                       Fundusz Azylu, Migracji i Integracji

                                       Raport Końcowy

                                   okres objęty raportem:

                            od 01.09.2019 do 31.12.2022

                                     część merytoryczna
                                         Należy wysłać do:

                  Centrum Obsługi Projektów Europejskich
             Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
                            Raport składany w formie elektronicznej



                                 Numer projektu: 11/10-2019/OG-FAMI

        Tytuł projektu: Kierunek: Wielkopolska. Sprawny Urząd bliżej migranta — etap Il

                          Nazwa beneficjenta: Wojewoda Wielkopolski

1.   Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

Celem głównym projektu była poprawa jakości usług świadczonych przez służby Wojewody
Wielkopolskiego na rzecz obywateli państw trzecich poprzez pakiet działań ukierunkowanych na
wzmocnienie potencjału zasobów ludzkich, rzeczowych i informacyjnych. W ramach celu głównego
zostało wyszczególnionych siedem celów cząstkowych.

Dzięki zrealizowaniu zaplanowanych działań oraz zadań dodatkowych w toku realizacji Projektu,
osiągnięto wszystkie założone rezultaty. Tym sam cel główny oraz cele cząstkowe określone
w Projekcie zostały osiągnięte w 100%.



2.   Harmonogram realizacji projektu:

Harmonogram     zgodnie   z Opis realizacji działań w danym okresie sprawozdawczym              Wyjaśnienie
umową      finansową    (tj.                                                                    rozbieżności
Harmonogramem — realizacji
projektu    zawartym     w
Formularzu Wniosku)
1.1.     Dostosowanie sali A w     Działanie zrealizowane.
budynku na pl. Wolności 17 w
                                   Na parterze budynku Wydziału Spraw Cudzoziemców.
Poznaniu do nowoczesnych
                                   wyremontowano główną salę obsługi . Zakres remontu
standardów obsługi klienta, w
                                   obejmował zmianę aranżacji i przeznaczania pomieszczeń,
tym dostosowanie dla osób z
                                   dostosowanie sali do obsługi osób z niepełnosprawnościami,
niepełnosprawnościami oraz
                                   wymianę sieci teleinformatycznej, elektrycznej, wodno-
rozbudowa systemu
                                   kanalizacyjnej, wymianę systemu wentylacyjnego i
klimatyzacji
                                   klimatyzacyjnego, gipsowanie i malowanie ścian, wymianę
                                   płytek podłogowych, sufitów podwieszanych i oświetlenia.
                                   W wyniku remontu utworzono:
                                   - 11 stanowisk obsługi bezpośredniej, w tym 2 stanowisk
                                   dostoswanych do pełnienia funkcji punktu informacyjnego
                                   i jednego zaaranżowanego jako punk podawczy,
                                 - dużą poczekalnię z kącikiem zabaw dla dzieci,
                                 - pomieszczenia sanitarne.
                                 Wyremontowana sala została wyposażona w odpowiednią
                                 zabudowę meblową i sprzęt informatyczny.
                                 Ponadto w budynku przeprowadzono uzupełniającą rozbudowę
                                 systemu wentylacji i klimatyzacji.

1.2.    Rozbudowa                Działanie zrealizowane.
monitoringu wizyjnego            W budynku Wydziału Spraw Cudzoziemców w Poznaniu
                                 i delegaturach rozbudowany został system monitoringu
                                 wizyjnego zapewniając bezpieczeństwo pracownikom
                                 i klientom. Dodatkowo budynek na pl. Wolności został
                                 wyposażony z dyspozytor kluczy włączony do Zintegrowanego
                                 Systemu Bezpieczeństwa Wielkopolskiego Urzędu
                                 Wojewódzkiego.

1.3.   Stworzenie jednolitego    Działanie zrealizowane.
systemu przechowywania
                                 W ramach projektu w pomieszczenia przeznaczone do
spraw OPT w Poznaniu i
                                 przechowywania akt bieżących zgromadzonych w sprawach
delegaturach
                                 cudzoziemców zostały wyremontowane i wyposażone w system
                                 regałów jezdnych i stacjonarnych, co znacznie zwiększyło
                                 powierzchnie magazynową. Stanowska zostały wyposażone
                                 w czytniki kodów kreskowych i drukarki do etykietowania teczek.
                                 Dodatkowo wdrożono w aplikacji „cudzoziemcy” funkcjonalności
                                 w zakresie ewidencji/wypożyczania akt.

1.4.   Standaryzacja             Działanie zrealizowane
wyposażenia stanowisk pracy      W pomieszczeniach biurowych Wydziału Spraw Cudzoziemców
                                 uzupełniono wyposażenie meblowe, w szczególności zakupiono
                                 biurka, kontenerki podbiurkowe, szafy aktowe i ubraniowe,
                                 krzesła obrotowe, krzesła obrotowe i tapicerowane, stoły
                                 konferencyjne, regały biurowe. Zakupiono także zestawy
                                 mobilne.
                                 W ramach projektu zakupiono niezbędny sprzęt informatyczny,
                                 w tym komputery (z klawiaturą i myszką), monitory, przełączniki
                                 KVM, laptopy, pakiety biurowe, czytniki dokumentów, linii
                                 papilarnych i SIS/VIS, drukarki stanowiskowe, urządzenia
                                 wielofunkcyjne, skanery płaskie, niszczarki dokumentów.
1.5.   Standaryzacja             Działanie zrealizowane.
warunków obsługi w               W pomieszczeniach biurowych Wydziału Spraw Cudzoziemców
Delegaturach Urzędu              uzupełniono wyposażenie meblowe, w szczególności zakupiono
                                 biurka, kontenerki podbiurkowe, szafy aktowe i ubraniowe,
                                 krzesła obrotowe, krzesła obrotowe i tapicerowane, stoły
                                 konferencyjne, regały biurowe.
                                 W ramach projektu zakupiono niezbędny sprzęt informatyczny,
                                 w tym komputery (z klawiaturą i myszką), monitory, przełączniki
                                 KVM, laptopy, pakiety biurowe, czytniki dokumentów, linii
                                 papilarnych i SIS/VIS, drukarki stanowiskowe, urządzenia
                                 wielofunkcyjne, skanery płaskie, niszczarki dokumentów.

