz
zezwoleń na pobyt; opracowanie          Projekt umożliwił lepsze egzekwowania wymagań dotyczących
narzędzi monitoringu, systemów          jakości danych wprowadzanych do systemu, umożliwiając
ocen, wskaźników i analiz               poprawienie jakości analiz dotyczących proceduri przepływów
porównawczych      do    pomiaru        migracyjnych.
postępów realizacji strategii;
badania, analizy, ekspertyzy etc.       Cei został osiągnięty również dzięki udostępnieniu metod w
Obejmujące kwestie legalnej i           aplikacji oraz dokumentacji do tych metod, co pozwoliło
nieuregulowanej migracji                wykonawcom systemów zewnętrznych (innych instytucji) na
                                        przygotowanie zmian po swojej stronie bez oczekiwania na
                                        pracę po stronie UdŚC.

Utrzymanie           i        rozwój    Projekt wdrożył szereg usprawnień związanych z procedurami
infrastruktury zakwaterowania i         recepcyjnymi   w    zakresie   wydawania     cudzoziemcom
systemów            przyjmowania        świadczeń.
cudzoziemców,       ulepszanie  |
wzmacnianie              istniejących
struktur oraz systemów




5. Lista osób zaangażowanych w realizację projektu (w tym wolontariuszy) wraz z informacją
   nt. funkcji pełnionej w projekcie oraz formy (dotyczy także osób wynagradzanych w ramach
   kosztów pośrednich):

Lp. | Imię i nazwisko                      Funkcja           w   Pozycja     Forma zatrudnienia
                                           projekcie             budżetu
                                           Personel                          Umowa o pracę
                                |
                                           merytoryczny      w   A1
                                           projekcie

                                |          Personel                          Umowa o pracę
                                           merytoryczny      w   A
                                           projekcie

o                                          Persone!                          Umowa o pracę
                                           merytoryczny      w   AT
                                           projekcie

                                           Personel                          Umowa o pracę
                                 |
                                           merytoryczny      w   A1
                                           projekcie




[Il
                                           Personel                          Umowa o pracę
                                           merytoryczny      w   A1
                                           projekcie

                                           Personel                          Umowa o pracę
                                           merytoryczny      w   A1
                                           projekcie

                                           Personel              A1          Umowa o pracę
                                           merytoryczny      w
                          projekcie

    8. |          2       Personel                Umowa o pracę
                          obsługowy          J

                          Personel           A
                          merytoryczny   w
                          projekcie

    9.    |           0   Personel           A1   Umowao pracę
                          merytoryczny   w
                          projekcie

                          Personel           J
                          obsługowy

    KT                    Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

    KM        )           Personel           J    Umowa o pracę
.                         obsługowy

    12. GEAEEED           Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

    13. GEY               Persóńel           J    Umiówa 6 raóę
                          obsługowy

    14. Do    |           Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

                          Personel
                          merytoryczny   w   A1
                          projekcie

    R         |)          Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

    16.                   Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

                          Personel
                          merytoryczny   w | 41
                          projekcie

    17. 0                 Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

    18. |     0           Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

    19. b                 Personel           J    Umowa o pracę
                          obsługowy

    20. Ew                Personel           A    Umowa o pracę
                          merytoryczny   w
                          projekcie

                          Personel           J
                          obsługowy
21.             Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

22.             Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

23.             Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

x         )     Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

25. 0           Personel               J    Umowao pracę
                obsługowy

26. EE   29     Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

27. z           Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

28. GMB         Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

29. GDEEEEEMD   Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

1. KO           Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

31. GE          Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

32. GEED        Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

33. EDREEEED    Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

34.             Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

35.             Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

36.             Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

E_       7      Personel               J    Umowa o pracę
                obsługowy

38. EF)         Personel               A1   Umowa o pracę
                merytoryczny       w
                projekcie

39. <<   em     Personel               Ai   Umowa o pracę
      orm       merytoryczny       w
                projekcie

40.             Personel               AT   Umowa o pracę
                merytoryczny       w
                               8
       projekcie

