3
      Wojewoda
      Zachodniopomorski



      Znak: W$C-1.1331.12.2026

      Data: Szczecin, 26 października 2026

                                             Decyzja
      Na podstawie art. 16 ust. 1 i 2 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września
      2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902 ze zm.) -
      dalej „u.d.i.p.” oraz art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania
      administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691 ze zm.) — dalej „k.p.a.”, po
      rozpatrzeniu wniosku Pana                      z 27 sierpnia 2026 r. o udostępnienie
      informacji publicznej, z uwzględnieniem jego późniejszej modyfikacji,

                                             odmawiam

      udostępnienia informacji publicznej przetworzonej, w zakresie:

         1.    Kopii czterech pism Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców o znakach
              DPM.0738.29.2022, DPM.0738.49.2022, DPM.0738.77.2022 oraz
              DPM.0738.81.2022, objętych punktem 1 wniosku.

         2.   Kopii pism Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, w tym pism sporządzonych
              w departamentach tego Urzędu, skierowanych do wydziału właściwego do
              spraw cudzoziemców, dotyczących stosowania art. 100d ustawy z dnia 12
              marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym
              na terytorium tego państwa albo postępowania z ponagleniami w sprawach
              objętych tym przepisem, które wpłynęły do Urzędu od 1 stycznia 2023 r. do
              dnia udzielenia odpowiedzi, objętych punktem 2 wniosku.



                                           Uzasadnienie

      W dniu 27 sierpnia 2026 r. do Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
      w Szczecinie wpłynął, za pośrednictwem poczty elektronicznej, wniosek o
      udostępnienie informacji publicznej obejmujący kopie korespondencji pochodzącej od
      Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, dotyczącej stosowania art. 100c lub art. 100d
      ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy oraz postępowania z ponagleniami
      w sprawach legalizacji pobytu, a także określonych dokumentów wewnętrznych
      Urzędu.

      Po dokonaniu analizy zakresu żądania oraz sposobu organizacji i przechowywania
      dokumentacji organ uznał, że przygotowanie informacji w pierwotnie wskazanym
      zakresie wymagałoby przetworzenia informacji publicznej w rozumieniu
      art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Wydział Spraw Cudzoziemców                                                Adres: Wały Chrobrego 4
telefon: +48 91 4303 400                                                           70-502 Szczecin
adres e-mail: wscQ©szczecin.uw.gov.pl               strona: www.gov.pl/web/uw-zachodniopomorski
W związku z powyższym pismem z 9 września 2026 r. wezwano Wnioskodawcę do
wykazania szczególnej istotności uzyskania żądanych informacji dla interesu
publicznego. Jednocześnie, na podstawie art. 13 ust. 2 wskazanej ustawy,
poinformowano o przedłużeniu terminu rozpatrzenia wniosku
do 27 października 2026 r.

W odpowiedzi Wnioskodawca dokonał zawężenia pierwotnego żądania.
W szczególności ograniczył punkt 1 do czterech pism oznaczonych konkretnymi
znakami, punkt 2 do korespondencji dotyczącej art. 100d wskazanej ustawy albo
postępowania z ponagleniami w sprawach objętych tym przepisem, która wpłynęła od
1 stycznia 2023 r., natomiast punkt 3 do dokumentów wewnętrznych Wydziału
Spraw Cudzoziemców.

Wnioskodawca przedstawił również argumentację dotyczącą szczególnej istotności
uzyskania informacji dla interesu publicznego, powołując się między innymi na
konieczność społecznej kontroli praktyki postępowania z ponagleniami, długość
postępowań legalizacyjnych oraz wykorzystanie pozyskiwanych informacji
w działaniach kierowanych do instytucji krajowych i międzynarodowych.

Pismem przekazanym przez e-Doręczenia 22 października 2026 r. Wnioskodawca
uzupełnił braki formalne wniosku, wskazując adres do doręczeń oraz przedkładając
podpisane podanie.

Organ przyjął do rozpoznania wniosek w zakresie wynikającym z jego wcześniejszego
zawężenia.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej prawo do
informacji publicznej obejmuje uprawnienie do uzyskania informacji przetworzonej
w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego.

Ustawa nie zawiera definicji legalnej informacji publicznej przetworzonej. Jej charakter
został jednak wyjaśniony w orzecznictwie sądów administracyjnych.

Informacją przetworzoną może być nie tylko informacja jakościowo nowa, powstała
w wyniku analizy lub syntezy posiadanych danych, ale również odpowiednio
przygotowany zbiór informacji prostych, jeżeli jego utworzenie wymaga
ponadstandardowych czynności organizacyjnych, analitycznych i intelektualnych oraz
zaangażowania środków osobowych i czasowych trudnych do pogodzenia z bieżącą
działalnością organu.