2.1 Kontynuacja działania i dalszy rozwój funkcjonalności infolinii dla cudzoziemców:

2.1.1 Kontynuacja zatrudnienia   Działanie zrealizowane.
personelu obsługi infolinii
                                 Zatrudnienie personelu obsługi infolinii było kontynuowane na
                                 poziomie 7 osób.



wspemagających obsługę
2.1.3 Rozszerzenie oferty         Działanie zrealizowane
informacyjnej Wydziału i
                                  Prace wykonywane były przez zespół II ds. standaryzacji oferty
promocja działania infolinii
                                  informacyjnej, który zrealizował działania w następujących
                                  grupach:
                                  1. serwis informacyjny:
                                   — udostepnienie strony w wersji ukraińskiej,
                                   - opracowanie i publikacja treści nowej sekcji informatycznej
                                       dot. Brexitu wraz z tłumaczeniem na j. angielski nowych
                                       przepisów i formularzy,
                                   -— opracowanie i publikacja treści nowej sekcji "Pomoc dla
                                       obywateli Ukrainy” w związku z konfliktem zbrojnym w
                                       Ukrainie wraz z tłumaczeniami na j. ukraiński,
                                   — opracowanie i publikacja nowych zakładek graficznych
                                       ułatwiających poruszanie się w serwisie,
                                   - bieżąca aktualizacja i ttumaczenie treści i formularzy
                                       zamieszczanych w serwisie,
                                   —- przeprowadzenie ankiety online dotyczącej funkcjonalności
                                       i wyglądu strony oraz wprowadzenie modyfikacji po
                                       ewaluacji;
                                  2. spotkania informacyjne z elementami promocji infolinii:
                                   - opracowanie materiałów promujących, programów
                                       zaproszeń i prezentacji na spotkania,
                                   - _ przeprowadzono: 3 spotkania dla pracodawców, 2
                                       spotkanie dla uczelni wyższych oraz 5 spotkań dla
                                       cudzoziemców;
                                   3. promocja infolinii:
                                   — opracowanie, wydruk i rozesłanie do gmin i powiatów
                                       informacji o działalności wydziału w tym infolinii,
                                  - _ przygotowanie i realizacja zamówienia opracowanie
                                       graficzne, merytoryczne i realizacja procedur zamówienia
                                       publicznego) materiałów promocyjnych i gadżetów
                                       promujących działanie infolinii, w tym: etui na karty pobytu,
                                       artykuły biurowe, maseczki, przyłbice, smycze, roll-up,
                                       ścianki i stoiska.

2.1.4 Stworzenie jednolitego      Działanie zrealizowane.
systemu wymiany informacji w
                                  Prace wykonywane były przez zespół II ds. standaryzacji oferty
Wydziale
                                  informacyjnej. W ramach działania utworzona została wirtualna
                                  Baza Wydziału Spraw Cudzoziemców (BWSC). Baza zawiera
                                  informacje o wydziale, z opisem zadań realizowanych w
                                  poszczególnych oddziałach i stanowiskach oraz wykaz
                                  pracowników wydziału. BWSC podzielona na sekcje tematyczne
                                  dedykowane konkretnym elementom procedury, zawiera
                                  wytyczne, pisma, orzeczenia, wzory/szablony check-list
                                  i różnego rodzaju pism/decyzji. Baza stanowi doskonałe źródło
                                  wiedzy szczególnie dla nowych pracowników.
                                  Na bieżąco prowadzone są działanie aktualizujące
                                  i uzupełniające.

2.2.   Rozwój            aplikacji Działanie zrealizowane.
„Cudzoziemcy”                     Prace wykonywane były przez zespół II ds. aplikacji. W ramach
                                  działania wdrożono funkcjonalności usprawniające działanie
                                  aplikacji, m.in.:
                                  - opcje bieżącego monitorowania obciążenia sprawami
                                  w oddziałach (średnie obciążenie na pracownika) i mechanizmy
                                  automatycznego podziału wniosków na oddziały wg obciążenia
                                  sprawami, w tym rozbudowano raporty monitoringowe,
                                  - udoskonalono moduły dotyczące umawiania klientów na
                                  wizyty, magazynowe, operacje grupowe dla zmian statusów,
                                  generowania korespondencji, etykietowania spraw,
                                 - uzupełniono bazy szablonów pism, kart weryfikacji, formularzy,
                                 kreatorów wezwań,
                                 - udostępniono narzędzia do weryfikacji dowodowej wniosków,
                                 do generowania szablonów dedykowanych odpowiednim
                                 grupom OPT.
2.3. Zakup cyfrowych tablic      Działanie zrealizowane.
informacyjnych
                                 Zakupiono i zamontowano 7 cyfrowych tablic informacyjnych:
                                 3 w Poznaniu w budynku na pl. Wolności i po 1 tablicy w każdej
                                 delegaturze.

3.1. Szkolenia podnoszące kwali ifikacje dla pracowników Wydziału.
3.1.1. Szkolenia merytoryczne    Działanie zrealizowane.
                                 Dla pracowników Wydziału Spraw Cudzoziemców
                                 przeprowadzono 9 edycji szkoleń z zakresu postępowań
                                 administracyjnych, legislacji, technik przesłuchań,
                                 rachunkowości redagowania pism urzędowych, kompetencji
                                 kierowniczych oraz umiejętności informatycznych.

