                       Fundusz Azylu, Migracji i Integracji

                                    Raport Końcowy

                                okres objęty raportem:

                           od 19.02.2018 do 31.12.2020

                                  część merytoryczna
                                      Należy wysłać do:

                   Centrum Obsługi Projektów Europejskich
             Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
                           Raport składany w formie elektronicznej



                               Numer projektu: 27/7-2017/OG-FAMI

            Tytuł projektu: Kierunek: Wielkopolska. Sprawny Urząd bliżej migranta

                         Nazwa beneficjenta: Wojewoda Wielkopolski

1.   Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

Celem głównym projektu była poprawa jakości usług świadczonych przez służby Wojewody
Wielkopolskiego na rzecz obywateli państw trzecich poprzez pakiet działań ukierunkowanych na
wzmocnienie potencjału zasobów ludzkich, rzeczowych i informacyjnych. W ramach celu głównego
zostało wyszczególnionych 9 celów cząstkowych.

Dzięki zrealizowaniu zaplanowanych działań oraz zadań dodatkowych w toku realizacji Projektu,
osiągnięto wszystkie założone rezultaty. Tym sam cel główny oraz cele cząstkowe określone
w Projekcie zostały osiągnięte w 100%.

       2.   Harmonogram realizacji projektu:

Harmonogram     zgodnie   z| Opis   realizacji        działań    w    danym      okresie |Wyjaśnienie
umową      finansową    (tj. sprawozdawczym                                               rozbieżności
Harmonogramem — realizacji
projektu    zawartym     w
Formularzu Wniosku)

1.1.     Modernizacja i         Działanie zrealizowane.                                     -
wyposażenie sali B w budynku
                                W budynku Wydziału Spraw Cudzoziemców został
na pl. Wolności 17 w
                                przeprowadzony kompleksowy remont w oparciu o nową
Poznaniu.
                                koncepcję architektoniczno-budowlaną zakładającą
                                efektywniejsze zagospodarowanie przestrzeni biurowej.
                                Koncepcja zlecona biuru projektowemu wymagała
                                uzgodnień z Miejskim Konserwatorem Zabytków w
                                Poznaniu.
                                Na parterze budynku wyremontowano salę obsługi. Zakres
                                remontu obejmował zmianę aranżacji i przeznaczania
                                pomieszczeń, dostosowanie sali do obsługi osób z
                                niepełnosprawnościami, wymianę sieci teleinformatycznej,
                                elektrycznej, wodno-kanalizacyjnej, wymianę systemu
                                wentylacyjnego i klimatyzacyjnego, gipsowanie i malowanie
                                ścian, wymianę płytek podłogowych, sufitów
                               podwieszanych i oświetlenia. W wyniku remontu
                               utworzono:
                               - 3 stanowiska obsługowe
                               - 3 pokoje przesłuchań/przeglądania akt,
                               - 8 stanowisk infolinii,
                               - poczekalnię z kącikiem zabaw dla dzieci,
                               - pomieszczenia socjalne i sanitarne.
                               Wyremontowana sala została wyposażona w odpowiednią
                               zabudowę meblową i sprzęt informatyczny.
1.2.   Modernizacja            Działanie zrealizowane.
pomieszczeń biurowych w
                               W budynku Wydziału Spraw Cudzoziemców został
budynku na pl. Wolności 17 w
                               przeprowadzony kompleksowy remont w oparciu o nową
Poznaniu
                               koncepcję architektoniczno-budowlaną zakładającą
                               efektywniejsze zagospodarowanie przestrzeni biurowej.
                               Koncepcja zlecona biuru projektowemu wymagała
                               uzgodnień z Miejskim Konserwatorem Zabytków w
                               Poznaniu. Zakres remontu obejmował zmianę aranżacji i
                               układu pomieszczeń biurowych z jednoczesnym
                               ujednoliceniem standardu pomieszczeń, przebudowę holi i
                               ciągów komunikacyjnych, zmodernizowanie windy
                               towarowej, wykonanie zabezpieczenia przeciwpożarowego,
                               wymianę sieci teleinformatycznej, elektrycznej, wodno-
                               kanalizacyjnej, wymianę systemu wentylacyjnego i
                               klimatyzacyjnego, gipsowanie i malowanie ścian, wymianę
                               płytek podłogowych/wykładzin, sufitów podwieszanych i
                               oświetlenia. W wyniku remontu uzyskano:
                               - 45 komfortowych pomieszczeń biurowych na 148
                               stanowisk merytorycznych,
                               - 2 sale konferencyjne na 30 i 15 osób,
                               - 11 pomieszczeń socjalnych,
                               - pomieszczenia magazynowe i ksero na każdym piętrze,
                               - zmodernizowane pomieszczenia sanitarne,
                               - przedłużony szyb windy umożliwiający przewożenie akt
                               bieżących cudzoziemców z piwnicznych pomieszczeń
                               archiwalnych na 1 piętro,
                               - ergonomiczne oświetlenie,
                               - zmodernizowaną serwerownię,
                               - zmodernizowaną sieć teleinformatyczną, elektryczną,
                               wodno-kanalizacyjną,
                               - zwiększoną liczbę punktów logicznych,
                               - klimatyzowany budynek od strony południowej,
                               - bezpieczny budynek dostosowany do wymagań p.poż.
1.3.   Standaryzacja           Działanie zrealizowane.
wyposażenia pomieszczeń
                               Wyremontowane pomieszczenia zostały wyposażone w
biurowych w Poznaniu
                               nowe meble w szczególności w biurka, kontenerki
                               podbiurkowe, szafy aktowe i ubraniowe, krzesła obrotowe,
                               krzesła i fotele konferencyjne, stoły konferencyjne, regały
                               biurowe i magazynowe, szafki BHP. Zakupiono także
                               wyposażenie poczekalni i kącików zabaw dla dzieci.
                               W ramach projektu zakupiono sprzęt informatyczny, w tym
                               komputery (z klawiaturą i myszką), monitory, przełączniki
                               KVM, laptopy, pakiety biurowe, czytniki dokumentów, linii
                               papilarnych i SIS/VIS, drukarki stanowiskowe, urządzenie
                               wielofunkcyjne, skanery płaskie, niszczarki dokumentów.
                               Ponadto zakupiono wyposażenie do pomieszczeń
                               socjalnych i sanitarnych.
                               Budynek został wyposażony w odpowiednie tablice
                               informacyjne i kierunkowe zgodne z przyjętą w Wydziale
                               Spraw Cudzoziemców jednolitą identyfikacją wizualną.
1.4.   Scalenie archiwum akt   Działanie zrealizowane.
bieżących w sprawach OPT
                               W pierwszej kolejności wyremontowano oraz wyposażono
                               w regały jezdne i stacjonarne 2 pomieszczenia piwniczne.
                               W toku realizacji projektu udało się zaadaptować i
                               wyposażyć w regały kolejne 4 pomieszczenia piwniczne.
                               Dzięki wydłużeniu szybu windy towarowej uzyskano
                               połączenie pomiędzy archiwum akt bieżących a
                               pomieszczeniami biurowymi, co znacząco usprawnia
                               obsługę zbioru.

1.5.   Modernizacja            Działanie zrealizowane.
serwerowni w budynku na pl.
                               W ramach kompleksowego remontu budynku
Wolności
                               zmodernizowana została serwerownia na II piętrze oraz
                               zlikwidowane zostały serwerownie na I i IV piętrze,
                               zapewniająca bezpieczeństwo teleinformatyczne budynku.