41.    Personel       A1          Umowa o pracę
       merytoryczny
       projekcie

42.    Personel       Ai          Umowa o pracę
       merytoryczny
       projekcie

43.    Personel       A1          Umowa o pracę
       merytoryczny
       projekcie

44.    Personel                   Umowa o pracę
       merytoryczny
       projekcie

45.    Personel                   Umowa o pracę
       merytoryczny
       projekcie

46.    Personel                   Umowa o pracę
       obsługowy

       Harsóńgl
       merytoryczny   Ai
       projekcie

47.    Personel




LULU
                                  Umowa o pracę
       obsługowy

48.    Personel                   Umowa o pracę
       obsługowy

49.    Personel                   Umowa o pracę
       obsługowy

50.    Personel                   Umowa o pracę
       obsługowy

51.    Personel                   Umowa o pracę
       obsługowy

52.    Personel                   Umowa o pracę
       obsługowy

53.    Personel       Nd (koszt   Umowa o pracę
       obsługowy      własny
                      UDSC)

54.    Personel       J           Umowa o pracę
       obsługowy

55     Personel                   Umowa o pracę
       obsługowy

56.    Personel                   Umowa o pracę
       obsługowy

       Personel
                                      merytoryczny        w   A1
                                      projekcie


l57



 58. [|
                                      Personel
                                      merytoryczny
                                      projekcie

                                      Personel
                                      merytoryczny
                                      projekcie
                                                          w|Af



                                                          wiAf
                                                                       Umowa o pracę



                                                                       Umowa o pracę




 59. |.                 1             Personel                         Umowa o pracę
                                      merytoryczny        w|A1
                                      projekcie

 60. |                                Personel                J        Umowa o pracę
                                      obsługowy


                                      obsługowy


                                      merytoryczny        w|Al
                                      projekcie

KAY)                                  Personel                J        Umowa o pracę
                                      obsługowy

 64.                                  Personel                J        Umowa o pracę
                                      obsługowy

 65.                                  Personel                J        Umowa o pracę
                                      obsługowy

156. (HO                              Personel                J        Umowao pracę
                                      obsługowy

 67. WMD                              Personel                J        Umowa o pracę
                                      obsługowy

 68. UKNKED                           Personel                         Umowa o pracę
                                      merytoryczny        w|A1
                                      projekcie

| 60.                                 Personel                J        Umowa o pracę
                                      obsługowy

KS                  |                 Personel                J        Umowa o pracę
                                      obsługowy




 Na podstawie zarządzenia nr 17 Dyrektora Generalnego Urzędu do Spraw Cudzoziemców z dnia 8
 marca 2018 r. w celu realizacji Projektu Modernizacji Systemu Pobyt v.2 został powołany Komitet
  terujący, Zespół Projektowy oraz Kierownik Projektu.

  6. Wykaz zamówień udzielonych w raportowanym kwartale z zastosowaniem uproszczonej
     procedury przetargowej lub jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień
     publicznych.
                                                     10
Oświadczam, że we wszystkich przypadkach, gdy podpisanie kontraktu, umowy lub zlecenia
wykonania roboty lub usługi wymagało zastosowania uproszczonej procedury przetargowej lub
jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych zastosowano się do
wymogów wskazanych w ustawie oraz umowie finansowej.




WAŻNE — tabele dotyczą tylko zamówień, dla których procedura wyboru wykonawcy została
zakończona i dla których w okresie sprawozdawczym podpisana została umowa z wykonawcą.