Na taką możliwość wskazał Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku
z 28 maja 2025 r., sygn. Ill OSK 726/22. Jednocześnie podkreślił, że samo
wyodrębnianie dokumentów albo ich znaczna liczba nie przesądzają o przetworzonym
charakterze informacji. Decydujące znaczenie ma rzeczywisty nakład pracy konieczny
do jej przygotowania.

W niniejszej sorawie dokumentacja pochodząca od Szefa Urzędu do Spraw
Cudzoziemców jest ewidencjonowana zgodnie z obowiązującymi zasadami
kancelaryjnymi.
Urząd nie prowadzi natomiast odrębnego rejestru ani zbioru korespondencji
obejmującego dokumenty dotyczące art. 100d ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy
lub postępowania z ponagleniami w sprawach objętych tym przepisem.

W toku czynności podejmowanych w celu realizacji wniosku ustalono ponadto,
że system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) ogranicza liczbę
wyświetlanych wyników pojedynczego wyszukiwania do 200 pozycji. Okoliczność
ta została potwierdzona przez właściwą komórkę informatyczną Urzędu.

W konsekwencji przeprowadzenie wyszukiwania według kryterium nadawcy oraz
szerokiego przedziału dat nie pozwala na uzyskanie kompletnego wykazu
korespondencji, jeżeli liczba dokumentów przekracza wskazany limit.

Ograniczenie funkcjonalne systemu nie stanowi samoistnej podstawy
zakwalifikowania informacji jako przetworzonej. Ma jednak znaczenie dla ustalenia
zakresu czynności, jakie organ musiałby wykonać w celu przygotowania informacji
odpowiadającej żądaniu Wnioskodawcy.

Wnioskodawca, dokonując modyfikacji pierwotnego wniosku, ograniczył żądanie
zawarte w punkcie 1 do czterech konkretnie oznaczonych pism Szefa Urzędu do
Spraw Cudzoziemców, pochodzących z 2022 r.

Organ uwzględnił dokonane zawężenie, jednakże ustalił, że samo wskazanie znaków
dokumentów nie umożliwia ich bezpośredniego wyodrębnienia z zasobów
dokumentacyjnych Urzędu.

Korespondencja wpływająca od Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców nie jest
gromadzona w odrębnym zbiorze umożliwiającym jej identyfikację według znaków
nadanych przez nadawcę. Dokumenty rejestrowane są zgodnie z obowiązującymi
zasadami kancelaryjnymi i przyporządkowywane do właściwych spraw.
W konsekwencji ich odnalezienie wymaga wykorzystania dostępnych kryteriów
wyszukiwania, w szczególności oznaczenia nadawcy oraz okresu wpływu, a następnie
indywidualnej weryfikacji wyodrębnionych pozycji korespondencji.

Dodatkowym utrudnieniem są ograniczenia funkcjonalne systemu Elektronicznego
Zarządzania Dokumentacją (EZD). Jak potwierdziła właściwa komórka informatyczna
Urzędu, system prezentuje maksymalnie 200 wyników pojedynczego wyszukiwania,
niezależnie od rzeczywistej liczby dokumentów odpowiadających zastosowanym
kryteriom.

Przeprowadzone wyszukiwanie korespondencji wpływającej od Urzędu do Spraw
Cudzoziemców za 2022 r., z podziałem na poszczególne miesiące, wykazało łącznie
220 pozycji. Oznacza to, że wyszukiwanie obejmujące cały wskazany rok nie pozwala
na uzyskanie kompletnego wykazu dokumentacji, a jej pełne wyodrębnienie wymaga
dodatkowych czynności polegających na przeprowadzaniu odrębnych wyszukiwań
w zawężonych przedziałach czasowych.

Należy przy tym podkreślić, że daty sporządzenia pism wskazane przez
Wnioskodawcę nie muszą być tożsame z datami ich wpływu do Urzędu, według
których możliwe jest wyszukiwanie korespondencji w systemie EZD. Tym samym
znajomość dat i znaków dokumentów nie zapewnia możliwości ich jednoznacznego
zidentyfikowania bez przeprowadzenia dodatkowych czynności weryfikacyjnych.

Realizacja żądania wiąże się zatem nie tylko z technicznym wyszukiwaniem
dokumentów, lecz również z koniecznością weryfikacji zawartości zasobu
korespondencji, ustalenia zgodności odnalezionych pozycji ze znakami wskazanymi
przez Wnioskodawcę oraz oceny kompletności dokumentacji odpowiadającej
zakresowi żądania.