3.1.2. Szkolenia językowe dla Działanie zrealizowane.
pracowników Wydziału          Dla pracowników Wydziału Spraw Cudzoziemców w 2021 roku
                              przeprowadzone zostały 2 edycje warsztatów z języka
                              angielskiego oraz zorganizowano 120 godzinny kurs języka
                              angielskiego na 6 poziomach zaawansowania, a w 2022 roku na
                              poziomie podstawowym zrealizowano 60 h kurs języka
                              ukraińskiego.
3.1.3 Warsztaty wewnętrzne       Działanie zrealizowane.
                                 Dla pracowników Wydziału Spraw Cudzoziemców
                                 przeprowadzono 14 edycji warsztatów wewnętrznych w zakresie
                                 zezwoleń na pobyt czasowy członków rodzin, legalności pobytu,
                                 w tym obliczania i dokumentowania 3 lat nieprzerwanego pobytu
                                 oraz analizy akt z uwzględnieniem instytucji pełnomocnictwa
                                 i liczenia terminów KPA.




3.   Modyfikacje projektu: wniosku o dofinansowanie (działania, harmonogram, inne), budżetu,
     formularza wskaźników:
      a) zmiany, które nie wymagają zgody OD lub aneksowania umowy wraz z uzasadnieniem;

     zmiany wykazane w:

     *    Raporcie kwartalnym za okres 01.04.2020 — 30.06.2020
         — w budżecie projektu zmodyfikowano nazwy niektórych szkoleń.

     *    Raporcie kwartalnym za okres 01.07.2020 — 30.09.2020
         — _ budżet projektu:

 Pozycja | Opis                                   Było           Jest         Uzasadnienie zmiany
 16        Rozbudowa systemu monitoringu          182 080,90     266 194,60 | Zmiana      kwoty     po
           wizyjnego i wyznaczenie stref                                      przeprowadzeniu
           dostępu dla klientów dla                                           procedury przetargowej
           podwyższenia standardów
           bezpieczeństwa i jakości obsługi w
           Poznaniu i delegaturach WUW-
           kamery, zakup licencji, usługa
           montażu
111          Wyposażenie pomieszczeń               464 400,00 | 380 286,30     Zmiana      kwoty     po
             podręcznych _ zbiorów     akt   w                                 przeprowadzeniu
             sprawach            cudzoziemców                                  procedury przetargowej
             prowadzonych      w      Poznaniu
             oraz archiwum zakładowego dla akt
             cudzoziemskich



      *   Raporcie kwartalnym za okres 01.10.2020 — 31.12.2020
          — _ budżet projektu:

Pozycja | Opis                                     Było           Jest         Uzasadnienie zmiany
F4        Koszt organizacji szkolenia: Tryby       6 000,00       3 700,00     Zmiana     kwoty      po
          nadzwyczajne w postępowaniu                                          przeprowadzeniu
          administracyjnym - warsztaty                                         procedury     udzielenia
                                                                               zamówienia publicznego

F7           Koszt organizacji szkolenia:          6 000,00       8 300,00     Zmiana     kwoty      po
             Podstawy rachunkowości.                                           przeprowadzeniu
             Działalność gospodarcza z                                         procedury     udzielenia
             uwzględnieniem analizy                                            zamówienia publicznego
             dokumentów finansowych



      *   Raporcie kwartalnym za okres 01.01.2021 — 31.03.2021
          — _ budżet projektu:

Pozycja | Było                             Jest                                Uzasadnienie zmiany
F11       Koszty organizacji szkolenia: | Koszty organizacji szkolenia:
          Kurs języka    angielskiego  - | Kurs języka angielskiego —
          poziom początkujący A1           grupa I
F12       Koszty organizacji szkolenia: | Koszty organizacji szkolenia:
          Kurs języka    angielskiego  - | Kurs języka angielskiego —
          poziom początkujący A2           grupa II
F13       Koszty organizacji szkolenia: | Koszty organizacji szkolenia:
          Kurs języka    angielskiego  - | Kurs języka angielskiego —
          poziom    średniozaawansowany | grupa III                           Zmiana    nazwy   pozycji   -
             B1                                                                poziomy grup dostosowane
F14          Koszty organizacji szkolenia: | Koszty organizacji szkolenia: | do poziomu uczestników.
             Kurs języka    angielskiego  - | Kurs języka angielskiego —
             poziom   średniozaawansowany | grupa IV
             B2
F15          Koszty organizacji szkolenia: | Koszty organizacji szkolenia:
             Kurs języka    angielskiego  - | Kurs języka angielskiego —
             poziom zaawansowany C1           grupa V
F16          Koszty organizacji szkolenia: | Koszty organizacji szkolenia:
             Kurs języka    angielskiego  - | Kurs języka angielskiego —
             poziom zaawansowany C2           grupa VI



      *   Raporcie kwartalnym za okres 01.07.2021 — 30.09.2021
             szczegółowe uzasadnienie budżetu:
          W uzasadnieniu do budżetu w części A pkt 3 pn. Zatrudnienie pracowników obstugujących
          infolinię w wymiarze pełnego etatu na podstawie umowy o pracę na okres realizacji Projektu,
          który dotyczy pozycji budżetowej A3 obejmującej wynagrodzenia, premie kwartalne
          i dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników infolinii dodano finansowanie nagród
          uznaniowych dla pracowników infolinii.
        Raporcie kwartalnym za okres 01.04.2022 — 30.06.2022
        — _ budżet projektu:

Pozycja | Opis                         Było                Jest          Uzasadnienie zmiany
  D1      Modernizacja kabiny dźwigu | 49 320,00           9 970,00      Rezygnacja z pełnego zakresu remontu z
          osobowego                                                      uwagi na brak wykonawców.
  F25     Wykonanie zadaszenia nad     30 000,00           69 350,00     Zmiana kwoty ponieważ wstępne rozeznanie
          stojakami rowerowymi i                                         cenowe pokazało, że zaplanowana przez
          montaż stojaków                                                nas w budżecie kwota jest niewystarczająca.
          rowerowych



        -—-   szczegółowe uzasadnienie budżetu:

Pozycja | Opis                   Było                         Jest                      Uzasadnienie zmiany
C, pkt3 | Wyposażenie            Wyposażenie obejmuje         Wyposażenie               Z uwagi na sytuację
          stanowisk pracy, sal   zakup:                       obejmuje zakup:           geopolityczną oraz
          obsługi i sal          — bezprzewodowych            — bezprzewodowych         dodatkowe zadania (m.in.
          konferencyjnych w        rzutników/projektorów        rzutników/projektorów   wydawanie naklejek
          Poznaniu (działanie      multimedialnych              multimedialnych         wizowych kierowcom, Kart
          nr 1.4, poz. C3)         (łączność WI-FI,             (łączność WI-FI,        Polaka, wydawanie
                                   Bluetooth),                  Bluetooth),             zezwoleń dla uchodźców z
                                 — przenośnych tablic         — przenośnych tablic      Ukrainy od listopada 2022 r.)
                                   interaktywnych typu          interaktywnych typu     Wydział Spraw
                                   FLIPCHART,                   FLIPCHART,              Cudzoziemców wdraża
                                 — podsufitowych ekranów      — podsufitowych           zmiany organizacyjne,
                                   rozwijanych do               ekranów rozwijanych     wymagające zakupu
                                   projektora,                  do projektora,          odpowiedniego
                                 — nagłośnienia sali          — nagłośnienia sali       wyposażenia.
                                   konferencyjnej,              konferencyjnej,
                                 — elektrycznych noży do      — elektrycznych noży
                                   otwierania listów,           do otwierania listów,
                                 — mebli do sali obsługi      — mebli do sali obsługi
                                   (sala A): szaf               (sala A): szaf
                                   aktowych, krzeseł i          aktowych, krzesełi
                                   ławek do poczekalni,         ławek do poczekalni,
                                   stolików oraz krzeseł        stolików oraz krzeseł
                                   dla pracowników,             dla pracowników,
                                 — monitora TV na salę        — monitora TV na salę
                                   obsługi B,                   obsługi B,
                                 — uzupełniającego            — uzupełniającego
                                   wyposażenia                  wyposażenia
                                   meblowego, w tym             meblowego, w tym
                                   m.in.: mebli na wymiar,      m.in.: mebli na
                                   regałów, szaf, stołów i      wymiar, regałów,
                                   stolików, krzeseł,           szaf, stołów i
                                 — wyposażenia i                stolików, krzeseł,
                                   oznakowania dla osób       — wyposażenia i
                                   ze szczególnymi              oznakowania dla
                                   potrzebami.                  osób ze
                                                                szczególnymi
                                                                potrzebami,
                                                              — zabudowa
                                                                stanowiskowa na sali
                                                                obsługi B.



        Raporcie kwartalnym za okres 01.07.2022 — 30.09.2022
           szczegółowe uzasadnienie budżetu:

Pozycja | Opis                   Było                         Jest                      Uzasadnienie zmiany
C,pkt2 | 2. Wyposażenie          Zakupi         tana:         Zakupi        tana:       Z uwagi na fakt, nie
          informatyczne            a<upione zostaną:            a<upione zostaną:       dostaliśmy zgody KPRM na
          stanowisk pracy        - niszczarki przemysłowe,    - niszczarki              samodzielny zakup, a COAR
          (działanie nr 1.4,     - bezprzewodowe czytniki     przemysłowe,              nie rozstrzygnął postępowań
          poz. €2)               kodów kreskowych,                                      na zakup komputerów,
                                                                                        monitorów, drukarek i
                               - drukarki do etykiet typu         - bezprzewodowe              urządzeń wielofunkcyjnych
                               „Zebra”,                           czytniki kodów               oraz koniec realizacji
                               - przełączniki KVM,                kreskowych,                  projektu, podjęto decyzję o
                                                                                               zakupie części drobnego
                               - czytniki linii papilarnych,      - drukarki do etykiet typu
                                                                                               wyposażenia
                               - czytniki dokumentów,             „Zebra”,
                                                                                               zaplanowanego w projekcie
                               - kamerki internetowe z            - przełączniki KVM,          nr 11/14-2022/OG-FAMI. W
                               mikrofonem,                        - czytniki linii             ramach projektu nr 11/14-
                               - podstawki pod laptopy,           papilarnych,                 2022/OG-FAMI zakupiony
                               ergonomiczne klawiatury i          - czytniki dokumentów,       zostanie sprzęt
                               podkładki pod mysz.                - kamerki internetowe z      informatyczny, zaplanowany
                                                                                               do zakupu w niniejszym
                                                                  mikrofonem,
                                                                                               projekcie.
                                                                  - podstawki pod
                                                                  laptopy, ergonomiczne
                                                                  klawiatury i podkładki
                                                                  pod mysz,
                                                                  - bezprzewodowe
                                                                  myszki,
                                                                  - słuchawki dla infolinii.



   *    Raporcie kwartalnym za okres 01.10.2022 — 31.12.2022
        — _ budżet projektu:

Pozycja | Opis                        Było                     Jest            Uzasadnienie zmiany
  cz      Wyposażenie informatyczne | 202 942,30               185 517,50      Przeniesienie środków z pozycji C2 i C6 do
          stanowisk pracy                                                      pozycji C3 jest wynikiem przeprowadzonych
  C3      Wyposażenie stanowisk       257 540,00               342 455,04      postępowań o udzielenie zamówień.
          pracy, sal obsługi i sal                                             Zaplanowana w pozycji C3 kwota okazała
          konferencyjnych w Poznaniu                                           się niewystarczająca. Natomiast w pozycji
  Cc6     Wyposażenie stanowisk         240 844,15             172961,61    | C2i C6 wystąpiły oszczędności.
          pracy, sal obsługi i
          pomieszczeń socjalnych w
          delegaturach



   b) zmiany, które zostały zatwierdzone przez OD (krótki opis zmiany, data zatwierdzenia przez
   OD).
           zmiana wniosku zaakceptowana 05.11.2020 r. obejmowała:
              zmianę okresu realizacji Projektu,

           000
              zmiany w kategorii A,
               rezygnacja z systemu nagrywania przesłuchań,
              zmianę zakresu remontu w delegaturze w Lesznie,