1.6.     Rozbudowa sieci       Działanie zrealizowane.
teleinformatycznej w budynku
                               W ramach kompleksowego remontu zostały utworzone
na pl. Wolności 17
                               nowe punkty logiczne oraz zmodernizowana i rozbudowana
                               została sieć teleinformatyczna zapewniająca sprawność
                               i ciągłość działania.

1.7.    Standaryzacja          Działanie zrealizowane.
warunków obsługi
                               Delegatura w Lesznie:
bezpośredniej w Delegaturach
                               Ponieważ delegatura mieści się w budynku objętym
Urzędu
                               ochroną konserwatorską niezbędne było opracowanie
                               dokumentacji projektowo — kosztorysowej. W oparciu
                               o projekt przeprowadzono działania remontowo —
                               modernizacyjne obejmujące zmianę funkcjonalno-
                               organizacyjną pomieszczeń, utworzenie nowych stanowisk
                               obsługowych, wydzielenie poczekalni dla klientów,
                               pomieszczenia socjalnego dla pracowników, remont
                               pomieszczeń pracowników merytorycznych wymianę sieci
                               elektrycznej i teleinformatycznej, gipsowanie i malowanie
                               ścian i sufitów, wymianę podłóg, założenie nowego
                               oświetlenia, remont toalety dla klientów dostosowanej do
                               osób z niepełnosprawnościami z wymianą glazury i
                               armatury. Wyremontowane pomieszczenia zostały
                               wyposażone w nową zabudowę meblową, w szczególności
                               w biurka, kontenerki podbiurkowe, szafy aktowe oraz nową
                               zabudowę stanowisk obsługowych.
                               Delegatura w Kaliszu:
                               Ponieważ delegatura mieści się w budynku objętym
                               ochroną konserwatorską niezbędne było opracowanie
                               dokumentacji projektowo — kosztorysowej. W oparciu o
                               projekt przeprowadzono działania remontowo —
                               modernizacyjne obejmujące utworzenie nowych stanowisk
                               obsługowych, wydzielenie poczekalni dla klientów,
                               pomieszczenia socjalnego dla pracowników, remont
                               pomieszczeń pracowników merytorycznych, wymianę sieci
                               elektrycznej i teleinformatycznej, usunięcie wewnętrznych
                               ścian dzielących pomieszczenie, gipsowanie i malowanie
                               ścian i sufitów, wymianę podłóg, założenie nowego
                               oświetlenia, remont toalety dla klientów dostosowanej do
                               osób z niepełnosprawnościami z wymianą glazury i
                               armatury. Wyremontowane pomieszczenie obsługowe
                               zostało wyposażone w nową zabudowę stanowiskową.


                               Delegatura w Pile:
                               W związku przeniesieniem Oddziału Spraw Cudzoziemców
                               do głównej siedziby Delegatury niezbędne było
                                                  3
                             przeprowadzenie kompleksowego remontu związanego z
                             koniecznością adaptacji nowych pomieszczeń do potrzeb
                             obsługi cudzoziemców oraz do potrzeb osób
                             niepełnosprawnych. W ramach działań remontowo —
                             modernizacyjnych utworzono nowe stanowiska
                             obsługowych, poczekalnię dla klientów i pomieszczenie
                             socjalne dla pracowników, wyremontowano pomieszczenia
                             pracowników merytorycznych, wymieniono sieć elektryczną
                             i teleinformatyczną, gipsowano i malowano ściany i sufity,
                             wymieniono podłogi, założono nowe oświetlenie,
                             wyremontowano toaletę dla klientów dostosowaną do osób
                             z niepełnosprawnościami z wymianą glazury i armatury.
                             Przed wejściem do budynku zamontowano windę dla osób
                             z niepełnosprawnościami. Wyremontowane pomieszczenie
                             obsługowe zostało wyposażone w nową zabudowę
                             stanowiskową.

                             Delegatura w Koninie:
                             W ramach działań remontowo — modernizacyjnych w
                             pomieszczeniu obsługowym przebudowano istniejące
                             stanowiska i otwór wejściowy, wygipsowano i pomalowano
                             ściany i sufity oraz wymieniono podłogę. Ponadto
                             utworzono pomieszczenie socjalne dla pracowników i
                             wymieniono podłogi w pokojach pracowników
                             merytorycznych.

                             Dla delegatur zakupiono wyposażenie poczekalni i kącików
                             zabaw dla dzieci, pomieszczeń socjalnych oraz krzesła
                             obrotowe. Wszystkie delegatury zostały wyposażone w
                             odpowiedni sprzęt informatyczny, w tym w komputery (z
                             klawiaturą i myszką), monitory, przełączniki KVM, czytniki
                             dokumentów, linii papilarnych i SIS/VIS, drukarki
                             stanowiskowe, urządzenie wielofunkcyjne, skanery płaskie,
                             niszczarki dokumentów. Delegatury zostały także
                             wyposażone w odpowiednie tablice informacyjne i
                             kierunkowe zgodne z przyjętą w Wydziale Spraw
                             Cudzoziemców jednolitą identyfikacją wizualną.
2.1.   Rozbudowa infolinii   Działanie zrealizowane.
                             Procedury służące zatrudnieniu pracowników infolinii
                             realizowane były od Il kwartału 2018 r. Z uwagi na
                             opóźnienia finansowania oraz rotację        pracowników
                             docelową obsadę — 7 osób osiągnięto w IV kwartale 2019 r.
                             Oprócz zapewnienia obsady infolinii, w ramach projektu
                             zrealizowane zostały zsynchronizowane działania w celu
                             profesjonalizacj   i   wzrostu   efektywności  udzielania
                             informacji:
                             — szkolenia pracowników zrealizowane w Dz. 3.1,
                             - budowa serwisu informacyjnego na stronie www, jako
                                komplementarnego i kompleksowego kanału komunikacji
                                względem infolinii (Dz. 2.5),
                             — doskonalenie narzędzi udostępniania informacji o stanie
                                sprawy na stronie www (Dz. 2.6),
                             — opracowanie Instrukcji udzielania informacji o stanie
                                Sprawy w ramach Działania 2.7, służącej standaryzacji
                                sposobu postępowania z wpływającymi pytaniami.

2.2.    Zakup urządzeń       Działanie zrealizowane.
samoobsługowych —
                             W ramach projektu zakupiono 2 infokioski na sale obsługi w
infokiosków
                             Poznaniu oraz 4 urządzenia na sale obsługi w
                             delegaturach (po jednym urządzaniu dal każdej delegatury)
                                zwiększające dostępność informacji dla klientów w każdym
                                punkcie obsługi.

2.3.   Rozbudowa systemu        Działanie zrealizowane.
kolejkowego w Poznaniu
                               W ramach projektu wymieniono system kolejkowy, w
                               wyniku czego uzyskano możliwości rzetelnego okresowego
                               pomiaru podstawowych wskaźników jakości obsługi, takich
                               jak liczba obsłużonych klientów w poszczególnych
                               kategoriach, obciążenie stanowisk, czas oczekiwania na
                               obsługę, czy średni czas obsługi.
2.5.    Serwis informacyjny     Działanie zrealizowane.
dla cudzoziemców na stronie
                                Prace wykonywane były od sierpnia 2018 r. do 19 lutego
internetowej WUW
                                2020 r. przez zespół ds. standaryzacji oferty informacyjnej
                                (merytoryczne) oraz od września 2019 r. przez zespół ds.
                                serwisu informacyjnego. Wykonanie serwisu pierwotnie
                                miało zostać zlecone firmie zewnętrznej, jednak w wyniku
                                analizy wariantów sposobu realizacji, zdecydowano o
                                budowie narzędzia zasobami Urzędu, przy dodatkowym
                                zaangażowaniu informatyków.