W ocenie organu opisane uwarunkowania wskazują, że realizacja punktu 1 wniosku
nie sprowadza się do automatycznego pobrania czterech bezpośrednio
identyfikowalnych dokumentów. Wymaga wykonania dodatkowych czynności
kancelaryjnych i weryfikacyjnych, których zakres wynika z rzeczywistego sposobu
organizacji dokumentacji oraz funkcjonalności wykorzystywanego systemu
teleinformatycznego.

Organ ma przy tym na uwadze, że dokonane przez Wnioskodawcę zawężenie żądania
ograniczyło liczbę oczekiwanych dokumentów. Nie wyeliminowało jednak
konieczności przeprowadzenia czynności służących ich identyfikacji i skompletowaniu,
których nie można zastąpić pojedynczym wyszukiwaniem według wskazanych znaków
pism.
W odniesieniu do punktu 2 organ uwzględnił dokonane przez Wnioskodawcę
zawężenie żądania pod względem nadawcy, przedmiotu oraz okresu, którego dotyczy
korespondencja.

Pomimo tego zawężenia wykonanie żądania nadal wymagałoby przeprowadzenia
wieloetapowych czynności.

Próby wyszukiwania korespondencji od Urzędu do Spraw Cudzoziemców, obejmujące
odrębnie lata 2023, 2024, 2025 oraz okres od 1 stycznia do 22 października 2026 r.,
każdorazowo skutkowały wyświetleniem maksymalnej liczby 200 wyników.

W związku z potwierdzonym ograniczeniem funkcjonalnym systemu EZD rzeczywista
liczba dokumentów odpowiadających zastosowanym kryteriom nie mogła zostać
ustalona na podstawie pojedynczych wyszukiwań.

Uzyskanie kompletnego zbioru korespondencji wymagałoby wielokrotnego
wyszukiwania dokumentacji w odpowiednio zawężonych przedziałach czasowych.

Niezależnie od powyższego wyodrębnienie korespondencji według nadawcy oraz daty
wpływu nie byłoby wystarczające do realizacji żądania.

Konieczne byłoby indywidualne zapoznanie się z treścią dokumentów i ustalenie, czy
dotyczą one stosowania art. 100d ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy albo
postępowania z ponagleniami w sprawach objętych tym przepisem.

Wykonanie wniosku obejmowałoby zatem następujące czynności: ustalenie
kompletnego zasobu korespondencji, przeprowadzenie dodatkowych wyszukiwań,
analizę treści poszczególnych pism, ich merytoryczną selekcję oraz przygotowanie
dokumentów odpowiadających kryteriom wskazanym przez Wnioskodawcę.
W celu określenia pracochłonności realizacji żądania organ dokonał oszacowania
nakładu pracy niezbędnego do wyodrębnienia dokumentów odpowiadających
kryteriom wskazanym przez Wnioskodawcę.

Przeprowadzone wyszukiwania korespondencji wpływającej od Urzędu do Spraw
Cudzoziemców w czterech odrębnych okresach, obejmujących lata 2023, 2024, 2025
oraz okres od 1 stycznia do 22 października 2026 r., każdorazowo skutkowały
wyświetleniem 200 pozycji, stanowiących maksymalną liczbę wyników
prezentowanych przez system EZD. Oznacza to, że liczba pozycji korespondencji
wymagających potencjalnej weryfikacji wynosi co najmniej 800, przy czym ze względu
na ograniczenia funkcjonalne systemu rzeczywista liczba dokumentów może być
wyższa.
Przyjmując szacunkowy średni czas wynoszący 7 minut na zapoznanie się z treścią
pojedynczego dokumentu oraz dokonanie jego wstępnej kwalifikacji pod względem
zgodności z zakresem przedmiotowym wniosku, łączny nakład pracy związany
wyłącznie z analizą 800 dokumentów wyniósłby około 93 godzin i 20 minut,
co odpowiada niemal 12 ośmiogodzinnym dniom roboczym jednego pracownika.

Powyższe oszacowanie nie obejmuje dodatkowego czasu niezbędnego
do przeprowadzenia wielokrotnych wyszukiwań w systemie EZD, weryfikacji
kompletności wyodrębnionej korespondencji, przygotowania kopii dokumentów oraz
ewentualnej anonimizacji informacji podlegających ochronie prawnej. Całkowity
nakład pracy związany z realizacją żądania mógłby być zatem wyższy
od przedstawionego oszacowania.