           OOO
               uzupełnienie wyposażenia stanowisk pracy w Poznaniu i w delegaturach,
              zmniejszenie liczby członków zespołu II ds. standaryzacji i zmianę zakresu działania
              zespołu,
              zmianę liczby i edycji szkoleń i kursów językowych,
           00  rezygnację z wizyt studyjnych,
              zmiany w wysokości wydatków kwalifikowalnych dotyczących remontów,
           OO zmiany w formularzu wskaźników;

           zmiana wniosku zaakceptowana 02.08.2021 r. obejmowała:
            o  zmianę okresu realizacji Projektu,
            o  zmiany w kategorii A,
            o  rezygnację z działania 2.1.2 pn. Zaprojektowanie i wdrożenie                               narzędzi
               wspomagających obsługę infolinii,
               uzupełnienie wyposażenia stanowisk pracy w Poznaniu i w delegaturach,




            QOOO0000
               zmianę wartości wydatków kwalifikowalnych w poz. C5,
               zmianę dotycząca szkoleń i kursów językowych,
               rezygnację z remontu w delegaturze w Koninie,
               zmianę w wysokości wydatków kwalifikowalnych w kategorii I,
               rezygnację z kolejnych wizyt studyjnych,
               zmiany w formularzu wskaźników;
        — _ zmiana wniosku zaakceptowana 28.12.2021 r. obejmowała:
            o zmianę ilości cyfrowych tablic informacyjnych
            o zmiany w formularzu wskaźników;

        — _ zmiana wniosku zaakceptowana 07.04.2022 r. obejmowała:
            o uzupełnienie wyposażenia stanowisk pracy w Poznaniu i w delegaturach,
            o utworzenie nowych pozycji budżetowych dotyczących modernizacji kabiny dźwigu
               osobowego, organizacji kursu języka ukraińskiego oraz montaży zadaszenia
                i stojaków rowerowych,
            o zmiany w wysokości wydatków kwalifikowalnych w kategorii I,
            o zmiany w formularzu wskaźników;

        — _ zmiana wniosku zaakceptowana 30.12.2022 r. obejmowała:
            o zmianę opisu Działania 1.4 i 1.5,
            o zmiany w wysokości wydatków kwalifikowalnych w kategorii C, F i I,
            o zmiany w formularzu wskaźników.


4.   Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu końcowego
     — szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń
     przedstawionych w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu
     końcowego):

Zamierzone   rezultaty  jak       Osiągnięte rezultaty
założono w opisie projektu
będącym częścią wniosku

1. Stworzenie 11 stanowisk        Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
obsługi bezpośredniej w sali
obsługi A, w miejsce              Wydział Spraw Cudzoziemców uzyskał w Poznaniu nowoczesną salę
dotychczasowych 9 stanowisk       obsługi ze stanowiskami obsługowymi, poczekalnią dla cudzoziemców,
wraz z optymalizacją              pomieszczeniami sanitarnymi i kącikiem dla dzieci. Zniesione zostały
rozmieszczenia poszczególnych     bariery uniemożliwiające obsługę osób z niepełnosprawnościami.
funkcji obsługowych na Sali       Utworzonych zostało 11 stanowisk obsługowych, w tym 2 uniwersalne
obsługi A i dostosowaniem do      mogące służyć jako punkty informacyjne oraz 1             stanowisko
potrzeb osób                      zaprojektowane jako punkt podawczy.
niepełnosprawnych.
                                  Sala obsługi wyposażona jest w system kolejkowy, infokiosk oraz cyfrową
                                  tablicę informacyjną, a wszystkie stanowiska obsługowe zostały
                                  wyposażone w nowy sprzęt informatyczny oraz meble.

2. Poprawa bezpieczeństwa         Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
interesantów poprzez
rozbudowę systemu monitoringu     Budynki urzędu, tj. w Poznaniu na pl. Wolności oraz w delegaturze w
wizyjnego w Poznaniu i            Kaliszu, Koninie, Lesznie i Pile zostały wyposażone w rozbudowany
delegaturach                      system monitoringu wizyjnego. Ponadto siedziba Wydziału Spraw
                                  Cudzoziemców w Poznaniu została wyposażona w elektroniczny
                                  depozytor kluczy.

3. Zwiększenie dostępu do         Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
aktualnych informacji na sali
obsługi poprzez zastosowanie      Wszystkie sale obsługi Wydziału Spraw Cudzoziemców w Poznaniu i
cyfrowych tablic informacyjnych   delegaturach zostały wyposażone w cyfrowe tablice informacyjne.

4. Zwiększenie stopnia            Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
kompatybilności
oprogramowania na                 Stanowiska pracy w Wydziale Spraw Cudzoziemców zostały wyposażone
stanowiskach pracy oraz pełne     w jednolite oprogramowanie biurowe, nowy sprzęt informatyczny, w tym
wdrożenie rozwiązań               urządzenia wielofunkcyjne umożliwiające masowe przetwarzanie
sprzętowych do masowego           dokumentów.
przetwarzania dokumentów w
Poznaniu i w delegaturach

5.Ujednolicenie warunków pracy   Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
poprzez objęcie klimatyzacją
wszystkich pomieszczeń           Pomieszczenia biurowe Wydziału Spraw Cudzoziemców                  zostały
biurowych WSG w Poznaniu         wyposażone w odpowiedni system klimatyzacji i wentylacji.

6. Pełne wdrożenie systemu       Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
lokalizacji akt poprzez
zwiększenie powierzchni          W Poznaniu i delegaturach zostały wyremontowane dodatkowe
ergonomicznie                    pomieszczenia do przechowywania akt bieżących, wyposażone następnie
zagospodarowanych                w systemy regałów jezdnych i stacjonarnych umożliwiające uzyskanie jak
magazynów akt podręcznych        największej powierzchni do przechowywania akt bieżących. Wdrożony
cudzoziemców.                    system etykietowania teczek OPT, rejestrowanych w systemie „aplikacja”
                                 umożliwia szybką lokalizację odpowiedniego dokumentu.