                                Najważniejsze etapy realizacji działania zgodnie z
                                harmonogramem:
                               1. Zaprojektowanie założeń funkcjonalnych i wizualnych
                                  serwisu
                               2. Opracowanie nowej struktury informacji na stronie
                               3. Przygotowanie treści merytorycznych dotyczących
                                  poszczególnych typów procedur, pojęć słownikowych,
                                         FAQ
                               4. Przetłumaczenie materiałów na j. rosyjski i angielski
                               5. Budowa poszczególnych elementów portalu od strony
                                  informatycznej
                               6. Realizacja procedur z KIR umożliwiających wdrożenie e-
                                  płatności i budowa modułu opłaty
                               7. Zaprojektowanie formularza kontaktowego
                               8. Przygotowanie materiałów graficznych zgodnych z KIW
                               9. Zamieszczenie materiałów na stronie.

                                Główne nowe funkcjonalności:
                                1. Dostęp do opisów procedur z kilku poziomów (wg
                                   głównych kategorii — pobyt, praca), rodzajów zezwoleń,
                                   ścieżek
                                2. Czytelne listy dokumentów wymaganych przy każdym
                                   rodzaju zezwolenia i zwiększenie poziomu
                                   szczegółowości informacji
                                   Moduł e-płatności




                              O 0NPUAW
                                   Formularz kontaktowy
                                   Słownik pojęć
                                   Zbiór FAQ we wszystkich rodzajach procedur
                                   Pełny pakiet informacji w wersji pl, ang i ros.
                                   Narzędzia oceny - buźki, formularz zgłaszania uwag
                                   Nowa jakość wizualna strony spójna z systemem
                                   identyfikacji wizualnej.

2.6.   Rozwój aplikacji         Działanie zrealizowane.
„Cudzoziemcy”
                                Prace wykonywane były od 19 lutego 2018 r., w tym z
                                finansowaniem w ramach projektu od sierpnia 2018 r., do
                                19 lutego 2020 r. ramach zespołu ds. rozwoju aplikacji
                                *cudzoziemcy”, powołanego przez Wojewodę
                                Wielkopolskiego, złożonego z 2 informatyków oraz 1
                                pracownika Wydziału Spraw Cudzoziemców.
Najważniejsze funkcjonalności wdrożone w ramach
Projektu:
1. moduł do obsługi korespondencji wpływającej oraz
wychodzącej wraz z odzwierciedleniem pism w podglądzie
stanu sprawy dla klienta (w tym m.in. rejestr korespondencji
wpływającej,     wychodzącej,     podmiotów,      rozbudowa
słowników     statusów       i    podział      na    statusy
powiązane/niepowiązane z korespondencją, słowniki umów
pocztowych itd.)
2. moduł do obsługi magazynu akt spraw zakończonych, w
tym zamawiania i udostępniania akt z archiwum
podręcznego, oparty o ewidencję teczek za pomocą kodów
kreskowych.
3. wdrożenie mechanizmów do generowania pism w
oparciu o szablony, wraz z zamieszczeniem szablonu
wybranych rodzajów pism, z automatyczną zmianą terminu
rozpatrzenia sprawy w oparciu o dane z pisma, wraz ze
słownikiem szablonów pism
4. ocena formalna wniosku o pobyt czasowy w aplikacji i
generator pisma w oparciu o wypełnioną check-listę, z
odzwierciedleniem informacji w odpowiednich statusach
sprawy i uwagach dla klienta, widocznych przy sprawdzaniu
stanu sprawy na stronie www. W aplikacji odzwierciedlono
wszystkie elementy wstępnej oceny wniosku: przesłanki do
odmowy wszczęcia, legalność pobytu i kompletność wniosku
i załączników; wraz ze słownikiem kart weryfikacji

5. udostępnienie raportów monitoringowych: terminowość
spraw, liczba zarejestrowanych pism, liczba spraw wg celu
pobytu, liczba wniosków wpływających wg lokalizacji,
rodzaju sprawy, sposobu dostarczenia, liczba spraw w toku
na dany dzień, wypożyczenia teczek z magazynu, liczba
wydanych rozstrzygnięć, liczba przydzielonych spraw
referentom, optymalizacja już istniejących raportów
Inne funkcjonalności dla poprawy komunikacji z klientem:

—   ujednolicenie wersji językowych interfejsu sprawdzania
    stanu sprawy wraz z aktualizacją objaśnień statusów
    Spraw,
—  rozwiązania pozwalające na zamieszczanie
   komunikatów dla klientów na stronie logowania do
   sprawdzenia statusu sprawy,
— optymalizacja sposobu prezentowania informacji o
   stanie sprawy (ostatnia aktywność klienta — ostatnia
   czynność urzędu),
- udostępnienie wersji rosyjskojęzycznej interfejsu dla
   klientów do śledzenia stanu sprawy (włącznie z
   tłumaczeniami objaśnień statusów spraw), aby zapewnić
   spójność z serwisem informacyjnym www,
-— opcja automatycznego wysyłania maili z danymi
   dostępowymi do sprawdzania stanu sprawy.

Inne funkcjonalności dla usprawnienia procesów
wewnętrznych:

— generowanie metryki sprawy stosownie do Kpa,
— dostosowanie rozwiązań do zmian w przepisach prawa,
  regulaminach organizacyjnych, umowach z pocztą,
— wyróżnianie spraw wymagających szczególnego
  podejścia,
                                —   rozbudowa danych sprawy o możliwość dodawania osób
                                    pełniących rolę pełnomocnika lub rodzica/opiekuna,
                                —   rozszerzenie katalogu statusów w sprawach w celu
                                    usprawnienia monitorowania,
                                —   możliwość drukowania potwierdzeń odbioru kart pobytu.
2.7.     Standaryzacja oferty   Działanie zrealizowane.
informacyjnej dla obywateli
                                Prace wykonywane były od sierpnia 2018 r. do 19 lutego
państw trzecich oraz
                                2020 r. przez zespół ds. standaryzacji oferty informacyjnej.
wdrożenie systemu
                                Zespół zrealizował działania w następujących grupach:
identyfikacji wizualnej WSOiC
                                1. serwis informacyjny — przygotowanie od strony
                                   merytorycznej, tłumaczenie na j. ang., ros.,
                                   zamieszczenie na stronie (opisane również w Dz. 2.5),
                                2. standaryzacja udzielania informacji o stanie sprawy —
                                   opracowanie Instrukcji udzielania informacji o stanie
                                   sprawy — do stosowania została wdrożona w sierpniu
                                    2019 r.
                                3. opracowanie założeń systemu identyfikacji wizualnej i
                                   realizacja procedury zamówienia od strony
                                   merytorycznej — odbiór Księgi Identyfikacji Wizualnej w
                                   IV kwartale 2019 r. i opracowanie podręcznika
                                   użytkownika dla wdrożenia KIW w Wydziale,
                                4. opracowanie graficzne i zamówienie pakietu tabliczek,
                                   tablic informacyjnych, zgodnych z koncepcją wizualną
                                   Wydziału w Poznaniu i w delegaturach,
                                5. organizacja Dnia Otwartego dla Cudzoziemców (zadania
                                   opisane w Dz. 2.8),
                                6. organizacja wizyty studyjnej (zadania opisane w Dz.
                                    3.2.),
                                7. zapewnienie materiałów informacyjnych i promocyjnych
                                   na potrzeby ww. działań (opracowanie graficzne,
                                   merytoryczne i realizacja procedur od strony
                                   merytorycznej).
2.8.   Organizacja Dnia         Działanie zrealizowane.
Otwartego w WSOiC
                                Wydarzenie odbyło się 12 czerwca 2019 r. i było pierwszym
                                tego typu przedsięwzięciem WUW skupiającym większość
                                instytucji zajmujących się sprawami cudzoziemców.
                                Główne zadania wykonane przez Zespół ds. standaryzacji:
                                — przygotowanie koncepcji wydarzenia i programu,
                                    później szczegółowego scenariusza,
                                -—- przygotowanie zaproszeń i współpraca z zaproszonymi
                                    instytucjami,
                                - koordynacja przygotowania, wyposażenia Sal i
                                    cateringu,
                                — _ merytoryczne opracowanie materiałów informacyjnych i
                                    zamówienie ich wydruku (ulotki),
                                — realizacja kampanii promocyjnej wydarzenia oraz
                                    kwestie dotyczące oprawy i wizualnej Dnia Otwartego
                                    (plakaty, materiały promocyjne),
                                —- przygotowanie narzędzi oceny wydarzenia — ankiety,
                                    infokioski,
                                — udział merytoryczny i organizacyjny wszystkich
                                    członków zespołu w wydarzeniu,
                                -— przygotowanie podsumowania spotkania na potrzeby
                                    strony www.