Należy również podkreślić, że ocena zgodności poszczególnych dokumentów
z zakresem żądania wymaga nie tylko czynności technicznych, lecz także znajomości
zagadnień związanych ze stosowaniem art. 100d ustawy o pomocy obywatelom
Ukrainy oraz postępowaniem z ponagleniami w sprawach legalizacji pobytu.
Czynności te wymagałyby zatem zaangażowania pracownika dysponującego
odpowiednią wiedzą merytoryczną.

Przeznaczenie tak znacznego wymiaru czasu pracy na realizację pojedynczego
wniosku wiązałoby się z koniecznością ograniczenia w tym okresie wykonywania
innych zadań służbowych, w szczególności związanych z prowadzeniem postępowań
administracyjnych w sprawach cudzoziemców.

W ocenie organu przedstawiona skala niezbędnych czynności, obejmujących
wyszukiwanie, analizę i selekcję znacznego zasobu korespondencji, przemawia za
uznaniem, że przygotowanie informacji w zakresie objętym punktem 2 wniosku
wykracza poza zwykłe czynności związane z udostępnianiem istniejących
dokumentów i wymaga ponadstandardowego zaangażowania zasobów osobowych i
organizacyjnych Urzędu.

Przygotowany w ten sposób zbiór nie występuje obecnie w zasobach organu
w postaci gotowej do bezpośredniego udostępnienia.
W odniesieniu do punktu 4 wniosku organ wskazuje, że żądanie to ma charakter
warunkowy i dotyczy przekazania informacji o nieposiadaniu któregokolwiek
z czterech dokumentów wymienionych w punkcie 1. Sam brak możliwości
bezpośredniego odnalezienia określonego dokumentu w systemie EZD nie stanowi
podstawy do stwierdzenia, że dokument ten nie wpłynął do Urzędu. Ustalenie takiej
okoliczności wymaga zweryfikowania zasobu korespondencji odpowiadającego
wskazanym dokumentom. W związku z powyższym organ nie utożsamia ograniczeń
funkcjonalnych systemu EZD z faktem nieposiadania określonej dokumentacji.

Organ poddał odrębnej ocenie argumenty przedstawione przez Wnioskodawcę na
okoliczność szczególnej istotności uzyskania żądanych informacji dla interesu
publicznego.

Wnioskodawca wskazał, że celem pozyskania dokumentów     jest ustalenie podstaw
praktyki postępowania z ponagleniami w sprawach legalizacji pobytu, w szczególności
w kontekście stosowania art. 100d ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy.

Podniósł również, że zagadnienie to dotyczy znacznej liczby cudzoziemców,
powołując się na informacje o czasie trwania postępowań legalizacyjnych oraz
ustalenia Najwyższej Izby Kontroli.

Wnioskodawca przedstawił ponadto przykłady podejmowanych przez siebie działań,
wskazując na udział w konsultacjach legislacyjnych, skierowanie petycji do Senatu,
złożenie skargi do Komisji Europejskiej, przekazywanie materiałów Najwyższej Izbie
Kontroli i Rzecznikowi Praw Obywatelskich, a także współpracę z organizacjami
zajmującymi się problematyką migracyjną.

Organ nie kwestionuje publicznego znaczenia zagadnień dotyczących terminowości
postępowań administracyjnych, praw cudzoziemców oraz prawidłowości stosowania
przepisów regulujących postępowanie z ponagleniami.

Nie kwestionuje również, że działania wskazane przez Wnioskodawcę mogą służyć
realizacji celów wykraczających poza jego indywidualny interes.

Należy jednak odróżnić ogólne znaczenie określonego zagadnienia dla interesu
publicznego od przesłanki szczególnej istotności udostępnienia konkretnej informacji
przetworzonej, wymaganej w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji
publicznej.

W wyroku z 25 sierpnia 2026 r., sygn. Ill OSK 1703/24, Naczelny Sąd Administracyjny
wskazał, że sama działalność społeczna wnioskodawcy, nawet prowadzona w
obszarze jawności życia publicznego, nie przesądza o spełnieniu wskazanej przesłanki.
Znaczenie ma także cel pozyskania konkretnych informacji oraz realna możliwość ich
wykorzystania dla ochrony interesu publicznego lub usprawnienia funkcjonowania
organów państwa.

W rozpoznawanej sprawie organ uwzględnił, że Wnioskodawca wskazał konkretne
instytucje, do których kieruje opracowania i zgromadzone materiaty.