                                             11
                                        "femopkzy Ipeqsturupy IBntsqo WUnąUs9 Z UDAMOWEJ MOLUIN UDBLIEJ M UDAUEMOZJJEBI UJDAUZOJJĄNA UBIMOLUEZ E|p E|2qE|.
                 6                                         8                       pa           9         G           p            e           c          L
           (Zdo z Ifbkzod                                                          ANI.       UHNH       Wa
 yośzouńpofod ndnyez nypedazid                         UDŃOFZ M                HHBHAW-OO     -AW-Ja | 0p-"' po     HOAJOFZ M
 Mm) mo- jnpyslojd Usewej m ndnyez                        tAzokiop I|sal:                        eu
   wesłolwpszud jsf 09 EfDBLUIOJU|      - (osóżo luesluaiupaj6zmn Z!           fezomeuoyAm    olmouiez     tz                              ŻdO/ZMIS
            "uu z f8pzey                      AMOLWN AOMBEUOĄAM EMZEN '€         Amown         "e      OMEUOJAM         e          eu    kuons kzsmiald
 M EMOLN jsSaf EUEMOSUBLUH UDAJQJĄ        faeMOLEJ AMOLUN UDELIEJ M f(aUeMEZ    eruesidpod   luezsoj60 POWI z     lu           emodźjsod    z aiupobz     d
 z 'IWvd mopjslojdjnysfojd Jawwnu        [ezomeuoyAM AMOWN 9$OJEM EISLUNN          ejeg      " ee. ł   eupobze    | OSOB          q Al     BlUSIMOLUIEZ       I
ZEJO łoS$5Z9 EU S|ElZpod O EfOBLJOJU|           faemoweu AMON JIeUny "L                            a   ua OUGCZ      + WA                  moluupszid
                                                                                                      PPRŚM,                                 EMZEN
                                                                                                       Ioezijeoi | OYĄUNJEZS
                                           EIUSIMOLIEZ EfOEZIJEOY                                       SB1ĄO
   OZłOSQN/890L              00006 cLSG L          0«0c'80'2L       0z0c'€0' GZ       -80'2L       000 00 L        SIUSIMOLIEZ            SIUBUOJĄJĄ          e
                                                                                                                                           OSPN
                                                                                                                                           [euz
                                                                                                                                       s4euojutejs]
                                                                                                                                       AIMYNĄSEJJUH
                                                                             EL                                        dzd       ń        Tomou a
     R                                                                                   —y.                    — u 002 Eluzońjs           oe
                                                                                                                                       Op MOLISISAS
     VW'S Hosoe(]               .                       an"                         0202'2L'OL
    OZŁOSANYESZ               v8'666 666           0z0z'90'£2            -            —90'cz      000 000 L
                                                                                                                62 Elup z Amejsn
                                                                                                                   9d | sn                  oA].
                                                                                                                                       nUŻMOSOJSOP
                                                                                                                                                              .
                                                                                                                                                                  c
                                                                                                                48 "ue z elupoBz       eu sobkfeBojod
                                                                                                                  1421 feujom z
                                                                                                                                           ASA!
                                                                                                                                         Z'AJA90d
                                                                                                                                         nuregjsA$
                                                                                                                                       8lUSISSIUSZIq
                                                                                                      (0
                                                                                                  0000/0006
                            (00'002'Z62'b
                               ISOUAM                                                              ARONA
                                                                                                  MOIKOLEZ
                             BIUSIMOWEZ                                              Amowun        osOpieM                                      GSM)
     "yv'8 Hososq              oGełeo                    a.             NE          eluesidpod     ek            AuozżoluejBoslu                              .
   ŁIOSGNY/OLBL                9SOLEM              eo Lee           4100 9006         BIUP po     ow                Brejozid
                            'oBamoryelo1d                                           Kodiseiu gę                                        aulfoe
                                                                                                                                         IADEJ] nsuo:Hi           j
                                                                                                  Gamojjefo1d                                nuwejsAg
                             ElUEłEIZp Ejp)
                             00'000'000'                                                           EIUEJE[ZP                               oBamofeJy
                                           j                                                         ejp)                                    ZBO Z'A
                                                                                                       [o                              JAqOd NUIejsAS
                                                                                                  0'000'000'L                           efoeziujepojy
          6                        8                     pa             9                G             14                e                   4                    L
                               uokofz M          HHHAWA-AA        H8H8-WW-IA       5" 0p-""po | uońofz m
     KOMBUOĄAM                                                      oGamoliejo                                     aluslmoLEZ           NIUBIMOLUEZ
     EMZBU ZEJO          boMEUCĄAM Z faiemez      BOMELUOYAM         elueqAdez                                    uośokfns UBUH         O WGJUEZSO
bkomeBUOYAM z faqlemez                             zAmown              ©
    A                      AMOWN JSOJEĄĄ                            felueIMOUIEZ                                IAW wo/nmyelojd        IBo/ZdO/ZMIS
      MOWN J8LUNN                               Biuesidpod Ejeg                       Emown                                               kuoąs
                                                                  EluszSoj60 EE]                  BIU8IMOLUEZ       Ajiewinu                  i           .
                                                                                     z alupoGz                   (Ażak                   kzsmuad              dl
                                                                                     EIUBIMOLIEZ    OBOLEM        ( Ama 1op lisef) d     z slupoGz
                                                                                   ipezijesj sago EMOĄUNOEZS    os Z0 Eu je[zpo         BIUSIMOLUEZ
                                                                                                                  eluemodajsod
                                 EIU8IMOWEZ EfOBZIJEGN                                                                 qAs              niotwpazid
                                                                                                                                           EMZEN
                                                             pL
                                      "ogoufAouejnygu0y ApESEZ Ejp ZE10 (H4VOD AZOAOp 8lu) AZd Z SlupoBz yoAuzoijqnd UsIMOWEZ EJp Ejsqe |
                                                                                                                          NUISJSA$
                                                                                                                       Aqsznod eu
                                                                                                 OBOUOZDIUEJGOBIU
'0'0 z'dS LI NOHS3                                                                                                            fouz
                                                                       0c07'zL'9L      06'9L2        nórejszid       ońjewojute|e]    "p
   Oc/OSANYĘSZE      Ov'SOL €£2 9L   020701 S         0207'90'60                                      G1qu] M
                                                                          -0LS         8v6 GL                         AMPYNNSEJJUI
                                                                                                    8lU8IMOLUEZ
                                                                                                                      feusszoomo0u
                                                                                                                      alusiumodEZ
                                                                                                                       |UMOJSMIGS
                                                                                                                     EloEZIUISpowW
                                                                                                                              —£€
                                                                                                                     fomoJjoqe | jn
                                                                                                                       Kzid OSpN
                                                                                                                          nyuApną
                                                                                                 oBeuozsiueJjBoaiu               M
       '0'0                                                                                          n6uejszud        uoAńuejmopną
z'ds wejsńS dg                                                         0Z0Z'60'GL                     SIĄAJ M                19901
    7. Opis udziału partnerów w realizacji projektu (opis powinien zawierać: (a) aspekt finansowy;
       np. kwoty uzyskane w ramach projektu lub wkład finansowy i rzeczowy wniesiony do
       projektu; (b) aspekt merytoryczny: zadania zrealizowane przez partnerów): Nie dotyczy.