7. Zapewnienie warunków do       Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
przechowywania akt
dotyczących OPT w Archiwum       Pomieszczenie    w    Archiwum  Zakładowym  przeznaczone  do
Zakładowym                       przechowywania akt OPT zostało wyremontowane i wyposażone w
                                 system regałów jezdnych.

8. Zwiększenie dostępności akt   Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
spraw zakończonych,
potrzebnych do prowadzenia       Wdrożony system etykietowania teczek OPT, rejestrowanych w systemie
bieżących postępowań.            „aplikacja”, do którego dostęp ma każdy pracownik, umożliwia szybką
                                 lokalizację odpowiedniego dokumentu. W aplikacji składane jest
                                 zapotrzebowania na akta spraw zakończonych OPT.

9. Wzrost poziomu zaspokojenia   Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
potrzeb informacyjnych grup
docelowych poprzez dalszą        Utrzymanie w ramach projektu 7 pracowników infolinii zwiększyło
profesjonalizację działania      dostępność informacji dla OPT, skróciło czas oczekiwania cudzoziemca
infolinii                        na informację telefoniczną i mailową. Stworzenie dedykowanego zespołu
                                 do udzielania informacji pozwoliło na uporządkowanie systemu
                                 komunikacji w sprawach cudzoziemców oraz usprawniło organizację
                                 pracy. Dzięki aktualizacji i rozwijaniu aplikacji „cudzoziemcy”, informacja
                                 uzyskiwana przez cudzoziemca jest szczegółowa i kompletna. Utrzymanie
                                 profesjonalnej infolinii odciążyło pracowników merytorycznych z
                                 konieczności udzielania        informacji cudzoziemcom.       Na bieżąco
                                 prowadzona jest standaryzacja ścieżek postępowania z wpływającymi
                                 zapytaniami w sprawach.

10. Podniesienie świadomości     Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
grup docelowych w zakresie
praw, obowiązujących procedur,   W ramach projektu organizowane były spotkania informacyjne dla
przekładające się na poprawę     pracodawców zatrudniających OPT, uczelni wyższych i cudzoziemców, w
jakości dokumentów składanych    tym studentów.
w sprawach OPT.

11. Udoskonalenie                Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
mechanizmów udostępniania
informacji o stanie spraw.       Każdy wniosek rejestrowany jest w aplikacji „cudzoziemcy”, a
                                 cudzoziemiec składając wniosek otrzymuje zindywidualizowany kod
                                 dostępu, zapewniający ochronę danych osobowych, za pomocą którego
                                 może na bieżąco sprawdzać na jakim etapie jest jego wniosek. Również
                                 poprzez stronę internetową jest możliwość uzyskania informacji na temat
                                 numeru sprawy i danych dostępowych.

12. Wzmocnienie systemu          Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
zarządzania w obszarze obsługi
                                                   9
cudzoziemców, w szczególności      Wdrożone nowe funkcjonalności w aplikacjj cudzoziemcy, w tym
w zakresie nadzoru, oceny i        możliwość grupowania operacji, pozyskiwania odpowiednich raportów
komunikacji wewnętrznej            dotyczących   "czasu   trwania   postępowań,   wskaźnika    spraw
poprzez zwiększenie wartości       przeterminowanych w toku, automatycznego podziału wniosków na
monitoringowej i zarządczej        oddziały wg obciążenia sprawami, bieżącego monitowania obciążenia
aplikacji „cudzoziemcy”.           pracownika wzmocniło system zarządzania obsługą cudzoziemców w
                                   wydziale.

13. Wymierne oszczędności          Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
czasu pracowników
poświęcanego obecnie na            W ramach aktualizacji aplikacjj cudzoziemcy uzupełniono bazę kart
dublowanie czynności, dzięki       weryfikacji, szablonów do weryfikacji formalnej / merytorycznej oraz
efektywnemu wykorzystaniu          kreatorów wezwań z możliwością generowania odpowiedniego wezwania,
narzędzi informatycznych           które automatycznie pojawia się na koncie cudzoziemca, za pomocą kodu
poprzez automatyzację              dostępu może on na bieżąco sprawdzać na jakim etapie jest jego wniosek
poszczególnych czynności w         i jakie dokumenty musi uzupełnić.
procesach.

14. Zwiększenie efektywności       Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
mechanizmów obiegu informacji
niezbędnych do rzetelnej i         Wdrożone nowe funkcjonalności w aplikacjj cudzoziemcy, w tym
terminowej realizacji zadań        kalendarze wizyt na zapoznanie z aktami i przesłuchania, powiadomień
                                   dla pracowników, raporty pokazujące czas trwania postępowań oraz
                                   wskaźnik spraw przeterminowanych w toku, rejestrowanie w aplikacji
                                   każdego dokumentu i śladowanie każdej czynności w sprawie pozawala
                                   na bieżące monitorowania zadań.

15. Zwiększenie poziomu            Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
zaspokojenia potrzeb klientów
obcojęzycznych na informację w     W ramach projektu dla pracowników Wydziału Spraw Cudzoziemców
procesie bezpośredniej obsługi i   zorganizowane zostały 2 edycje warsztatów z języka angielskiego oraz
komunikacji z pracownikami         120 godzinny kurs języka angielskiego na 6 poziomach zaawansowania i
WSC dzięki szkoleniom w            60 godzinny kurs języka ukraińskiego na poziomie podstawowym.
zakresie języków obcych

16. Wzmocnienie potencjału         Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
zasobów ludzkich poprzez
podniesienie kompetencji           W ramach projektu dla pracowników Wydziału Spraw Cudzoziemców
merytorycznych pracowników         zrealizowano 9 edycji szkoleń z zakresu postępowań administracyjnych,
Wydziału w zakresie                legislacji, technik przesłuchań, rachunkowości redagowania pism
umiejętności językowych i          urzędowych,         kompetencji   kierowniczych  oraz    umiejętności
prawno-proceduralnych dzięki       informatycznych. Ponadto przeprowadzono 14 edycji warsztatów
udziałowi w szkoleniach.           wewnętrznych w zakresie zezwoleń na pobyt czasowy członków rodzin,
                                   legalności pobytuu w tym obliczania i dokumentowania 3 lat
                                   nieprzerwanego pobytu oraz analizy akt z uwzględnieniem instytucji
                                   pełnomocnictwa i liczenia terminów KPA.