3.1.     Szkolenia podnoszące   Działanie zrealizowane.
kwalifikacje merytoryczne i
                                W ramach projektu zrealizowano szkolenia:
wzmacniające kompetencje
                                1. Postepowanie dowodowe oraz zasady formułowania
kulturowe dla pracowników
                                   faktycznego i prawnego uzasadnienia decyzji
Wydziału.
                                   administracyjnej — 2 edycje,
                                                    7
                               2.  Prosta polszczyzna w pismach urzędowych — warsztaty
                                   plain language — 1 edycja,
                               3. Efektywność zawodowa, zarządzanie czasem,
                                   ustalanie priorytetów — 2 edycje,
                               4. Postępowanie administracyjne - zakres zastosowania,
                                   przebieg, rozstrzygnięcia — 2 edycje,
                               5. Pozyskiwanie informacji w trakcie czynności
                                   urzędowych z udziałem stron i świadków w
                                   postępowaniu administracyjnym. Techniki i metody
                                   przesłuchań dla pracowników organów administracji
                                   państwowej i samorządowej — 2 edycje,
                               6. Profesjonalna obsługa klienta w urzędzie — 2 edycje,
                               7. Zarządzanie stresem w urzędzie i trening antystresowy
                                   — 2 edycje,
                               8. Komunikacja kierownika - 5 kluczowych rozmów:
                                   oczekiwania, rozwój, rezultaty, konflikt, mediacje — 1
                                   edycja,
                               9. Service design — metoda projektowania lepszych usług
                                   dla obywateli — 1 edycja,
                               10. Metody przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu
                                   poprzez rozwój indywidualnego potencjału — 2 edycje,
                               11. Budowanie współpracy i zarządzanie zespołem,
                                   Zarządzanie zespołem w sytuacjach
                                   nadzwyczajnych/kryzysowych — 1 edycja,
                               12. Klient wielokulturowy: warsztaty dla urzędników z
                                   komunikacji międzykulturowej. Obsługa klienta
                                   odmiennego kulturowo, migranta, cudzoziemca — 2
                                   edycje,
                               13. Postrzeganie społeczne — jak powstają: stereotypy,
                                   dyskryminacja, uprzedzenia i różnice kulturowe — 2
                                   edycje,
                               14. Projektowanie i skład — druk i publikacje elektroniczne
                                   moduł I -— 1 edycja,
                               15. Specjalistyczne warsztaty językowe - Sztuka
                                   tłumaczenia najęzyk angielski dla urzędników — 1
                                   edycja,
                               16. Korespondencja formalna - j.angielski — 1 edycja.
                               Ponadto w 2018 r. zrealizowano 120 godzinny kurs języka
                               angielskiego na 6 poziomach dla 60 pracowników.
                               Zorganizowano również egzamin certyfikacyjny, do którego
                               przystąpiło 7 osób.
                               W 2019 r. zrealizowano 120 godzinny kurs języka
                               rosyjskiego dla 30 pracowników podzielonych na 3 grupy.

3.2.    Wizyty studyjne w      Działanie zrealizowane.
instytucjach przyjmujących z
                               W dniach 11-16 listopada 2019 r. odbyła się wizyta
administracji publicznej w
                               studyjna do Lizbony w Portugalii. Program obejmował:
krajach Unii Europejskiej z
                               wizyty w SEF, CNAI, Wydział Konsularny Ambasady RP w
większym doświadczeniem
                               Lizbonie.
migracyjnym
                               Zadania zrealizowane przez Zespół ds. standaryzacji:
                               — przygotowanie koncepcji i ramowego programu wizyty,
                               — opracowanie celów i założeń do podręcznika dobrych
                                  praktyk ,
                               — działania w celu nawiązania kontaktu z instytucjami
                                  przyjmującymi, za pośrednictwem polskiej placówki
                                  dyplomatycznej i bezpośrednio w instytucjach będących
                                  przedmiotem zainteresowania wizyty (konieczne były
                                  wielokrotne starania),
                               — uzgodnienie programu wizyty ze stroną portugalską,
                               — opracowanie dokumentacji i zamówienia na organizację
                                  wizyty przez biuro turystyczne,
                                                  8
                               — przygotowanie merytoryczne prezentacji o polskim
                                 systemie legalizacji pobytu i zatrudnienia w j. angielskim,
                               — opracowanie merytoryczne, graficzne i skład Dziennika
                                 Dobrych Praktyk, na podstawie opracowań cząstkowych
                                 od uczestników wizyty.




Modyfikacje projektu: wniosku o dofinansowanie (działania, harmonogram, inne), budżetu,
formularza wskaźników:

a)   zmiany, które nie wymagają zgody OD lub aneksowania umowy wraz z uzasadnieniem;


b)   zmiany, które zostały zatwierdzone przez OD (krótki opis zmiany, data zatwierdzenia
     przez OD).