       Komentarze na temat możliwej synergii/uzupełniania się z innymi działaniami realizowanymi
       na poziomie europejskim, krajowym lub lokalnym (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

       Działania, zrealizowane w ramach niniejszego projektu są kompatybilne ze zrealizowanymi przez
       Urząd do Spraw Cudzoziemców projektami:

       1. „Usprawnienie postępowań prowadzonych w sprawach wjazdu, przejazdu, pobytu i wyjazdu
       cudzoziemców na terytorium Polski poprzez modernizację systemu teleinformatycznego zbioru
       rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców” — w ramach projektu przeprowadzono
       zaprojektowanie, wykonanie, wdrożenie i uruchomienie gruntownie zmodernizowanego krajowego
       zbioru rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców zwanego Systemem Pobyt.
       Modernizacja systemu była przeprowadzona w oparciu o zakupiony w ramach zadania niezbędny
       sprzęt teleinformatyczny.

       2. „Przygotowanie, wdrożenie oraz uruchomienie w Polsce 2 Fazy mechanizmu komunikacyjnego
       VIS Mail” — celem projektu było ustanowienie mechanizmu komunikacyjnego służącego do
       wymiany dodatkowych informacji przy wykorzystaniu infrastruktury VIS, które jest wdrażane przez
       Komisję Europejską i państwa członkowskie.

       8. „Rużwijarie funkcjonalności systemu Pobyt v.2 | Krajowsgo Systamu Konsultacyjńsgć" — prójekt
       polegający na: umożliwieniu konsulom dostępu do danych dotyczących zaproszeń dla
       cudzoziemców wpisanych do ewidencji zaproszeń oraz wprowadzenia zmian w systemie Pobyt
       wykorzystywanym przez Straż Graniczną i wojewodów w zakresie zaproszeń; rozbudowie o
       najnowsze wersje posiadanych przez Urząd do Spraw Cudzoziemców licencji na oprogramowanie
       IBM wraz z udzieleniem wsparcia technicznego producenta do 31 grudnia 2016 r. oraz
       rozszerzeniu komunikacji pomiędzy Krajowym Systemem Konsultacyjnym, będącym narzędziem
       do przeprowadzania konsultacji w sprawach wizowych, a systemem Pobyt v.2.

