3
      Wojewoda
      Zachodniopomorski



      Znak: W$C-1.1331.12.2026

      Data: Szczecin, 26 października 2026



      Pan

      adres do doręczeń elektronicznych: NI



      W nawiązaniu do wniosku z 27 sierpnia 2026 r. o udostępnienie informacji publicznej,
      z uwzględnieniem jego modyfikacji dokonanej pismem z 9 września 2026 r., a także
      w nawiązaniu do dotychczasowej korespondencji prowadzonej w przedmiotowej
      sprawie, informuję, co następuje:

      Organ uwzględnił dokonane przez Wnioskodawcę zawężenie zakresu żądania,
      w szczególności ograniczenie punktu 1 do czterech pism Szefa Urzędu do Spraw
      Cudzoziemców, punktu 2 do korespondencji dotyczącej art. 100d ustawy o pomocy
      obywatelom Ukrainy oraz punktu 3 do dokumentów wewnętrznych Wydziału Spraw
      Cudzoziemców.

      Ad 1i4.
      W odniesieniu do żądania udostępnienia kopii czterech pism Szefa Urzędu do Spraw
      Cudzoziemców o znakach DPM.0738.29.2022, DPM.0738.49.2022,
      DPM.0738.77.2022 i DPM.0738.81.2022 wyjaśniam, że przeprowadzone czynności
      wykazały ograniczenia funkcjonalne systemu Elektronicznego Zarządzania
      Dokumentacją (EZD), utrudniające bezpośrednie odnalezienie wskazanych
      dokumentów.

      Wykorzystywany przez Urząd mechanizm wyszukiwania nie umożliwił skutecznego
      wyodrębnienia przedmiotowych pism na podstawie ich znaków nadanych przez
      nadawcę. Wyszukiwanie korespondencji wpływającej od Urzędu do Spraw
      Cudzoziemców możliwe jest natomiast według kryterium nadawcy oraz okresu
      wpływu.

      W toku czynności podejmowanych w celu realizacji wniosku ustalono, że system EZD
      ogranicza liczbę wyświetlanych wyników pojedynczego wyszukiwania do 200 pozycji,
      co zostało potwierdzone przez właściwą komórkę informatyczną Urzędu.

      Przeprowadzone wyszukiwanie korespondencji wpływającej od Urzędu do Spraw
      Cudzoziemców za 2022 r., z podziałem na poszczególne miesiące, wykazało łącznie
      220 pozycji. Wynik ten wskazuje, że wyszukiwanie obejmujące cały rok, w którym

Wydział Spraw Cudzoziemców                                              Adres: Wały Chrobrego 4
telefon: +48 91 4303 400                                                         70-502 Szczecin
adres e-mail: wscQ©szczecin.uw.gov.pl             strona: www.gov.pl/web/uw-zachodniopomorski
system prezentuje maksymalnie 200 pozycji, nie pozwala na uzyskanie kompletnego
wykazu korespondencji.

Odnalezienie czterech dokumentów wskazanych przez Wnioskodawcę wymaga zatem
przeprowadzenia dodatkowej kwerendy dokumentacji z 2022 r., obejmującej
weryfikację poszczególnych pozycji korespondencji. Samo wskazanie znaków
dokumentów nie umożliwia ich bezpośredniego wyodrębnienia za pomocą
dostępnego mechanizmu wyszukiwania.

Jednocześnie brak możliwości bezpośredniego odnalezienia dokumentu w systemie
EZD nie jest równoznaczny ze stwierdzeniem, że dokument ten nie wpłynął do
Urzędu. Z tego względu na podstawie dotychczas przeprowadzonych czynności organ
nie może jednoznacznie potwierdzić ani wykluczyć posiadania poszczególnych pism
wymienionych w punkcie 1 wniosku.

Ad 2.
W odniesieniu do żądania udostępnienia pism Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców
dotyczących stosowania art. 100d ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy albo
postępowania z ponagleniami w sprawach objętych tym przepisem, które wpłynęty do
Urzędu od 1 stycznia 2023 r. do dnia udzielenia odpowiedzi, informuję, że Urząd nie
prowadzi odrębnego rejestru ani zbioru korespondencji wyodrębnionej według
wskazanych kryteriów przedmiotowych.