W ramach projektu zostało przesłanych 7 wniosków o zmianę wniosku o dofinansowanie, które
zostały zaakceptowane: 02.01.2018 r., 23.05.2018 r., 12.07.2018 r., 14.08.2019 r., 05.02.2020 r.,
19.05.2020 r., 20.08.2020 r.
Wnioski dotyczyły m.in.:
    zmian okresu realizacji projektu. Planowo projekt miał być realizowany w okresie od
    01.09.2017 r. do 31.08.2019 r. Ostatecznie termin realizacji obejmuje okres od 19.02.2018 r.
     do 31.12.2020 r.;
     realizacji dodatkowych zadań, w tym:
           o zakupu pakietów biurowych stanowiących niezbędne wyposażenie stanowisk pracy,
           o ujęcia szkolenia z zakresu projektowania, drukowania i publikowanie elektronicznego
               materiałów informacyjnych,
           o zakupu materiałów promocyjno-informacyjnych na potrzeby wizyty studyjnej,
           o adaptacji dodatkowych pomieszczeń piwnicznych na archiwum akt bieżących
               zwiększając ilość mb półek magazynowych;
     rezygnacji z planowanych zadań, w tym z:
           o organizacji kursu języka migowego na rzecz dodatkowej grupy języka angielskiego,
               organizacji kursu języka ukraińskiego na rzecz dodatkowej grupy języka rosyjskiego,
        00     zakupu urzędomatów z uwagi na ich nieefektywność,
               jednego wyjazdu studyjnego z uwagi na brak kontaktu ze stroną przyjmującą,
        OO     mapowania i optymalizacji procesów związanych z obsługą obywateli państw trzecich
               z uwagi na nieefektywność zadania;
     rezygnacji ze zlecenia opracowania serwisu informacyjnego wykonawcy zewnętrznemu
     i realizacji zadania w ramach zasobów własnych urzędu za pomocą powołanego 3 osobowego
     zespołu ds. serwisu informacyjnego;
     rezygnacji ze zlecenia tłumaczenia treści serwisu internetowego wykonawcy zewnętrznemu i
     realizacji ttumaczeń w ramach prac zespołu ds. oferty informacyjnej;
     zmian osobowych w strukturze zarzadzania projektem;
     zmian zakresach działań, które były aktualizowane pod kątem możliwości ich zrealizowania z
     uwzględnieniem celów projektu i potrzeb wydziału;
     przesunięć pomiędzy pozycjami budżetowymi wynikającymi z przeprowadzonych postepowań
     o udzielenie zamówień publicznych, oszczędności w kosztach personelu, rezygnacji/zamianie
     niektórych zadań, alokowania uwalnianych środków na zadania dodatkowe lub
     niedoszacowane.
4.   Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu końcowego
     — szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń
     przedstawionych w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu
     końcowego):

Zamierzone   rezultaty  jak           Osiągnięte rezultaty
założono w opisie projektu
będącym częścią wniosku

1.Stworzenie 8 stanowisk do           Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
obsługi infolinii oraz 3
uniwersalnych do obsługi              Uzyskaliśmy nowoczesną salę obsługi z trzema stanowiskami
bezpośredniej i 3 stanowisk           obsługowymi,         poczekalnią      dla       cudzoziemców,
(pomieszczeń) przystosowanych         pomieszczeniami sanitarnymi i kącikiem dla dzieci. Zniesione
do prowadzenia przesłuchań i          zostały    bariery    uniemożliwiające    obsługę     osób   z
przeglądania akt, w miejscu           niepełnosprawnościami. Na zapleczu wydzielona została część
dotychczasowej sali z 7               w której znajdują się 3 pokoje do prowadzenia przesłuchań lub
stanowiskami obsługi w budynku        przeglądania akt oraz pomieszczenie infolinii z 8 stanowiskami
Wielkopolskiego Urzędu                i pomieszczeniem socjalnym.
Wojewódzkiego w Poznaniu
(dalej WUW). W efekcie obsługa        Na Sali obsługi zainstalowany został nowy system kolejkowy
OPT będzie odbywać się na             oraz infokiosk, a wszystkie stanowiska zostały wyposażone
dwóch salach z 11 stanowiskami        w nowy sprzęt informatyczny oraz meblowy.
do obsługi bezpośredniej oraz 8
stanowiskami infolinii i 3
pokojami przesłuchań;

2.Rearanżacja stref obsługi           Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
klienta w delegaturach Kaliszu,
Koninie, Pile i Lesznie z             W każdej z czterech delegatur przeprowadzono remonty
przebudową 18 stanowisk               pomieszczeń,   zreorganizowano   stanowiska     obsługowe,
obsługi wg jednolitych                utworzono   odpowiednio wyposażone       poczekalnie   dla
standardów wraz ujednoliceniem        cudzoziemców z kącikami zabaw dla dzieci
oznakowania;

3.Ułatwienie dostępu OPT do           Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
poszczególnych biur poprzez
właściwe i czytelne                   W wyniku remontów ułatwiony został dostęp OPT do Sali
oznakowanie siedziby WSC              obsługi i poczekalni, zniesiono bariery uniemożliwiające
oraz delegatur urzędu w Pile,         obsługę osób z niepełnosprawnościami. We wszystkich
Kaliszu, Lesznie i Koninie;           delegaturach iw Poznaniu zastosowano jednolite oznakowanie
                                      oraz zakupiono odpowiednie tabliczki        informacyjne i
                                      kierunkowe, pozwalające zidentyfikować Wydział Spraw
                                      Cudzoziemców.

4.Profesjonalizacja usług infolinii   Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
działającej w WUW w Poznaniu,
poprzez wzmocnienie kadrowe           Zatrudnienie i utrzymanie w ramach projektu 7 pracowników
dla zwiększenia poziomu               infolinii zwiększyło dostępność informacji dla OPT, skróciło
zaspokojenia potrzeb                  czas oczekiwania cudzoziemca na informację telefoniczną i
informacyjnych cudzoziemców,          mailową. Stworzenie dedykowanego zespołu do udzielania
skrócenia czasu oczekiwania na        informacji pozwoliło na uporządkowanie systemu komunikacji
połączenie, doskonalenie              w sprawach cudzoziemców oraz usprawniło organizację pracy.
jakości merytorycznej                 Dzięki wdrożeniu i rozwinięciu aplikacji „cudzoziemcy”,
udzielanych informacji poprzez        informacja uzyskiwana przez cudzoziemca jest szczegółowa i
wprowadzenie standardów               kompletna. Utworzenie profesjonalnej infolinii odciążyło
udzielania informacji,                pracowników merytorycznych z konieczności udzielania
zwiększenie wykorzystania             informacji cudzoziemcom. W ramach projektu została ponadto
narzędzi informatycznych              opracowana Instrukcja udzielania informacji o stanie sprawy w
                                      celu       wystandaryzowania   ścieżek     postępowania     z
                                      wpływającymi zapytaniami w sprawach.


                                                       10
5.Znaczący wzrost poziomu           Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
zaspokojenia potrzeb
informacyjnych grup                 Serwis internetowy, stanowiący wizytówkę Wydziału Spraw
docelowych, w szczególności         Cudzoziemców został udostępniony w lutym 2020 r. w 3
obywateli państw trzecich, ale      językach: polskim, angielskim, rosyjskim. Jest dedykowany
także obywateli RP                  obywatelom polskim oraz cudzoziemcom. Serwis zapewnia
zaangażowanych w procesy            wyczerpującą informację na temat legalizacji pobytu i
legalizacji pobytu i pracy (m.in.   zatrudnienia, procedur, niezbędnych dokumentów, wzorów
pracodawcy, członkowie rodzin       formularzy, gdzie, kiedy i jak należy składać odpowiednie
cudzoziemców) poprzez               dokumenty. Prowadzi klienta krok po kroku od informacji o
stworzenie przyjaznego dla OPT      charakterze ogólnym do coraz precyzyjniej dostosowanych
serwisu informacyjnego na           informacji szczegółowych. Na każdym etapie użytkownik ma
stronach www                        możliwość skorzystania z pytań pomocniczych i słownika pojęć,
                                    którego zawartość jest dostosowana do aktualnie oglądanych
6.Zwiększenie czytelności i         treści.
przejrzystości procedur dla
cudzoziemców i pracodawców          Na stronie internetowej znajduje się szereg innowacyjnych
oraz beneficjentów z                funkcjonalności, dzięki którym użytkownik może skorzystać z
pozostałych grup docelowych         automatycznych podpowiedzi i instruktaży na każdym etapie
poprzez opracowanie                 procedury.
dedykowanych ścieżek
informacyjnych dostosowanych        Portal umożliwia przekierowanie na bezpieczny serwis
do potrzeb danego użytkownika       płatności, w celu dokonania opłaty skarbowej lub na rzecz
wraz udostępnieniem                 Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego na właściwe konto
dodatkowych usług dla klientów      bankowe w odpowiedniej kwocie. Jeśli użytkownik nie uzyska
na stronie www, ułatwiających       potrzebnych informacji, serwis zawiera formularz kontaktowy
dopełnienie formalności i kontakt   dedykowany konkretnym grupom zagadnień, kierujący
z organem                           użytkownika do odpowiednich działów informacyjnych bądź na
                                    wyspecjalizowane kanały informacyjne poczty elektronicznej.