       4. „Modernizacja systemu Pobyt v.2 w zakresie wykonania systemu elektronicznej rejestracji
       cudzoziemców — SERCe" — w ramach projektu została przeprowadzona modernizacja Systemu
       Pobyt v.2 poprzez utworzenie modułu - systemu elektronicznej rejestracji cudzoziemców (SERCe).

      5. „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw” w ramach
      projektu przewiduje się rozwój Systemu Pobyt v. 2 poprzez utworzenie modułu obsługi spraw,
      który znacząco usprawni prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach w z zakresu
      legalizacji pobytu.

      6. „Wsparcie materialne I edukacyjne dla cudzoziemców ubiegających się o udzielenie ochrony
      międzynarodowej w Polsce" -- projekt polegający na poprawie warunków pobytowych
      cudzoziemców, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb niemowląt i dzieci w wieku szkolnym oraz
      osób niepełnosprawnych, a także wyrównanie różnic wynikających z trudności w adaptacji dzieci
      cudzoziemców do nowego środowiska i przerw w edukacji.

      Planuje się, że w przyszłości System Pobyt v.2 zostanie również dostosowany do współpracy z
      systemami klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją). Jednym z systemów klasy EZD
      jest budowany przez Ministerstwo Cyfryzacji w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa
      system EZD RP, który jest elementem Strategii Informatyzacji Państwa. Urząd planował integrację
      z systemem EZD PUW (wykorzystywanego obecnie do zarządzania dokumentacją w UdSC),
      jednakże z uwagi na projekt Ministerstwa Cyfryzacji, to prawdopodobnie EZD RP będzie systemem
      zintegrowanym z Pobytem.

m     Opis probiemów napotkanych podczas reaiizacji projektu:

      W wyniku wystąpienia okoliczności spowodowanych stanem pandemii oraz z przedłużającymi się
      restrykcjami spowodowanymi         przez koronawirus SARS-CoV-2, wynikła konieczność
      aneksowania:
       — _ umowy na zakup infrastruktury w zakresie realizacji II etapu umowy;
       — _ umowy na przeniesienie Systemu Pobyt v.2 oraz Krajowego Systemu Konsultacyjnego na
           nową infrastrukturę teleinformatyczną w zakresie realizacji Il etapu umowy.

   Powyższe skutkowało także występowaniem do Organu Delegowanego z wnioskami o zmianę
   obejmującymi wydłużenie ram czasowych projektu.

   Wszystkie problemy napotkane podczas realizacji projektu były rozwiązywane na bieżąco i nie
   wpłynęły negatywnie na realizację celów projektowych.

   Opis działań poprzez które realizowano obowiązek jak najszerszego informowania o
   współfinansowaniu projektu w ramach FAMI:

   Informacje o realizacji projektu zamieszczono na stronie internetowej UdSC. Sprzęt zakupiony w
   ramach projektu został oznakowany informacją o współfinansowaniu z FAMI oraz zostały
   zakupione tablice informacyjne.

   Ogólna ocena projektu do momentu przygotowania raportu kwartalnego/końcowego, w tym
   opis metod i narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektem:

   Realizacja projektu IT odbywała się z wykorzystaniem elementów metodyki zarządzania projektami
   Prince 2, zgodnie z obowiązującym w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców zarządzeniem Dyrektora
   Generalnego. Ponadto był prowadzony przez wykonawcę z którym została zawarta umowa na
   „Przeniesienie systemu Pobyt v.2 i Krajowego Systemu konsultacyjnego polegające na
   dostosowaniu tych systemów do nowej infrastruktury teleinformatycznej Urzędu do Spraw
   cudzoziemców” rejastr ryżyk projektu.

   Czy projekt miał wpływ na realizację polityki równych szans — należy uzasadnić (dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego):

          - pozytywny (jeżeli podjęte działania w toku realizacji projektu spowodowały
          pozytywne zmiany w obszarze polityki równych szans):

          -   negatywny    (jeżeli   sposób   realizacji   projektu   spowodował     lub     spowoduje
          jakiekolwiek ograniczenia w dostępie do projektu bądź w czasie jego realizacji, bądź
          w    okresie    jego   eksploatacji;    albo          będzie      dyskryminował        osoby
          uczestniczące/korzystające z projektu):

          - neutralny (jeżeli działania podjęte w toku realizacji projektu nie ograniczały dostępu
          do projektu w czasie jego realizacji i/lub eksploatacji): działania podjęte w toku
          realizacji projektu nie ograniczały dostępu do projektu w czasie jego realizacji



   Jeżeli realizowane przedsięwzięcie należało do projektów, które mogą mieć znaczący wpływ
   na środowisko w związku z jego charakterem, rozmiarem lub lokalizacją (gdy projekt jest
   rodzajem przedsięwzięcia objętym Aneksem I i Aneksem li Dyrektywy Rady 85/337/WE w
   sprawie oceny wpływu na środowisko naturalne) to czy jego realizacja była zgodna ze
   wspólnotowymi wymogami odnośnie środowiska naturalnego (dotyczy wyłącznie raportu
   końcowego)?