17. Nabycie wiedzy, nowych         Rezygnacja z realizacji działania.
umiejętności i kompetencji przez
uczestników wizyt studyjnych       Z uwagi na sytuację epidemiologiczną w trakcie realizacji projektu
wzbogacających ich w               organizacja wizyt studyjnych nie była możliwa.
doświadczenie zawodowe i
rozwój osobisty, promocja
transferu wiedzy na poziomie
administracji publicznej i
rozbudowa potencjału
administracji publicznej do
wprowadzania dobrych praktyk




                                                     10
Opis udziału partnerów w realizacji projektu (opis powinien zawierać: (a) aspekt finansowy;
np. kwoty uzyskane w ramach projektu lub wkład finansowy i rzeczowy wniesiony do
projektu; (b) aspekt merytoryczny: zadania zrealizowane przez partnerów):

nie dotyczy

Komentarze na temat możliwej synergii/uzupełniania się z innymi działaniami realizowanymi
na poziomie europejskim, krajowym lub lokalnym (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

Działania zrealizowane w ramach projektu, których celem była poprawa jakości usług
świadczonych przez służby Wojewody Wielkopolskiego na rzecz obywateli państw trzecich,
stanowią uzupełnienie zadań realizowanych w ramach projektu nr 27/7-2017/OG-FAMI pn.
Kierunek: Wielkopolska. Sprawny Urząd bliżej migranta. Działania zrealizowane w ramach obu
projektów przyczyniły się do podniesienia standardów obsługi klienta, wykorzystania
nowoczesnych technologii, znaczącej poprawy infrastruktury Wydziału Spraw Cudzoziemców oraz
podniesienia kompetencji jego pracowników i wpłynęły na usprawnienie procesu legalizacji pobytu
cudzoziemców oraz szybszego wdrożenia migrantów w wielkopolski rynek pracy. Działania podjęte
w ramach projektu nr 11/10-2019/OG-FAMI są komplementarne do zadań określonych
w Średniookresowej strategii rozwoju kraju do 2020 r., Strategii na rzecz odpowiedzialnego rozwoju
oraz Strategii rozwoju województwa wielkopolskiego „Wielkopołska 2020”. Planowane jest
kontytuowanie powyższych działań w ramach kolejnych projektów.

Opis problemów napotkanych podczas realizacji projektu:

-    długa procedura zatwierdzania wniosków o uruchomienie środków z rezerwy celowej,
-    opóźnienia w uzyskaniu zapewnienia finansowania,
-    opóźnienia w realizacji niektórych zadań wynikające z sytuacji epidemiologicznej związanej
     z GOVID 19,
-   brak uruchomienia środków z rezerwy celowej na wynagrodzenia i dodatki zdaniowe
    przewidziane w projekcie w ramach kosztów personelu oraz kosztów pośrednich,
— brak zapewnienia odpowiedniego finansowania (otrzymane oferty przekraczają przeznaczone
    na ten cel środki),
— _ brak złożonych ofert na ogłoszenie o zamówieniu,
- rezygnacja wykonawcy z podpisania umowy skutkująca koniecznością przeprowadzenia
    kolejnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
— nieprawidłowości przy składaniu ofert powodujące ich odrzucenie oraz kwoty ofert
    przewyższające szacunkową wartość zamówienia skutkujące koniecznością przeprowadzenia
    kolejnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
—- problemy w zapewnieniu finansowania zamówień realizowanych poza ustawą PZP
    w odpowiedniej klasyfikacji budżetowej,
— _ brak możliwości zakupu sprzętu informatycznego w ramach PZP, z uwagi na brak zgody KPRM
    na samodzielny zakup, przy jednoczesnym braku ostatecznego rozstrzygnięcia postępowań
    na zakup komputerów, monitorów, drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych przez COAR.

Opis działań poprzez które realizowano obowiązek jak najszerszego informowania o
współinansowaniu projektu w ramach FAMI:

-    dokumentacja powstająca w trakcie realizacji Projektu zawiera logo Funduszu Azylu, Migracji
     i Integracji oraz informacje o współfinansowaniu Projektu z Programu Krajowego Funduszu
     Azylu, Migracji i Integracji,
-    na stronie internetowej Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu umieszczono
     informacje o projektach współfinansowanych z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji
     i Integracji,
-    serwis informacyjny Wydziału Spraw Cudzoziemców oznakowany logo Funduszu Azylu,
     Migracji i Integracji oraz informacją o współfinansowaniu Projektu z Programu Krajowego
     Funduszu Azylu, Migracji i Integracji,
—-   przygotowanie i zakup materiałów reklamowych promujących                działalnie infolinii,
     przeznaczonych w szczególności na stanowiska obsługowe oznakowanych logo Funduszu
     Azylu, Migracji i Integracji oraz informacją o współfinansowaniu Projektu z Programu
     Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji,
     -   opracowanie i zakup plakatów i ulotek informacyjnych o działalności Wydziału dla gmin
         i powiatów oznakowany logo Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz informacją
         o współfinansowaniu Projektu z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji,
     -   zakup etui do kart pobytu rozpowszechnienie danych kontaktowych Wydziału i infolinii,
         oznakowanych     logo   Funduszu    Azylu,   Migracjj i _ Integracjj  oraz      informacją
         o współfinansowaniu Projektu z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji.