7.Usprawnienie mechanizmów          Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
udostępniania informacji o
stanie spraw                        Każdy wniosek rejestrowany jest w aplikacji „cudzoziemcy”,
                                    a     cudzoziemiec      składając     wniosek     otrzymuje
                                    zindywidualizowany kod dostępu, zapewniający ochronę
                                    danych osobowych, za pomocą którego może na bieżąco
                                    sprawdzać najakim etapie jest jego wniosek. Również poprzez
                                    stronę internetową jest możliwość uzyskania informacji na
                                    temat numeru sprawy i danych dostępowych.

                                    Dzięki    wdrożeniu   obiegu   dokumentów w        sprawach
                                    cudzoziemców w aplikacji „cudzoziemcy” nastąpiła diametralna
                                    poprawa szczegółowości i rzetelności informacji o stanie
                                    spraw, dostępnych dla klienta. OPT ma możliwość śledzenia
                                    każdego etapu postępowania. Mechanizm dodawania treści
                                    przy każdym statusie pozwala w bardzo szybki sposób
                                    udostępnić informację o brakach, wymaganych w sprawie
                                    dokumentach. Funkcja śledzenia stanu sprawy jest obecnie
                                    powszechnie stosowana przez OPT. O sukcesie świadczą
                                    statystyki sprawdzeń stanu sprawy — w grudniu 2017 r. - 80 tys.
                                    sprawdzeń, w grudniu 2020 r. - 220 tys. sprawdzeń.

8.Wyposażenie sal obsługi w         Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
samoobsługowe urządzenia
umożliwiające klientom              Wszystkie poczekalnie w Poznaniu i delegaturach zostały
uzyskanie informacji (infokioski)   wyposażone w infokioski.
bez angażowania dodatkowych
zasobów ludzkich




                                                     11
9.Ujednolicenie systemu            Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
internetowej rezerwacji wizyt
oraz systemu kolejkowego w         Zakupiono nowy system kolejkowy umożliwiający internetową
Poznaniu i w delegaturach          rezerwację wizyt.

10.Zwiększenie poziomu             Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
zaspokojenia potrzeb klientów
obcojęzycznych na informację w     Zrealizowano wszystkie zaplanowane szkolenia i kursy
procesie bezpośredniej obsługi i   językowe. Przeprowadzono 120 godzinny kurs języka
komunikacji z pracownikami         angielskiego na 5 poziomach zaawansowania, zakończony
WSC dzięki szkoleniom w            możliwością uzyskania certyfikatu językowego oraz 120
zakresie języków obcych            godzinny kurs języka rosyjskiego dla poczatkujących.
                                   Dodatkowo przeprowadzone zostały dwa specjalistyczne
                                   warsztaty w języku angielskim doszkalające w zakresie sztuki
                                   tłumaczenia na język angielski oraz korespondencji formalnej.

11.Zwiększenie liczby              Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
pomieszczeń biurowych do
realizacji spraw cudzoziemców      Zlecenie      wykonania      projektu     budowalnego      na
dostępnych w budynku WUW w         zreorganizowania dostępnej przestrzeni        biurowej   oraz
Poznaniu                           kompleksowe       przeprowadzanie     remontu   pomieszczeń
                                   przyczyniło się do efektywniejszego wykorzystania przestrzeni
                                   biurowej i zapewniło zwiększenie liczby stanowisk. Uzyskano
                                   również     dodatkową      przestrzeń    na - pomieszczenia
                                   magazynowe, punkty ksero i pomieszczenia socjalne oraz
                                   nowe sanitariaty.

12.Osiągnięcie jednolitego         Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
standardu warunków pracy
pracowników obsługujących          Stanowiska pracy obsługowe i merytoryczne w Poznaniu i
OPT w Poznaniu oraz                delegaturach zostały wyposażane w odpowiedni sprzęt
wyposażenie stanowisk w sprzęt     informatyczny zapewniając sprawną realizację zadań. Dla
i umeblowanie niezbędne do         stanowisk pracy w Poznaniu zapewniono nowe wyposażanie
sprawnej realizacji zadań          meblowe, a stanowiska pracy w delegaturach zostały
                                   częściowo wyposażone w nowe meble.

13.     Udostępnienie              Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
dodatkowej powierzchni
archiwum akt cudzoziemców w        Remont pomieszczeń piwnicznych na pl. Wolności oraz
WUW w Poznaniu, która              wyposażenie ich w regały jezdne i stacjonarne zwiększył
umożliwi zgromadzenie              powierzchnię magazynową do przechowywania dokumentów
dokumentacji w jednym,             spraw bieżących o ok. 837 metrów bieżących akt.
zapewniającym bezpieczeństwo
fizyczne oraz bezpieczeństwo
danych osobowych miejscu

14.      Wzrost wydajności         Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
pracy i wzmocnienie potencjału
zasobów ludzkich, poprzez          Utworzenie profesjonalnej infolinii odciążającej pracowników
koncentrację na                    merytorycznych     'z   konieczności    udzielania  informacji
merytorycznych, a nie              cudzoziemcom, rozwój aplikacji „cudzoziemcy” za pomocą
technicznych i powtarzalnych       której realizowany jest obieg dokumentówi informacji w danej
aspektach spraw                    sprawie, zapewnienie nowoczesnego i sprawnego sprzętu
                                   informatycznego przyczyniło się do wzrostu wydajności pracy.




                                                    12
15.      Wzmocnienie systemu       Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
zarządzania w obszarze obsługi
cudzoziemców, w szczególności      Rozwój funkcjonalności aplikacji „cudzoziemcy” umożliwił
w zakresie nadzoru, oceny i        obsługę spraw cudzoziemców w wydziale za pomocą jednej
komunikacji wewnętrznej            aplikacji. Każda czynność w sprawie odnotowywana jest w
poprzez zwiększenie wartości       aplikacji, a status sprawy automatycznie aktualizowany.
monitoringowej i zarządczej        Pozwala to na bieżąco monitorować postępy w sprawie.
aplikacji „cudzoziemcy”            Aplikacja zawiera wzory podstawowych pism, chek-listy, oraz
                                   umożliwia wnioskowanie o udostępniania akt z archiwum
                                   podręcznego. Jest podstawowym narzędziem zarządzania
                                   sprawami w Wydziale.

                                   Aplikacja jest także podstawowym narzędziem do komunikacji
                                   z cudzoziemcem, z uwagi na spersonalizowane komunikaty
                                   przekazywane dla klienta np. w zakresie dokumentów do
                                   uzupełnienia w sprawie. Cudzoziemiec składając wniosek
                                   otrzymuje zindywidualizowany kod dostępu zapewniający
                                   ochronę danych osobowych, za pomocą którego może na
                                   bieżąco sprawdzać na jakim etapie jest jego wniosek.