          TAK (uzasadnienie):

          NIE (uzasadnienie):

          NiE DOTYCZY (uzasadnienie): Realizacja projektu nie miała wpływu na środowisko
          naturalne.

10. Jeżeli projekt obejmował pomoc publiczną to czy został zrealizowany zgodnie z unijnymi
    wymogami dotyczącymi tej dziedziny? Czy beneficjent przestrzegał zasad wynikających
    zustawy z dnia 30 kwietnia 2004r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
    publicznej (dotyczy wyłącznie raportu końcowego)?
                                                     16
             TAK (uzasadnienie):

             NIE (uzasadnienie):

             NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Projekt nie posiadał komponentu z zakresu pomocy
             publicznej.

 11. Finałna wartość wydatków dotyczącą poszczególnych celów szczegółowych. Należy
     przedstawić także aktualizację metodologii wykazującej podział kosztów między cele
     szczegółowe (z uwzględnieniem charakteru działań, liczby osób objętych wsparciem,
     intensywności wsparcia itd.)dołączonej do wniosku o przyznanie dofinansowania-(dotyczy
     wyłącznie raportu końcowego)

     Cel szczegółowy nr 1 Azyl: 5 117 195,33 zł

     Ceł szczegółowy nr 2 Integracja/Legalna migracja: 13 627 109,96 zł

 12. Informacja o miejscu archiwizacji dokumentów (w przypadku zmiany miejsca archiwizacji
     dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez beneficjenta działalności
     należy pisemnie poinformować COPE MSWIA o miejscu archiwizacji dokumentów) - dotyczy
     wyłącznie raportu końcowego:

     Siedziba Urzędu do Spraw Cudzoziemców

 13. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego:

     Oświadczam, że

    1) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 9 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego”! zobowiązuję się do
      zapewnienia trwałości Projektu przez okres co najmniej 3 lat od zatwierdzenia przez Organ
      Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu, zgodnie z Podręcznikiem dla Beneficjenta
   2) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 10 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego* zobowiązuję się
      do pozostawania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej 3 lat od momentu zakończenia
      Projektu | użytkowania przedmiotowego sprzętu na rzecz kontynuacji działań przewidzianych
       Projektem lub działalność statutową Beneficjenta przez ten sam okres, o ile, w uzasadnionych
       przypadkach, sprzęt nie zostanie przekazany nieodpłatnie uczestnikom Projektu

 14. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego: jeżeli przedmiotem projektu jest finansowanie
     infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych, które wykorzystywane są również
     do innych celów niż cele FAMI należy określić proporcję faktycznego wykorzystania.

     Zgodnie z dołączoną do wniosku o dofinasowanie metodologią, przeanalizowano wszystkie rejestry
     modernizowanego w ramach projektu systemu oraz wykorzystywanej do niego infrastruktury pod
     katem kwalifikowalności FAMI i na tej podstawie oszacowano procent, w jakim realizacja zadań
     wpisuje się w cele funduszu. W rezultacie ustalono, że działania są kwalifikowalne w ramach FAMI
     w 69,87%, zaś pozostałe rejestry (30,31%) zostały uwzględnione w projekcie na poczet
     zwiększenia wkładu krajowego. Kwota dotycząca działań w zakresie pozostałych rejestrów
     systemu spowodowała obniżenie poziomu finansowania co przy wkładzie FAMI 75% daje proporcję
     w projekcie 52,40%.




15. Załączniki:

            1.    Formularz wskaźników

            2.    Formuiarz wskaźników

            3.    Zestawienie wydatków

1 * Niepotrzebne skreślić
                                                    17
4.   Wniosek o poświadczenie wydatków




                                   18