Samo zarejestrowanie wystąpienia przez instytucję publiczną, przekazanie petycji do
właściwej komisji czy uwzględnienie materiałów jako potencjalnego źródła informacji
nie jest jednak równoznaczne ze stwierdzeniem, że uzyskanie wszystkich
dokumentów objętych niniejszym żądaniem będzie miało szczególnie istotny wpływ
na działalność tych instytucji.

Organ dostrzega możliwość wykorzystania dokumentów do opracowań
porównawczych, analiz praktyki administracyjnej oraz formułowania dalszych
wystąpień. W ocenie organu przedstawione okoliczności nie wykazują jednak
w dostatecznym stopniu, że uzyskanie informacji w żądanym zakresie, wymagające
ponadstandardowego zaangażowania organizacyjnego i osobowego, jest szczególnie
istotne dla interesu publicznego w rozumieniu powołanego przepisu.

Przedstawiona argumentacja wskazuje na znaczenie dokumentów dla działalności
informacyjnej, analitycznej i postulatywnej prowadzonej przez Wnioskodawcę. Nie
przesądza natomiast, że przygotowanie całego żądanego zbioru informacji, przy
ustalonym nakładzie pracy niezbędnym do jego wyodrębnienia, pozostaje w proporcji
do możliwych do osiągnięcia korzyści publicznych.

Organ uwzględnił także argument, że analogiczne pisma zostały udostępnione przez
inne urzędy wojewódzkie. Okoliczność ta potwierdza zainteresowanie dokumentacją
pochodzącą od Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, lecz nie przesądza o
charakterze informacji będącej przedmiotem żądania skierowanego do tut. organu.

Ocena ta wymaga bowiem uwzględnienia rzeczywistego sposobu gromadzenia i
wyszukiwania dokumentacji w danym urzędzie, zakresu niezbędnych czynności oraz
przesłanek wynikających z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji
publicznej.

Organ wziął również pod uwagę argument Wnioskodawcy dotyczący potrzeby
ustalenia, które dokumenty wpłynęły właśnie do Zachodniopomorskiego Urzędu
Wojewódzkiego.

Okoliczność ta uzasadnia zainteresowanie informacjami pozostającymi w zasobach
tut. Urzędu, jednak sama potrzeba uzyskania informacji z określonego źródła nie
przesądza o szczególnej istotności jej przygotowania w formie wymagającej
przetworzenia.

W konsekwencji, po rozważeniu przedstawionych przez Wnioskodawcę argumentów
oraz oszacowanego nakładu pracy koniecznego do przygotowania żądanych
informacji, organ uznał, że w przedmiotowej sprawie nie została wykazana przesłanka
szczególnej istotności dla interesu publicznego, o której mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1
ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Prawo do informacji publicznej stanowi istotny instrument kontroli społecznej
działalności organów władzy publicznej.

Jednocześnie ustawodawca wprowadził szczególną przesłankę udostępniania
informacji przetworzonej, uzależniając możliwość jej uzyskania od szczególnej
istotności dla interesu publicznego.
W rozpoznawanej sprawie organ uwzględnił zawężenie żądania dokonane przez
Wnioskodawcę, przeanalizował sposób gromadzenia dokumentacji, ograniczenia
systemu EZD oraz zakres czynności niezbędnych do przygotowania informacji.

Po rozważeniu tych okoliczności oraz argumentacji przedstawionej przez
Wnioskodawcę organ stwierdził, że w zakresie objętym niniejszą decyzją nie zostały
spełnione przesłanki uzyskania informacji publicznej przetworzonej określone
w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

W toku postępowania o udostępnienie informacji publicznej stanowisko w sprawie
zajęli: Pan Tomasz Kurtycz - Zastępca Dyrektora Wydziału Spraw Cudzoziemców
oraz Pan Rafał Glakowski — Starszy Informatyk.

Odmowa nie została oparta na ograniczeniach prawa do informacji wynikających
z ochrony prywatności osoby fizycznej lub tajemnicy przedsiębiorcy, o których mowa
w art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Wobec powyższego orzeczono jak w sentencji.

                                       POUCZENIE
Od niniejszej decyzji stronie służy prawo wniesienia odwołania do Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji za pośrednictwem Wojewody Zachodniopomorskiego,
w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia (art. 127 i art. 129 Kpa).
Przed upływem terminu do wniesienia odwołania strona może zrzec się prawa do
wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję
(art. 127a Kpa).

Z dniem doręczenia organowi oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia
odwołania przez stronę decyzja staje się ostateczna i prawomocna.



Z upoważnienia

Wojewody Zachodniopomorskiego

Grażyna Forma

Dyrektor

Wydział Spraw Cudzoziemców
/podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym/