Dokumentacja wpływająca od Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców
ewidencjonowana jest zgodnie z obowiązującymi zasadami kancelaryjnymi.

Przeprowadzone wyszukiwania korespondencji od wskazanego nadawcy, obejmujące
odrębnie lata 2023, 2024, 2025 oraz okres od 1 stycznia do 22 października 2026 r.,
każdorazowo skutkowały wyświetleniem maksymalnej liczby 200 wyników.

Ze względu na potwierdzone ograniczenie funkcjonalne systemu EZD uzyskane
wyniki nie pozwalają na ustalenie rzeczywistej liczby dokumentów odpowiadających
zastosowanym kryteriom. Uzyskanie kompletnego zbioru korespondencji wymagałoby
przeprowadzenia dodatkowych czynności polegających na wielokrotnym
wyszukiwaniu dokumentacji w odpowiednio zawężonych przedziałach czasowych.

Niezależnie od powyższego samo wyodrębnienie korespondencji według kryterium
nadawcy i daty wpływu nie byłoby wystarczające do realizacji żądania. Konieczne
byłoby bowiem indywidualne zapoznanie się z treścią odnalezionych dokumentów
oraz dokonanie ich merytorycznej selekcji w celu ustalenia, które z nich dotyczą
stosowania art. 100d ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy albo postępowania z
ponagleniami w sprawach objętych tym przepisem.

Organ nie dysponuje gotowym zbiorem dokumentów odpowiadających wskazanym
przez Wnioskodawcę kryteriom przedmiotowym. Realizacja tej części wniosku
wymagałaby zatem przeprowadzenia dodatkowej kwerendy dokumentacji z okresu
obejmującego lata 2023-2026, a następnie analizy i wyselekcjonowania
poszczególnych pism.
Dokonane przez Wnioskodawcę zawężenie żądania ograniczyło jego zakres
przedmiotowy i czasowy, nie wyeliminowało jednak konieczności przeprowadzenia
opisanych czynności.

Ad 3.
W odniesieniu do żądania udostępnienia wewnętrznych dokumentów Wydziału
Spraw Cudzoziemców określających sposób postępowania z ponagleniami
wnoszonymi w sprawach o udzielenie zezwolenia na pobyt, informuję, że w Wydziale
Spraw Cudzoziemców Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie
nie opracowano ani nie wydano odrębnych wewnętrznych instrukcji, zarządzeń,
wytycznych, procedur lub wzorów pism dotyczących wskazanego zagadnienia.

Tym samym Urząd nie posiada dokumentów wewnętrznych odpowiadających
zakresowi żądania zawartego w punkcie 3 wniosku, z uwzględnieniem jego
późniejszego zawężenia.

Dalsze rozpatrywanie wniosku

Przedstawione okoliczności dotyczące sposobu ewidencjonowania i wyszukiwania
dokumentów mają znaczenie dla oceny nakładu pracy niezbędnego do realizacji
punktów 1 i 2 wniosku, a także powiązanego z punktem 1 żądania zawartego w
punkcie 4.

Organ uwzględnia przy tej ocenie zarówno dokonane przez Wnioskodawcę zawężenie
żądania, jak i argumenty dotyczące szczególnej istotności uzyskania informacji dla
interesu publicznego, przedstawione w dotychczasowej korespondencji.

Ostateczna ocena pozostałej części żądania nastąpi z uwzględnieniem ustaleń
dotyczących możliwości technicznych wyodrębnienia korespondencji oraz
rzeczywistego nakładu czynności koniecznych do jej przygotowania.

Niniejszym pismem udziela się odpowiedzi w zakresie punktu 3 wniosku. Pozostały
zakres żądania pozostaje przedmiotem rozpoznania przez organ, z uwzględnieniem
terminu wskazanego w dotychczasowej korespondencji, tj. do 27 października 2026 r.



Z upoważnienia

Wojewody Zachodniopomorskiego

Tomasz Kurtycz

Z-ca Dyrektora

Wydział Spraw Cudzoziemców
/podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym/