9.   Ogólna ocena projektu do momentu przygotowania raportu kwartalnego/końcowego, w tym
     opis metod i narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektem:

     Niezależnie od problemów wykazywanych w pkt. 9 raportów kwartalnych, które skutkowały m.in.
     konicznością przedłużania terminu realizacji Projektu oraz zmianami w harmonogramie realizacji
     poszczególnych zadań, zrealizowano wszystkie zaplanowane działania, uzyskano oczekiwane
     rezultaty i tym samym osiągnięto cele Projektu

10. Czy projekt miał wpływ na realizację polityki równych szans — należy uzasadnić (dotyczy
     wyłącznie raportu końcowego):

            - pozytywny (jeżeli podjęte działania w toku realizacji projektu spowodowały
            pozytywne zmiany w obszarze polityki równych szans):

            - negatywny (jeżeli sposób realizacji projektu spowodował lub spowoduje
            jakiekolwiek ograniczenia w dostępie do projektu bądź w czasie jego realizacji, bądź
            w    okresie    jego    eksploatacji;   albo    będzie     dyskryminował      osoby
            uczestniczące/korzystające z projektu):

            - neutralny (jeżeli działania podjęte w toku realizacji projektu nie ograniczały dostępu
            do projektu w czasie jego realizacji i/lub eksploatacji):

     Działania podjęte w ramach realizacji projektu nie ograniczały dostępu do projektu, miały neutralny
     wpływ na realizację polityki równych szans.

11 „Jeżeli realizowane przedsięwzięcie należało do projektów, które mogą mieć znaczący wpływ
     na środowisko w związku z jego charakterem, rozmiarem lub lokalizacją (gdy projekt jest
     rodzajem przedsięwzięcia objętym Aneksem I i Aneksem II Dyrektywy Rady 85/337/WE w
     sprawie oceny wpływu na środowisko naturalne) to czy jego realizacja była zgodna ze
     wspólnotowymi wymogami odnośnie środowiska naturalnego (dotyczy wyłącznie raportu
     końcowego)?




            NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Projekt nie ma wpływu na środowisko.

12. Jeżeli projekt obejmował pomoc publiczną to czy został zrealizowany zgodnie z unijnymi
     wymogami dotyczącymi tej dziedziny? Czy beneficjent przestrzegał zasad wynikających
     zustawy z dnia 30 kwietnia 2004r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
     publicznej (dotyczy wyłącznie raportu końcowego)?




            NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Projekt nie obejmował pomocy publicznej

13. Finalna wartość wydatków dotyczącą poszczególnych celów szczegółowych.           Należy
     przedstawić także aktualizację metodologii wykazującej podział kosztów między cele
     szczegółowe (z uwzględnieniem charakteru działań, liczby osób objętych wsparciem,
     intensywności wsparcia itd.)dołączonej do wniosku o przyznanie dofinansowania-(dotyczy
     wyłącznie raportu końcowego)
                                                      13
    Budżet projektu zawierający faktyczne wykorzystanie środków:

                                        Budżet projektu
       Kategoria                  Opis pozycji               Wydatki kwalifikowalne
     Koszty bezpośrednie                                                6 383 818,22
     Kategoria A | Koszty personelu                                     1 650 763,52
            s        Koszty transportu, podróży i
     Kategoria B     utrzymania                                                  0,00


     Kategoria C | Przst oprogramowanie i
                   wyposażenie
                                                                          806 764,95


     Kategoria D     Nieruchomości (zakup, budowa,                          2 526,03
                     remont, najem, usługi ogólne)
     Kategoria E     Towary zużywające się i zaopatrzenie,                  4176,00
                     inne wydatki drobne
     Kategoria F | Usługi zewnętrzne                                      173 493,78
     Kategoria G | Informacje, publikacje i promocja                       40 004,79
     Kategoria H | Inne koszty bezpośrednie                                      0,00

     Kategoria l |ygztki   niestanowiące podstawy
                  wyliczenia kosztów pośrednich
                                                                        3 706 089,15
     KategoriaJ    | Koszty pośrednie                                     301 404,97
                                                     Razem              6 685 226,19



14.Informacja o miejscu archiwizacji dokumentów (w przypadku zmiany miejsca archiwizacji
   dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez beneficjenta działalności
   należy pisemnie poinformować COPE MSWiA o miejscu archiwizacji dokumentów) - dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego:

    al. Niepodległości 16/17, 61-713 Poznań

15. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego:

    Oświadczam, że

   1) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 9 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego*! zobowiązuję
      się do zapewnienia trwałości Projektu przez okres co najmniej 10 lat od zatwierdzenia
      przez Organ Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu, zgodnie
      z Podręcznikiem dla Beneficjenta (jeśli dotyczy);
   2) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 10 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego* zobowiązuję
      się do pozostawania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej 3 lat od momentu
      zakończenia Projektu i użytkowania przedmiotowego sprzętu na rzecz kontynuacji działań
      przewidzianych Projektem lub działalność statutową Beneficjenta przez ten sam okres,
      o ile, w uzasadnionych przypadkach, sprzęt nie zostanie przekazany nieodpłatnie
      uczestnikom Projektu (jeśli dotyczy).

16.Dotyczy wyłącznie raportu końcowego: jeżeli przedmiotem projektu jest finansowanie
   infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych, które wykorzystywane są również
   do innych celów niż cele FAMI należy określić proporcję faktycznego wykorzystania.

    Proporcje wykorzystania infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych zostały określone
    w załączniku B do budżetu przy zastosowaniu zasady mixed use.



1 * Niepotrzebne skreślić
                                                     14
17.Załączniki:

      1.   Wniosek Beneficjenta o poświadczenie wydatków w ramach Funduszu Azylu, Migracji
           i Integracji za okres od 01.10.2022 r. do 31.12.2022 r.
           Formularz wskaźników za okres od 01.10.2022 r. do 31.12.2022 r.
           Zestawienie wydatków za okres od 01.10.2022 r. do 31.12.2022 r.
           Polecenia zapłaty do wydatków ujętych w ww. zestawieniu.




                                                  15