16.     Wzmocnienie potencjału     Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
zasobów ludzkich poprzez
podniesienie kompetencji           Zrealizowano wszystkie zaplanowane w ramach projektu
merytorycznych pracowników         szkolenia (25 edycji), kursy (7 grup) i warsztaty językowe (2
Wydziału w zakresie                edycje) podnoszące kwalifikacje zawodowe uczestniczących w
umiejętności językowych,           nich pracowników.
miękkich i prawno-
proceduralnych dzięki udziałowi
w szkoleniach co przełoży się na
świadczenie usług wyższej
jakości

17.Wymierne oszczędności           Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
czasu pracowników
poświęcanego obecnie na            Rozwój aplikacji „cudzoziemcy” umożliwił zmniejszenie liczby
dublowanie czynności, dzięki       obsługiwanych systemów (np. zrezygnowano ze stosowanego
efektywnemu wykorzystaniu          w urzędzie systemu obiegu dokumentów), zautomatyzował
narzędzi informatycznych           część procesów, które teraz realizowane są w aplikacji, dzięki
poprzez automatyzację              stworzeniu kreatorów check-list, pism i decyzji w oparciu o bazę
poszczególnych czynności w         gotowych szablonów pism i bazę kart weryfikacji wniosków.
procesach                          Aplikacja służy także do monitorowania i nadzoru procedur,
                                   pozwala śledzić terminy załatwienia sprawy za pośrednictwem
                                   kalendarza oraz posiada funkcję analizy baz danych w formie
                                   raportów.

18.Wzrost wydajności pracy         Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
dzięki przyswojeniu skutecznych
technik z zakresu organizacji      Zrealizowano szkolenia dla pracowników z zakresu:
pracy i zarządzania czasem         - efektywności zawodowej, zarządzania czasem i ustalania
oraz metod radzenia sobie z        priorytetów,
presją i stresem                   - zarządzania stresem w urzędzie z treningiem antystresowym,
                                   - metod przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu poprzez
                                   rozwój indywidualnego potencjału.

                                   Dodatkowo dla kierowników oddziałów zorganizowano
                                   szkolenia z zakresu:
                                   - komunikacji kierownika (5 kluczowych rozmów: oczekiwania,
                                   rozwój, rezultaty, konflikt, mediacje),
                                   - budowania współpracy i zarządzanie zespołem, Zarządzanie
                                   zespołem w sytuacjach nadzwyczajnych/kryzysowych.



                                                    13
19.     Nabycie wiedzy, nowych      Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
umiejętności i kompetencji przez
uczestników wizyt studyjnych        W 2019 r. zorganizowano wyjazd studyjny do Portugalii, której
wzbogacających ich w                celem było zdobycie cennych doświadczeń w tym obszarze,
doświadczenie zawodowe i            dokonanie analizy porównawczej i następnie, wykorzystanie
rozwój osobisty, promocja           praktyk w pracy wydziału. Jednocześnie poszukiwano
transferu wiedzy na poziomie        rozwiązań służących poprawie jakości obsługi obywateli
administracji publicznej i          państw (trzecich (OPT) oraz budowaniu zaufania do
rozbudowa potencjału                administracji publicznej. W wyniku wizyty opracowany został
administracji publicznej do         Dziennik Dobrych Praktyk zawierający wnioski i rekomendacje
wprowadzania dobrych praktyk        z wizyty.

20.Budowa zaufania klienta          Założone rezultaty zostały osiągnięte w 100%.
poprzez identyfikację WSC w
kontaktach z klientami dzięki       W ramach projektu zlecono wykonanie Księgi Identyfikacji
ujednoliceniu wszystkich form       Wizualnej, dzięki czemu uzyskano jednolity system identyfikacji
korespondencji (papierowej i        Wydziału Spraw Cudzoziemców zarówno w Poznaniu jak i
elektronicznej) oraz poprawa        delegaturach urzędu. KIW definiuje również formę dokumentów
wizerunku Wydziału jako             wszelkich dokumentów i opracowań przygotowywanych przez
otwartego na potrzeby obywateli     wydział, wygląd korespondencji mailowej. Opracowane zostały
państw trzecich m.in. dzięki        wzory pism, decyzji i zawiadomień.
organizacji Dnia Otwartego
                                    Dla cudzoziemców zorganizowano Dzień Otwarty, w trakcie
                                    którego cudzoziemcy mogli spotkać się z pracownikami
                                    Wydziału Spraw Cudzoziemców oraz przedstawicielami takich
                                    instytucjj jak Straż Graniczna, Krajowa Administracja
                                    Skarbowa, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy
                                    Fundusz Zdrowia, Powiatowy Urząd Pracy, Policja, Powiatowa
                                    Inspekcja Pracy, Kuratorium Oświaty w Poznaniu, Migrant Info
                                    Point, Poznańskie Centrum Świadczeń.




5.   Opis udziału partnerów w realizacji projektu (opis powinien zawierać: (a) aspekt finansowy;
     np. kwoty uzyskane w ramach projektu lub wkład finansowy i rzeczowy wniesiony do
     projektu; (b) aspekt merytoryczny: zadania zrealizowane przez partnerów): ND

6.   Komentarze na temat możliwej synergii/uzupełniania się z innymi działaniami realizowanymi
     na poziomie europejskim, krajowym lub lokalnym (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

     Działania zrealizowane w ramach Projektu, których celem była poprawa jakości usług
     świadczonych przez służby Wojewody Wielkopolskiego na rzecz obywateli państw trzecich
     stanowią uzupełnienie zadań realizowanych w ramach projektu nr 12/8-2017/OG-FAMI pn.
      Wielkopolska Wspólna Sprawa, mającego na celu kompleksowe podwyższenie standardu usług
     integracyjnych dla obywateli państw trzecich w województwie wielkopolskim. Oba projekty mają na
     celu podniesienie jakości usług na rzecz obywateli państw trzecich dotyczących zarówno
     legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców na terytorium województwa wielkopolskiego, jak
     i pomocy w aklimatyzacji i wzmacniania procesu integracji obywateli państw trzecich w Polsce.
     Działania podjęte do realizacji w ramach projektu nr 27/7-2017/OG-FAMI są kontynuowane
     w ramach projektu nr 11/10-2019/OG-FAMI pn. Kierunek: Wielkopolska. Sprawny Urząd bliżej
     migranta — etap Il.

7.   Opis problemów napotkanych podczas realizacji projektu:

     —   brak uruchomienia rezerwy celowej na wynagrodzenia wpłynął na wstrzymanie procesu
         zatrudniania osób do infolinii (działanie 2.1), których rekrutacja została rozpoczęta w 2017 r.
         oraz prac zespołu ds. standaryzacji oferty, co wpłynęło na opóźnienia w realizacji działań
         założonych w Projekcie, w tym działania 2.1, 2.5, 2.7,


                                                      14
   -   opóźnienia w przyznawaniu decyzji o zapewnieniu finansowania oraz uruchamianiu środków
       wpłynęły na opóźnienia udzielenia zamówienia i wstrzymywanie procesu podpisywania umów
       z wykonawcami oraz realizacji zakupów,
   — _ kwoty udzielonego zamówienia przewyższały kwoty ujęte w budżecie Projektu — konieczność
       zapewnienia finansowania ze środków własnych urzędu,
   — _ brak złożonych ofert na ogłoszenie o zamówieniu,
   — problemy w rekrutacji pracowników infolinii,
   - konieczność opracowywania dokumentacji kosztorysowo-projektowej w ramach remontów
       w budynkach delegatur urzędu, w tym uzgadnianie dokumentacji z konserwatorem zabytków,
   — _ brak niewątpliwego stanowiska ws. kwalifikowania kar umownych w Projekcie,
   — brak zgody KPRM na samodzielny zakup sprzętu informatycznego,
   - długa procedura zatwierdzania wniosków o uruchomienie środków z rezerwy celowej,
   - opóźnienia w uzyskaniu zapewnienia finansowania na 2020 r.,
   - sytuacja epidemiczna związana z COVID-19 wpłynęła na terminowość realizacji części zadań
       realizowanych w 2020 r.



   Opis działań poprzez które realizowano obowiązek jak             najszerszego    informowania
   o współfinansowaniu projektu w ramach FAMI:

   -   na stronie internetowej Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu umieszczono
       informacje o projektach współfinansowanych z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji
       i Integracji,
   -   dokumentacja powstająca w trakcie realizacji Projektu zawiera logo Funduszu Azylu, Migracji
       i Integracji oraz informacje o współfinansowaniu Projektu z Programu Krajowego Funduszu
       Azylu, Migracji i Integracji
   -   zakupiono naklejki z logo funduszu do oklejania sprzętów i wyposażenia,
   -   zorganizowano Dzień Otwarty dla Cudzoziemców oraz zakupiono materiały promocyjne
       rozdawane w tym dniu,
   -   zakupiono materiały promocyjne na potrzeby wizyty studyjnej do Lizbony.

   Ogólna ocena projektu do momentu przygotowania raportu kwartalnego/końcowego, w tym
   opis metod i narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektem:

   Niezależnie od problemów wykazywanych w pkt. 9 raportów kwartalnych, które skutkowały m.in.
   konicznością przedłużania terminu realizacji Projektu, zrealizowano wszystkie zaplanowane
   działania, uzyskano oczekiwane rezultaty i tym samym osiągnięto cele Projektu.

10. Czy projekt miał wpływ na realizację polityki równych szans — należy uzasadnić (dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego):

          - pozytywny (jeżeli podjęte działania w toku realizacji projektu spowodowały
          pozytywne zmiany w obszarze polityki równych szans):

          - negatywny (jeżeli sposób realizacji projektu spowodował lub spowoduje
          jakiekolwiek ograniczenia w dostępie do projektu bądź w czasie jego realizacji, bądź
          w    okresie    jego    eksploatacji;   albo    będzie     dyskryminował      osoby
          uczestniczące/korzystające z projektu):

          - neutralny (jeżeli działania podjęte w toku realizacji projektu nie ograniczały dostępu
          do projektu w czasie jego realizacji i/lub eksploatacji):

          Działania podjęte w ramach realizacji projektu nie ograniczały dostępu do projektu, miały
          neutralny wpływ na realizację polityki równych szans.

11 „Jeżeli realizowane przedsięwzięcie należało do projektów, które mogą mieć znaczący wpływ
   na środowisko w związku z jego charakterem, rozmiarem lub lokalizacją (gdy projekt jest
   rodzajem przedsięwzięcia objętym Aneksem I i Aneksem II Dyrektywy Rady 85/337/WE w
   sprawie oceny wpływu na środowisko naturalne) to czy jego realizacja była zgodna ze
   wspólnotowymi wymogami odnośnie środowiska naturalnego (dotyczy wyłącznie raportu
   końcowego)?
                                                  15
          TAK (uzasadnienie):

          NIE (uzasadnienie):

          NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Projekt nie ma wpływu na środowisko.

12. Jeżeli projekt obejmował pomoc publiczną to czy został zrealizowany zgodnie z unijnymi
    wymogami dotyczącymi tej dziedziny? Czy beneficjent przestrzegał zasad wynikających
    zustawy z dnia 30 kwietnia 2004r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
    publicznej (dotyczy wyłącznie raportu końcowego)?

          TAK (uzasadnienie):

          NIE (uzasadnienie):

          NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Projekt nie obejmował pomocy publicznej

13.Finalna wartość wydatków dotyczącą poszczególnych celów szczegółowych. Należy
   przedstawić także aktualizację metodologii wykazującej podział kosztów między cele
   szczegółowe (z uwzględnieniem charakteru działań, liczby osób objętych wsparciem,
   intensywności wsparcia itd.)dołączonej do wniosku o przyznanie dofinansowania-(dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego)

   Budżet projektu zawierający faktyczne wykorzystanie środków:

                                       Budżet projektu
     Kategoria                  Opis pozycji                Wydatki kwalifikowalne
    Koszty bezpośrednie                                                9 586 423,66
    Kategoria A | Koszty personelu                                       934 342,20
    Kategoria B    Koszty transportu, podróży i                           16 964,34
                   utrzymania

    Kategoria C | wyposażenie
                  PrZst oprogramowanie i                               1 281 410,67
    Kategoria D    Nieruchomości (zakup, budowa,                               0,00
                   remont, najem, usługi ogólne)
    Kategoria E    Towary zużywające się i zaopatrzenie,                  34 783,50
                   inne wydatki drobne
    Kategoria F | Usługi zewnętrzne                                      496 843,64
    Kategoria G | Informacje, publikacje i promocja                        7 745,63
    Kategoria H | Inne koszty bezpośrednie                                     0,00

    Kategoria | | "ydatki  niestanowiące podstawy
                  wyliczenia kosztów pośrednich
                                                                       6814 333,68
    KategoriaJ    | Koszty pośrednie                                     463 924,45
                                                    Razem             10 050 348,11




14.Informacja o miejscu archiwizacji dokumentów (w przypadku zmiany miejsca archiwizacji
   dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez beneficjenta działalności
   należy pisemnie poinformować COPE MSWiA o miejscu archiwizacji dokumentów) - dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego:

   al. Niepodległości 16/17, 61-713 Poznań

15. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego:
                                                    16
    Oświadczam, że

   1) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 9 Umowy
                                     finansowej/Porozumienia finansowego”! zobowiązuję
      się do zapewnienia trwałości Projektu przez okres co najmniej 10. lat od zatwierdzenia
      przez Organ Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu, zgodnie z
      Podręcznikiem dla Beneficjenta (jeśli dotyczy);
   2) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 10 Umowy
                                      finansowej/Porozumienia finansowego* zobowiązuję
      się do pozostawania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej 3 lat od momentu
      zakończenia Projektu i użytkowania przedmiotowego sprzętu na rzecz kontynuacji działań
      przewidzianych Projektem lub działalność statutową Beneficjenta przez ten sam okres, o
      ile, w uzasadnionych przypadkach, sprzęt nie zostanie przekazany nieodpłatnie
      uczestnikom Projektu (jeśli dotyczy).

16.Dotyczy wyłącznie raportu końcowego: jeżeli przedmiotem projektu jest finansowanie
   infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych, które wykorzystywane są również
   do innych celów niż cele FAMI należy określić proporcję faktycznego wykorzystania.

    Proporcje wykorzystania infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych zostały określone w
    załączniku B do budżetu przy zastosowaniu zasady mixed use. Jednakże z uwagi na podział
    Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców na Wydział Spraw Obywatelskich i Wydział Spraw
    Cudzoziemców zwiększyło się faktyczne wykorzystanie zakupionego sprzętu na cele FAMI,
    szczególnie w delegaturach urzędu.



17.Załączniki:

        1.   Wniosek Beneficjenta o poświadczenie wydatków w ramach Funduszu Azylu, Migracji
             i Integracji za okres od 01.10.2020 r. do 31.12.2020 r.
             Formularz wskaźników za okres od 01.10.2020 r. do 31.12.2020 r.
             Zestawienie wydatków za okres od 01.10.2020 r. do 31.12.2020 r.
        4.   Polecenia zapłaty do wydatków ujętych w ww. zestawieniu.




1 * Niepotrzebne skreślić
                                                    17
